Podróże służbowe: kłopot z zagranicznymi ryczałtami

Marek Rotkiewicz specjalista z zakresu prawa pracy, szkoleniowiec mp

- Pracownik był w podróży służbowej Niemczech w marcu. Rachunek hotelowy to 90 euro, tj. usługa hotelowa 81 euro + 9 euro śniadanie. Przyznał, że jadł śniadanie. 15 proc. diety do odjęcia to 7,35 euro (z 49 euro diety). Czy w tej sytuacji należy zmniejszyć mu dietę o 9 euro?

Nie

należy ją zmniejszyć o 7,35 euro. Dietę należną w delegacji zagranicznej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

- śniadanie – 15 proc. diety,

- obiad – 30 proc. diety,

- kolacja – 30 proc. diety.

Kwotę należnej diety należy zmniejszać nie o konkretną wartość posiłku, ale o procent diety wskazany w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). W tym przypadku będzie to zmniejszenie o procent należny za śniadanie, tj. 15 proc. diety, czyli 7,35 euro.

- Pracownik przywiózł z zagranicznej podróży rachunek za wystawny obiad. Kwota znacznie przekracza 30 proc. wartości diety. Czy w tej sytuacji zmniejszyć dietę tylko o 30 proc.?

Tak

W przeciwnym razie byłoby to zmniejszenie niezgodne z rozporządzeniem „delegacyjnym".

To pracodawca decyduje o tym, czy zgadza się na pokrywanie faktycznych kosztów wyżywienia. Nie narzuca mu tego delegowany, któremu zasadniczo wyżywienie ma zapewnić ryczałtowo określona kwota w formie diety (przy czym w podróży zagranicznej 1/4 diety przeznaczona jest na inne wydatki niż wyżywienie).

Jeśli pracodawca zgadza się na pokrywanie konkretnych kosztów wyżywienia, to zmniejszenie diety następuje i tak o wartość procentową wskazaną w rozporządzeniu „delegacyjnym". Żeby zmniejszyć liczbę nieporozumień w tym zakresie z pracownikami, warto wprowadzić przepisy wewnętrzne regulujące te kwestie. Pozostawienie swobody pracownikom może prowadzić zarówno do znaczącego obciążenia finansowego pracodawcy, jak też do potencjalnych problemów w zakresie obciążeń publicznych (podatki, składki).

- Co oznacza § 14 pkt 4 rozporządzenia „delegacyjnego", że pracownik otrzymuje należność na wyżywienie przy zagranicznym wyjeździe? Czy można uznać, że zamiast diety dostaje on pieniądze na jedzenie – np. na podstawie rachunków?

Nie

to raczej w pewnym zakresie odpowiednik diety. Zgodnie ze wskazanym przepisem pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, ma on prawo do wyrównania do wysokości należnej diety.

Dotyczy to przede wszystkim tych sytuacji, w których pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne na wyżywienie nie tyle bezpośrednio od pracodawcy, co np. w związku z realizowanym projektem międzynarodowym, w ramach którego odbywa podróż.

Nie dotyczy to przypadków, w których wyżywienie pracownika jest rozliczane na podstawie rachunków, czyli pracodawca zwraca mu faktycznie poniesione wydatki na jedzenie. Mowa tutaj raczej o swoistym odpowiedniku diety – ryczałcie przeznaczonym na wyżywienie, którego otrzymanie powoduje wyłączenie prawa do diety (lub – gdy kwota ta jest niższa od diety - jej części).

- Czy przy zagranicznych dojazdach komunikacją miejską, gdzie obowiązuje ryczałt 10 proc., można wypłacić więcej – np. na podstawie przedłożonych przez pracownika biletów?

Tak

W tym przypadku należy zwrócić pracownikowi koszty dojazdów wynikające z dokumentów, ale nie będzie już miał prawa do ryczałtu.

W delegacjach zagranicznych do przejazdów miejscowych przypisano dwa ryczałty. Jeden z nich jest odbiciem ryczałtu na jazdy lokalne w delegacji krajowej. Wynosi on 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Podobnie jak przy wyjeździe krajowym, ryczałt ten nie został przypisany do określonej liczby przejazdów. Można raczej uznać, że przeznaczony jest na użytkowanie komunikacji miejscowej.

Specyficzny dla wyjazdów zagranicznych jest tzw. ryczałt dojazdowy. Przysługuje na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Ryczałty na przejazdy miejscowe nie przysługują pracownikowi, jeżeli:

- odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

- ma zapewnione bezpłatne dojazdy,

- nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Wśród wyłączeń nie wskazano analogicznego wyłączenia, jakie występuje przy ryczałcie na jazdy lokalne w delegacji krajowej. Przy wyjazdach na terenie Polski ryczałt nie przysługuje m.in. wtedy, gdy pracodawca wyrazi na wniosek delegowanego zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Uważam, że nie można przyjąć braku możliwości pokrywania rzeczywistych kosztów jazd lokalnych również w delegacji zagranicznej. Zasadą podstawową jest to, żeby pracownik otrzymał zwrot faktycznie poniesionych wydatków związanych z realizacją zadania służbowego. Jeśli ryczałt nie wystarcza na wszystkie przejazdy w celach służbowych, to rozliczenie powinno się wręcz opierać na przedstawionych przez pracownika dokumentach potwierdzających koszty jazd lokalnych.

Oczywiście w takich przypadkach nie należy jednocześnie wypłacać ryczałtu.