Podróż służbowa od 1 marca 2013 r.: wyjazd za granicę rozliczany w euro

W przypadku wyjazdów zagranicznych, uregulowanych w rozdziale 3 rozporządzenia, nie zmieniono zasad co do sposobu ich liczenia powiązanych ze środkiem lokomocji (podróż lądowa, lotnicza i morska).

Posiłki plus profit

W zakresie diet utrzymano, że przysługują one na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 13 rozporządzenia). Generalnie poza zmianami dotyczącymi waluty (dolar zastąpiony euro) i podwyższeniem stawek diet za podróże do poszczególnych państw, modyfikacji jest niewiele. Wydłużyła się jednak lista państw z załącznika do rozporządzenia o trzy kolejne, gdyż ujęto w nim po raz pierwszy Katar (poz. 45), Oman (poz. 76) oraz Palestyńską Władzę Narodową (poz. 78).

W przypadku podróży służbowych odbywanych do państw innych niż wymienione w załączniku, przyjmuje się już zawsze jednolitą stawkę diety do rozliczenia wynoszącą 41 euro. W tym zakresie również należy odnotować zmianę, gdyż dotychczas były to 42 dolary.

Uwaga!

W nowym rozporządzeniu euro stanowi podstawową walutę do rozliczeń zagranicznych podróży służbowych również do krajów spoza Unii Europejskiej, które mają niewiele wspólnego z eurostrefą. Waluta taka obowiązuje m.in. w przypadku wyjazdu do Afganistanu, Arabii Saudyjskiej, Białorusi, Brazylii, Chile, Chin, Indii, czy Izraela.

Dla głównych państw UE diety są wyższe o kilka euro, dla Słowacji o 10 (z 33 na 43), dla Holandii i Czech o 8 (z 42 na 50 i z 33 na 41), dla Niemiec i Austrii o 7 (z 42 na 49 oraz z 45 na 52), dla Włoszech o 6 (z 42 na 48), dla Francji o 5 (z 45 na 50), dla Grecji i Belgii o 3 (z 45 na 48), dla Hiszpanii o 2 (z 48 na 50), a dla Portugalii tylko o 1 euro.

Nadal dieta należy się według stawki dla państwa docelowego w podróży służbowej. Również zasady jej rozliczania są takie, jak do tej pory. Pełną kwotę (100 proc.) dzieli się bowiem na cztery części:

- 15 proc. to śniadanie,

- po 30 proc. obiad i kolacja,

- 25 proc. ma na celu pokrycie innych wydatków.

Dieta nie przysługuje, gdy pracownik otrzymał należność pieniężną na wyżywienie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przyznana kwota jest niższa od diety – wtedy zatrudnionemu należy się wyrównanie do wysokości diety.

Nowością jest wprowadzenie wyraźnej regulacji, że dieta podlega odpowiedniemu zmniejszeniu, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono mu wyżywienie (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

Wysokość diet nadal ustala się w ten sam sposób >patrz tabelka. Zniesiono jednak dotychczasowy przywilej podwyższający dietę o 25 proc. dla pracowników wyjeżdżających w charakterze kuriera dyplomatycznego.

Przez kilka krajów

Ciekawą nową możliwość, jaką obecnie mają pracodawcy, jest wskazanie dwóch lub większej liczby państw docelowych w podróży zagranicznej (§ 13 ust. 2 rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że długi wyjazd można podzielić na odcinki i rozliczać je według różnych stawek diety.

Przykład

Pracownik warszawskiej firmy został wysłany w podróż służbową do Włoch. Najpierw jednak odwiedzi oddział firmy mieszczący się w Pradze, skąd ma zabrać dokumentację do realizowanego wspólnie projektu. Ze względu na dwudniowy pobyt w Pradze, pracodawca zdecydował się wskazać w poleceniu odbycia podróży służbowej dwa państwa docelowe – Czechy i Włochy.

Dzięki temu pierwszy etap podróży służbowej i pobyt w Pradze będzie mógł rozliczyć według stawki diety dla Czech wynoszącej 41 euro, a dopiero drugi etap wyjazdu rozliczy według włoskiej, wyższej stawki diety, wynoszącej 48 euro.

Nocleg i droga

Zachowano zasady rozliczania kosztów noclegów. Nowe rozporządzenie przewiduje ich zwrot według rachunku do limitu określonego w załączniku do rozporządzenia lub ryczałt za nocleg w wysokości 25 proc. powyższego limitu (§ 16 rozporządzenia).