Zasady reprezentacji w spółce z o.o.

Reprezentacją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określa się ogół spraw związanych z prowadzeniem jej spraw na zewnątrz. Prowadzenie spraw spółki obejmuje natomiast czynności wewnątrz spółki związane z jej funkcjonowaniem. Zgodnie z przepisami w spółce z o.o. zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją (art. 201 § 1 kodeksu spółek handlowych, dalej: k.s.h.). Zarząd spółki z o.o. składa się z jednego lub z większej liczby członków.

Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Jednocześnie prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.

Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 7 maja 2009 r., sygn. akt I SA/Łd 1253/8, skoro organem uprawnionym do reprezentowania spółki z o.o. jest zarząd, to działania osoby trzeciej umocowanej do zastępowania zarządu w zakresie czynności podejmowanych w ramach postępowania toczącego się przed urzędem kontroli skarbowej są równoznaczne z działaniami zarządu, a w konsekwencji z działaniami samej spółki.

Albo umowa, albo kodeks

Zwłaszcza w sytuacji, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy, trzeba określić precyzyjnie zasady reprezentacji spółki i najlepiej jest tego dokonać w umowie spółki. Zasady reprezentacji spółki wynikają albo z umowy, albo z przepisów. W przypadku umownego określenia reprezentacji możliwe są różne rozwiązania.

Umowa spółki może przewidywać, że każdy z członków zarządu spółki może ją reprezentować. Można także określić, że np. dwóch członków w zarządzie wieloosobowym ma prawo łącznie reprezentować spółkę. Łączna reprezentacja spółki ma też wady, np. w razie choroby jednego z członków zarządu uprawnionego do reprezentowania spółki spółka nie będzie mogła być reprezentowana na zewnątrz.

W umowie spółki można także zapisać, że reprezentować spółkę będzie członek zarządu łącznie z prokurentem spółki, czyli z osobą, która jest umocowana do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem spółki.

Poza tym w umowie spółki można zapisać kilka sposobów reprezentacji spółki.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a w umowie spółki nie ma zapisu dotyczącego sposobu reprezentacji spółki, tzn. nie wiadomo, czy ma to być np. reprezentacja łączna czy członka zarządu łącznie z prokurentem, wówczas do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta (art. 205 § 1 i § 2 k.s.h.).

Uwaga!

Zasady reprezentacji w zarządzie wieloosobowym określa umowa spółki. Jeżeli umowa nie zawiera zapisów w tym zakresie, to obowiązują zasady reprezentacji zawarte w k.s.h.

Są wyjątki

Należy pamiętać, że istnieją wyjątki od ogólnych zasad reprezentowania spółki z o.o.

Przykład

W przypadku gdy chodzi o umowę pomiędzy spółką a członkiem zarządu albo też w przypadku sporu członka zarządu ze spółką obowiązują odrębne zasady reprezentacji spółki, niezależne od zasad przewidzianych w umowie spółki. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Notariusz ma obowiązek za każdym razem zawiadomić o takiej czynności sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego (art. 210 k.s.h.).

Innym przykładem odrębnego ukształtowania zasad reprezentacji w spółce z o.o. jest reprezentacja spółki w zakresie zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki.

Przykład

Spółka zamierza złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości spółki. Kto reprezentuje spółkę przy składaniu takiego wniosku? W stosunku do osób prawnych, w tym spółki z o.o., wniosek o ogłoszenie upadłości ma prawo złożyć każdy, kto ma prawo reprezentować spółkę sam lub łącznie z innymi osobami (art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy z 28 lutego 2003 r.–  Prawo upadłościowe i naprawcze). Oznacza to, że każdy z członków zarządu może złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości spółki.

Przykład

Spółka chce zawrzeć umowę kredytu. Kto powinien reprezentować spółkę w takim wypadku? Zawarcie przez spółkę kapitałową, w tym przez spółkę z o.o., umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 15 ust. 1 k.s.h.).

Przykład

Kto reprezentuje spółkę z o.o. w sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały?

Zgodnie z przepisami k.s.h. w sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały wspólników pozwaną spółkę reprezentuje zarząd, chyba że na mocy uchwały wspólników został ustanowiony w tym celu pełnomocnik zgromadzenia. Jeżeli zarząd nie może działać za spółkę, a brak uchwały wspólników o ustanowieniu pełnomocnika, sąd właściwy do rozstrzygnięcia powództwa wyznacza kuratora spółki (art. 253 k.s.h.).

Warto wskazać także na wyrok Sądu Najwyższego z 22 października 2009 r., sygn. akt III CZP 63/09, w którym sąd orzekł, że zarząd spółki z o.o. nie może działać za spółkę w sporze o uchylenie uchwały zgromadzenia wspólników wytoczonym przez wspólnika będącego jednocześnie członkiem zarządu pozwanej spółki.

Naruszenie zasad

W praktyce problemy powoduje to, czy np. zawarcie umowy z kontrahentem spółki z naruszeniem zasad reprezentacji powoduje nieważność tej umowy. Istnieją orzeczenia, które dopuszczają możliwość naprawienia wadliwości reprezentacji spółki przy dokonywaniu czynności prawnych (uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 14 września 2007 r., sygn. akt III CZP 31/07).

Są także orzeczenia mówiące o tym, że umowa zawarta z naruszeniem zasady reprezentacji w spółce jest bezwzględnie nieważna (wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2010 r., sygn. akt I UK 281/09).

Zgodnie z przepisami osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie (art. 38 kodeksu cywilnego). Jeżeli dana osoba jako organ osoby prawnej zawarła umowę w jej imieniu, nie będąc jej organem albo przekraczając zakres umocowania takiego organu, ma obowiązek zwrócić to, co otrzymała od drugiej strony w wykonaniu umowy oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę, nie wiedząc o braku umocowania (art. 39 § 1 k.c.).

W przypadku reprezentacji łącznej, np. dwóch członków zarządu, to, że umowę podpisał tylko jeden członek zarządu, nie oznacza automatycznie nieważności tej umowy.

Np. w wyroku z 26 listopada 2006 r., sygn. akt II CSK 233/06 Sąd Najwyższy orzekł, że oświadczenie woli jednego z członków zarządu spółki z o.o., potwierdzające oświadczenie woli złożone przez innego członka zarządu tej spółki, może być traktowane jako samoistne oświadczenie woli (art. 65 k.c.), co pozwala na przyjęcie spełniania wymogów reprezentacji łącznej przewidzianej w art. 205 § 1 k.s.h. Oznacza to, że w przypadku reprezentacji łącznej w spółce:

- podpisy pod umową nie muszą być składane w tym samym czasie przez wszystkich członków zarządu spółki,

- inni członkowie zarządu uprawnieni do reprezentacji łącznej mogą wyrazić swoją wolę i podpisać umowę później niż pozostali członkowie zarządu uprawnieni do reprezentowania spółki,

- umowa jest ważna po złożeniu podpisów przez wszystkich członków zarządu uprawnionych do reprezentacji łącznej spółki.

Aneta Mościcka

Komentuje Aneta Mościcka

Jeżeli doszło do naruszenia zasad reprezentacji w spółce z o.o. przy podpisywaniu umowy z kontrahentem, umowa jest wprawdzie wadliwa, ale można się starać o naprawienie skutków niewłaściwej reprezentacji.

W takim przypadku organ uprawniony do reprezentowania spółki (zarząd) może potwierdzić taką czynność prawną, czyli umowę z kontrahentem. Możliwość taką daje art. 63 § 1 k.c.

Zgodnie z tym przepisem jeżeli do dokonania czynności prawnej potrzebna jest zgoda osoby trzeciej, osoba ta może wyrazić zgodę także przed złożeniem oświadczenia przez osoby dokonujące czynności albo po jego złożeniu. Zgoda wyrażona po złożeniu oświadczenia ma wtedy moc wsteczną od jego daty. Jeżeli do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, oświadczenie obejmujące zgodę osoby trzeciej powinno być złożone w tej samej formie.

W przepisach nie ma terminu, w jakim można potwierdzić czynność prawną, brak też przepisów określających formę takiego potwierdzenia czynności prawnej. Najlepiej, aby dla celów dowodowych potwierdzenia dokonywać na piśmie. Jeżeli kontrahent spółki wyznaczy na piśmie termin potwierdzenia, jego upływ spowoduje, że kontrahent spółki może domagać się odszkodowania za szkody wyrządzone na skutek podpisania umowy z naruszeniem zasad reprezentacji.

Trzeba podkreślić, że jeżeli w spółce obowiązuje reprezentacja łączna i jeden z członków zarządu uprawnionych do reprezentacji spółki odmówi potwierdzenia czynności prawnej, jest ona bezwzględnie nieważna.

Jeżeli chodzi o jednostronne czynności prawne, to w przypadku gdy dana osoba wystąpi w imieniu spółki bez umocowania albo jeżeli przekroczy zakres umocowania, taka czynność będzie ważna, jeżeli kontrahent spółki wyrazi zgodę na działanie bez umocowania (art. 104 kodeksu cywilnego).

Warto podkreślić, że aby uniknąć problemów związanych z naruszeniem zasady reprezentacji, kontrahenci zawierający umowy ze spółką powinni przede wszystkim przed podpisaniem umowy sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym, przez kogo jest ona reprezentowana.

podstawa prawna:

- art. 15 § 1, art. 201, art. 204, art. 205, art. 210, art. 253 kodeksu spółek handlowych

- art. 38, art. 39, art. 63, art. 104 kodeksu cywilnego

- art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 175, poz. 1361, z późn. zm.