Za nocleg w Polsce krótszy niż sześciogodzinny nie przysługuje ryczałt

Istotnym warunkiem w odniesieniu do ryczałtu noclegowego – ale wyłącznie w delegacjach krajowych – jest to, żeby nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 a 7 następnego dnia.

Przykład

Między 21 a 7

Pracodawca wysłał podwładnego w delegację krajową. Pracownik jechał pociągiem, który znacznie się spóźnił – dojechał na miejsce o 2, a miał być o 23.30. Nocował u swojej rodziny. Dopiero o 9 miał podjąć (i podjął) wykonywanie pracy. W tej sytuacji trzeba zastosować istotne ograniczenie zawarte w § 8 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych.

Ryczałt za nocleg przysługuje przy delegacji krajowej tylko wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 i 7. Faktyczna godzina dojazdu do miejscowości docelowej wyłącza w tym przypadku prawo do ryczałtu.

Przed 7 pracownik nie miał bowiem zapewnionych sześciu godzin na sen. Godzina rozpoczęcia pracy nie ma tu znaczenia – nie można przyjąć, że do wypłaty ryczałtu konieczne jest co najmniej sześć godzin „nocowania", w oderwaniu od narzuconego rozporządzeniem przedziału godzinowego, w jakim te sześć godzin musi przypadać.

Wypłacenie pracownikowi ryczałtu w sytuacji wskazanej w pytaniu oznaczałoby, że otrzymałby on świadczenie nieprzewidziane przez przepisy rozporządzenia, czyli świadczenie niepodlegające zwolnieniu z obciążeń podatkowo-ubezpieczeniowych.

Należności otrzymane z tytułu podróży służbowych są przychodem pracownika, który jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Zgodnie z art. 12 tej ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.

W szczególności są to: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty. Nie ma znaczenia, czy ich wysokość ustalono z góry. Takim przychodem są też świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Prawo do ulgi

W art. 21. ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano, że wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Również rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), które wskazuje prawo do zwolnienia od składek należności za czas podróży służbowej, w § 2 pkt 15 wskazuje, że diety i inne świadczenia z tego tytułu są wolne od składek do wysokości, jaką z tytułu wyjazdów służbowych otrzymują pracownicy sfery budżetowej.

Oznacza to, że od nadwyżek przewyższających obowiązujące powszechnie kwoty diet i innych świadczeń z tytułu delegacji (np. wyższej stawki ryczałtu za przejazd w czasie podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy) należy opłacić zarówno podatek, jak i składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Skoro rozporządzenie wskazuje, że ryczałt za nocleg podczas delegacji krajowej przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin między 21 i 7, to przyznanie tego świadczenia bez spełnienia tych warunków oznacza wypłatę świadczenia niezgodnego z przepisami rozporządzenia (nieprzewidzianego w przepisach rozporządzenia). Jako takie nie podlega zwolnieniom podatkowo–ubezpieczeniowym.

Na niekorzyść kierowców

Regulacja ta pośrednio dyskryminuje pewne grupy zawodowe. Przede wszystkim chodzi o kierowców, którzy nie tylko często świadczą pracę w nocy na polecenie pracodawcy, ale także wykonują przewozy w nocy, (ponieważ z przepisów wynika, że określony przewóz ma być co do zasady wykonywany w pewnym przedziale doby).

Przykład

Zbyt krótki nocleg

Kierowca będąc w trasie na terenie Polski, rozpoczął o 3 wypoczynek dobowy (spał w kabinie pojazdu). Nie przysługuje mu w tym przypadku ryczałt za nocleg. W krajowej podróży służbowej wypłacenie tego świadczenia powiązane musi być z przewidzianym w przepisach minimalnym czasem noclegu, który ponadto musi przypadać w określonym przedziale czasu.

Dzienny sen za granicą

Jeśli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg będąc w delegacji zagranicznej, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25 proc. limitu noclegowego dla danego państwa. Przepisy rozporządzenia nie odsyłają przy tym do ograniczeń obowiązujących dla państwa docelowego. Należy więc przyjąć – zarówno przy rozliczaniu kosztów faktycznie poniesionych, jak i przy wypłacie ryczałtu – limit dla państwa, w którym pracownik nocował.

Przykład

Zwrot bez dokumentu

Pracownik w drodze samochodem do Hiszpanii nocował na terenie Niemiec. W rozliczeniu nie przedstawił dokumentu potwierdzającego poniesiony koszt tego noclegu. W związku z tym powinien otrzymać za nocowanie w Niemczech ryczałt w wysokości 37,50 euro.

Pracownik nie ma prawa do ryczałtu noclegowego za czas przejazdu, a także wtedy, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia mu bezpłatny nocleg.

Podobnie jak przy wyjazdach krajowych, prawa do ryczałtu nie pozbawia darmowy nocleg u rodziny, znajomych. Świadczenia tego nie dostanie, gdy zapewniony mu nocleg był powiązany z określonymi działaniami pracodawcy lub strony zagranicznej (kontrahenta, firmy współpracującej, instytucji zapraszającej itp.). Wtedy ma zagwarantowany nocleg (bezpośrednio lub pośrednio na koszt pracodawcy), a zatem wypłata ryczałtu byłaby dodatkowym, nieuzasadnionym świadczeniem.

Wystarczy drzemka

Prawo do ryczałtu za nocleg zagraniczny nie jest przy tym uzależnione od minimalnego czasu trwania noclegu.

„Nocleg" zgodnie ze słownikiem języka polskiego (PWN 1979 r. red. naukowy: M. Szymczak) oznacza wypoczynek nocny lub wręcz „wypoczynek nocny poza domem" (Internetowy słownik języka polskiego PWN). Wynikałoby z tego, że wypoczynek nocny, za który przysługiwać może ryczałt w delegacji zagranicznej, powinien przynajmniej w małej części obejmować porę nocną. Jednak z całą pewnością nie można przenieść na delegacje zagraniczne ograniczenia „krajowego", zgodnie z którym nocleg musi trwać sześć godzin między 21 a 7. W przypadku wyjazdu zagranicznego wystarczy, żeby nocleg „zahaczał" o porę nocną wynikającą z przepisów wewnątrzzakładowych (wyznaczone osiem godzin między 21 a 7).

Przykład