Zasady reprezentacji w spółce z o.o.

Reprezentacją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością określa się ogół spraw związanych z prowadzeniem jej spraw na zewnątrz. Prowadzenie spraw spółki obejmuje natomiast czynności wewnątrz spółki związane z jej funkcjonowaniem. Zgodnie z przepisami w spółce z o.o. zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją (art. 201 § 1 kodeksu spółek handlowych, dalej: k.s.h.). Zarząd spółki z o.o. składa się z jednego lub z większej liczby członków.

Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Jednocześnie prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.

Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 7 maja 2009 r., sygn. akt I SA/Łd 1253/8, skoro organem uprawnionym do reprezentowania spółki z o.o. jest zarząd, to działania osoby trzeciej umocowanej do zastępowania zarządu w zakresie czynności podejmowanych w ramach postępowania toczącego się przed urzędem kontroli skarbowej są równoznaczne z działaniami zarządu, a w konsekwencji z działaniami samej spółki.

Albo umowa, albo kodeks

Zwłaszcza w sytuacji, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy, trzeba określić precyzyjnie zasady reprezentacji spółki i najlepiej jest tego dokonać w umowie spółki. Zasady reprezentacji spółki wynikają albo z umowy, albo z przepisów. W przypadku umownego określenia reprezentacji możliwe są różne rozwiązania.

Umowa spółki może przewidywać, że każdy z członków zarządu spółki może ją reprezentować. Można także określić, że np. dwóch członków w zarządzie wieloosobowym ma prawo łącznie reprezentować spółkę. Łączna reprezentacja spółki ma też wady, np. w razie choroby jednego z członków zarządu uprawnionego do reprezentowania spółki spółka nie będzie mogła być reprezentowana na zewnątrz.

W umowie spółki można także zapisać, że reprezentować spółkę będzie członek zarządu łącznie z prokurentem spółki, czyli z osobą, która jest umocowana do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem spółki.

Poza tym w umowie spółki można zapisać kilka sposobów reprezentacji spółki.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a w umowie spółki nie ma zapisu dotyczącego sposobu reprezentacji spółki, tzn. nie wiadomo, czy ma to być np. reprezentacja łączna czy członka zarządu łącznie z prokurentem, wówczas do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta (art. 205 § 1 i § 2 k.s.h.).

Uwaga!

Zasady reprezentacji w zarządzie wieloosobowym określa umowa spółki. Jeżeli umowa nie zawiera zapisów w tym zakresie, to obowiązują zasady reprezentacji zawarte w k.s.h.

Są wyjątki

Należy pamiętać, że istnieją wyjątki od ogólnych zasad reprezentowania spółki z o.o.

Przykład

W przypadku gdy chodzi o umowę pomiędzy spółką a członkiem zarządu albo też w przypadku sporu członka zarządu ze spółką obowiązują odrębne zasady reprezentacji spółki, niezależne od zasad przewidzianych w umowie spółki. W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeżeli wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Notariusz ma obowiązek za każdym razem zawiadomić o takiej czynności sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego (art. 210 k.s.h.).

Innym przykładem odrębnego ukształtowania zasad reprezentacji w spółce z o.o. jest reprezentacja spółki w zakresie zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki.

Przykład

Spółka zamierza złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości spółki. Kto reprezentuje spółkę przy składaniu takiego wniosku? W stosunku do osób prawnych, w tym spółki z o.o., wniosek o ogłoszenie upadłości ma prawo złożyć każdy, kto ma prawo reprezentować spółkę sam lub łącznie z innymi osobami (art. 20 ust. 2 pkt 2 ustawy z 28 lutego 2003 r.–  Prawo upadłościowe i naprawcze). Oznacza to, że każdy z członków zarządu może złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości spółki.

Przykład

Spółka chce zawrzeć umowę kredytu. Kto powinien reprezentować spółkę w takim wypadku? Zawarcie przez spółkę kapitałową, w tym przez spółkę z o.o., umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 15 ust. 1 k.s.h.).

Przykład

Kto reprezentuje spółkę z o.o. w sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały?

Zgodnie z przepisami k.s.h. w sporze dotyczącym uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały wspólników pozwaną spółkę reprezentuje zarząd, chyba że na mocy uchwały wspólników został ustanowiony w tym celu pełnomocnik zgromadzenia. Jeżeli zarząd nie może działać za spółkę, a brak uchwały wspólników o ustanowieniu pełnomocnika, sąd właściwy do rozstrzygnięcia powództwa wyznacza kuratora spółki (art. 253 k.s.h.).

Warto wskazać także na wyrok Sądu Najwyższego z 22 października 2009 r., sygn. akt III CZP 63/09, w którym sąd orzekł, że zarząd spółki z o.o. nie może działać za spółkę w sporze o uchylenie uchwały zgromadzenia wspólników wytoczonym przez wspólnika będącego jednocześnie członkiem zarządu pozwanej spółki.

Naruszenie zasad

W praktyce problemy powoduje to, czy np. zawarcie umowy z kontrahentem spółki z naruszeniem zasad reprezentacji powoduje nieważność tej umowy. Istnieją orzeczenia, które dopuszczają możliwość naprawienia wadliwości reprezentacji spółki przy dokonywaniu czynności prawnych (uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 14 września 2007 r., sygn. akt III CZP 31/07).

Są także orzeczenia mówiące o tym, że umowa zawarta z naruszeniem zasady reprezentacji w spółce jest bezwzględnie nieważna (wyrok Sądu Najwyższego z 19 stycznia 2010 r., sygn. akt I UK 281/09).

Zgodnie z przepisami osoba prawna działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie (art. 38 kodeksu cywilnego). Jeżeli dana osoba jako organ osoby prawnej zawarła umowę w jej imieniu, nie będąc jej organem albo przekraczając zakres umocowania takiego organu, ma obowiązek zwrócić to, co otrzymała od drugiej strony w wykonaniu umowy oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę, nie wiedząc o braku umocowania (art. 39 § 1 k.c.).

W przypadku reprezentacji łącznej, np. dwóch członków zarządu, to, że umowę podpisał tylko jeden członek zarządu, nie oznacza automatycznie nieważności tej umowy.

Np. w wyroku z 26 listopada 2006 r., sygn. akt II CSK 233/06 Sąd Najwyższy orzekł, że oświadczenie woli jednego z członków zarządu spółki z o.o., potwierdzające oświadczenie woli złożone przez innego członka zarządu tej spółki, może być traktowane jako samoistne oświadczenie woli (art. 65 k.c.), co pozwala na przyjęcie spełniania wymogów reprezentacji łącznej przewidzianej w art. 205 § 1 k.s.h. Oznacza to, że w przypadku reprezentacji łącznej w spółce:

- podpisy pod umową nie muszą być składane w tym samym czasie przez wszystkich członków zarządu spółki,

- inni członkowie zarządu uprawnieni do reprezentacji łącznej mogą wyrazić swoją wolę i podpisać umowę później niż pozostali członkowie zarządu uprawnieni do reprezentowania spółki,

- umowa jest ważna po złożeniu podpisów przez wszystkich członków zarządu uprawnionych do reprezentacji łącznej spółki.