Ojcowska piecza w dokumentach ZUS-owskich

- W sierpniu pracownik przebywał na urlopie ojcowskim. Wypłacimy mu z tego tytułu zasiłek macierzyński w kwocie 978,98 zł. Za pozostałe dni otrzyma pensję w wysokości 1432,12 zł. Jakie składki i od jakich podstaw powinniśmy naliczyć za tę osobę? – pyta czytelnik.

Pracownik w sierpniu będzie objęty ubezpieczeniami z dwóch tytułów – pozostawania w stosunku pracy oraz pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Należne od pensji

Przez część sierpnia zatrudniony świadczył pracę w ramach umowy o pracę. W tym czasie podlegał ubezpieczeniom pracowniczym. W myśl art. 6 ust. 1 pkt 1 oraz art. 11 i 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) pracownicy objęci są obowiązkowo wszystkimi rodzajami ubezpieczeń społecznych.

Podstawą wymiaru składek na te  ubezpieczenia  jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, za wyjątkiem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków oraz przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Etatowe zdrowotne

Zatrudnienie na umowę o pracę stanowi również tytuł do obowiązkowego opłacania składki zdrowotnej. Tak stanowi art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Podstawę jej wymiaru ustala się podobnie jak tę do obliczenia składek społecznych. Jednak nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego, a ponadto pomniejsza się ją o kwoty składek społecznych potrąconych z wynagrodzenia pracownika (art. 81 ust. 1, ust. 5 oraz 6 ustawy zdrowotnej).

Jeżeli wypłacone pracownikowi wynagrodzenie nie zawierało składników wyłączonych z oskładkowania, to od całej tej kwoty (1432,12 zł) należy odprowadzić składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych. Natomiast podstawą wymiaru składki zdrowotnej będzie kwota obniżona o składki społeczne potrącone z pensji zatrudnionego (1432,12 zł – 196,34 zł = 1235,78 zł).

Za okres urlopu ojcowskiego pracownik ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. W tym czasie objęty jest ubezpieczeniami na zasadach przewidzianych dla osób pobierających tego rodzaju zasiłki, tj. obowiązkowo emerytalnym i rentowymi (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy systemowej). Nie podlega natomiast pozostałym ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu.

Z budżetu państwa

Podstawą wymiaru składek emerytalno-rentowych jest tu kwota otrzymanego w danym miesiącu świadczenia (art. 18 ust. 6 ustawy systemowej). W przypadku  czytelnika należy je naliczyć za wskazany miesiąc od kwoty 978,98 zł. Przy czym to nie pracodawca ma obowiązek je opłacić, mimo że to on – jak płatnik zasiłku – musi je rozliczyć. Składki te finansuje bowiem budżet państwa za pośrednictwem ZUS.

Fakt skorzystania przez pracownika z urlopu ojcowskiego powinien zostać odzwierciedlony w dokumentach przekazywanych do ZUS. Ich zakres oraz sposób wypełnienia zależy od tego, kto wypłaca zasiłek macierzyński.

Dodatkowy druk

Jeżeli płatnikiem świadczenia jest pracodawca, powinien złożyć za ojca dwa raporty RCA (lub wypełnić dwa bloki jednego druku). W raporcie RSA wykazuje natomiast przerwę w ubezpieczeniach pracowniczych.

Przykład

Pan Jan od 4 do 17 lipca 2012 r. przebywał na urlopie ojcowskim. Za ten okres otrzymał zasiłek macierzyński w kwocie 978,98 zł. Wypłacił go pracodawca. Za dni przepracowane w lipcu pracownik otrzymał natomiast wynagrodzenie w wysokości 1432,12 zł. W dokumentach składanych za lipiec pracodawca wykazał pana Jana w raportach:

- RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 00, w którym wykazał składki emerytalno- -rentowe od wypłaconego zasiłku macierzyńskiego, tj. od 978,98 zł,

- RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00, gdzie rozliczył składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od pensji za przepracowane dni, tj. od 1432,12 zł, a na zdrowotne od 1235,78 zł,

- RSA z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 01 10, cyfrą 311 jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od 4 do 17 lipca 2012 r., liczbą 14 jako liczbę dni zasiłkowych/liczba wypłat oraz kwotą 978,98 zł.

Inaczej jest w sytuacji, gdy pracownik-ojciec otrzyma zasiłek macierzyński z ZUS. Wówczas pracodawca musi jedynie wykazać przerwę w opłacaniu składek z racji etatu. Składa w tym celu raport RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 xx) oraz raport RSA. W tym ostatnim dokumencie nie wypełnia jednak pól dotyczących liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat oraz kwoty.

Na przełomie miesięcy

W praktyce często występuje sytuacja, gdy urlop ojcowski wypada na przełomie dwóch miesięcy kalendarzowych. Wówczas wypłata zasiłku następuje najczęściej w miesiącu, w którym kończy się wolne.

W takiej sytuacji za miesiąc, kiedy urlop ojcowski się rozpoczął, pracodawca składa za zatrudnionego tylko jeden raport RCA. Rozlicza w nim wyłącznie składki na pracownicze ubezpieczenia od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia. Dopiero w miesiącu, w którym zakończył się urlop ojcowski, powinien złożyć dwa raporty RCA (jeśli jest płatnikiem zasiłku) lub jeden taki raport (gdy zasiłek wypłaca ZUS) oraz raport RSA.

Przykład

Pan Krystian przebywał na urlopie ojcowskim od 25 lipca do 7 sierpnia 2012 r. Należny z tego tytułu zasiłek macierzyński (w kwocie 978,98 zł) zostanie wypłacony przez pracodawcę 30 sierpnia wraz z pensją za sierpień (w kwocie 1432,12 zł). Wynagrodzenie za lipiec (w kwocie 2345,76 zł) zostało wypłacone 30 lipca.

Za lipiec pracodawca ujął pana Krystiana tylko w jednym raporcie RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Rozliczył w nim składki na wszystkie pracownicze ubezpieczenia społeczne od kwoty 2345,76 zł i na zdrowotne od kwoty 2024,15 zł (2345,76 zł – 321,61 zł).