W przypadku wyjazdów zagranicznych, uregulowanych w rozdziale 3 rozporządzenia, nie zmieniono zasad co do sposobu ich liczenia powiązanych ze środkiem lokomocji (podróż lądowa, lotnicza i morska).

Posiłki plus profit

W zakresie diet utrzymano, że przysługują one na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 13 rozporządzenia). Generalnie poza zmianami dotyczącymi waluty (dolar zastąpiony euro) i podwyższeniem stawek diet za podróże do poszczególnych państw, modyfikacji jest niewiele. Wydłużyła się jednak lista państw z załącznika do rozporządzenia o trzy kolejne, gdyż ujęto w nim po raz pierwszy Katar (poz. 45), Oman (poz. 76) oraz Palestyńską Władzę Narodową (poz. 78).

W przypadku podróży służbowych odbywanych do państw innych niż wymienione w załączniku, przyjmuje się już zawsze jednolitą stawkę diety do rozliczenia wynoszącą 41 euro. W tym zakresie również należy odnotować zmianę, gdyż dotychczas były to 42 dolary.

Uwaga!

W nowym rozporządzeniu euro stanowi podstawową walutę do rozliczeń zagranicznych podróży służbowych również do krajów spoza Unii Europejskiej, które mają niewiele wspólnego z eurostrefą. Waluta taka obowiązuje m.in. w przypadku wyjazdu do Afganistanu, Arabii Saudyjskiej, Białorusi, Brazylii, Chile, Chin, Indii, czy Izraela.

Dla głównych państw UE diety są wyższe o kilka euro, dla Słowacji o 10 (z 33 na 43), dla Holandii i Czech o 8 (z 42 na 50 i z 33 na 41), dla Niemiec i Austrii o 7 (z 42 na 49 oraz z 45 na 52), dla Włoszech o 6 (z 42 na 48), dla Francji o 5 (z 45 na 50), dla Grecji i Belgii o 3 (z 45 na 48), dla Hiszpanii o 2 (z 48 na 50), a dla Portugalii tylko o 1 euro.

Nadal dieta należy się według stawki dla państwa docelowego w podróży służbowej. Również zasady jej rozliczania są takie, jak do tej pory. Pełną kwotę (100 proc.) dzieli się bowiem na cztery części:

- 15 proc. to śniadanie,

- po 30 proc. obiad i kolacja,

- 25 proc. ma na celu pokrycie innych wydatków.

Dieta nie przysługuje, gdy pracownik otrzymał należność pieniężną na wyżywienie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przyznana kwota jest niższa od diety – wtedy zatrudnionemu należy się wyrównanie do wysokości diety.

Nowością jest wprowadzenie wyraźnej regulacji, że dieta podlega odpowiedniemu zmniejszeniu, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono mu wyżywienie (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

Wysokość diet nadal ustala się w ten sam sposób >patrz tabelka. Zniesiono jednak dotychczasowy przywilej podwyższający dietę o 25 proc. dla pracowników wyjeżdżających w charakterze kuriera dyplomatycznego.

Przez kilka krajów

Ciekawą nową możliwość, jaką obecnie mają pracodawcy, jest wskazanie dwóch lub większej liczby państw docelowych w podróży zagranicznej (§ 13 ust. 2 rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że długi wyjazd można podzielić na odcinki i rozliczać je według różnych stawek diety.

Przykład

Pracownik warszawskiej firmy został wysłany w podróż służbową do Włoch. Najpierw jednak odwiedzi oddział firmy mieszczący się w Pradze, skąd ma zabrać dokumentację do realizowanego wspólnie projektu. Ze względu na dwudniowy pobyt w Pradze, pracodawca zdecydował się wskazać w poleceniu odbycia podróży służbowej dwa państwa docelowe – Czechy i Włochy.

Dzięki temu pierwszy etap podróży służbowej i pobyt w Pradze będzie mógł rozliczyć według stawki diety dla Czech wynoszącej 41 euro, a dopiero drugi etap wyjazdu rozliczy według włoskiej, wyższej stawki diety, wynoszącej 48 euro.

Nocleg i droga

Zachowano zasady rozliczania kosztów noclegów. Nowe rozporządzenie przewiduje ich zwrot według rachunku do limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub ryczałt za nocleg w wysokości 25 proc. powyższego limitu (§ 16 rozporządzenia).

Jeśli natomiast chodzi o zwrot kosztów przejazdów lokalnych, to jedyna nowość polega na ograniczeniu do 50 proc. diety zwrotu kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego (autobusowego) lub portu lotniczego (morskiego) w miejscowościach, w których podwładny ma nocować za granicą – jeśli zatrudniony ponosi te koszty wyłącznie w jedną stronę.

Inne wydatki

Rozporządzenie podtrzymuje regułę dopuszczającą zwrot kosztów bagażu do 30 kg w przypadku podróży zagranicznych trwających ponad 30 dni lub odbywanych poza kontynent europejski (§ 18 rozporządzenia).

Nie zmieniono też zasad rozliczania kosztów leczenia za granicą, poza tym, że wyraźnie zaznaczono, że zwrot od pracodawcy nie obejmuje wartości świadczeń gwarantowanych, udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Autorka jest byłym inspektorem pracy, aktualnie wspólnikiem w spółce Pogotowie Kadrowe sp.j.

Autor jest asystentem sędziego w Sądzie Najwyższym