Zamówienia publiczne: Czy można przedłużyć termin związania ofertą

Wykonawca, składając ofertę w postępowaniu przetargowym, pozostaje nią związany przez termin wyznaczony w ustawie z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.) – zwanej dalej „ustawą pzp”.

Jest to termin, w którym nie może on zwolnić się z obowiązku zawarcia umowy na warunkach przedstawionych w ofercie. Zgodnie z art. 85 ust. 1 ustawy pzp wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie dłużej niż:

- 30 dni – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8;

- 90 dni – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 mln euro, a dla dostaw lub usług - 10 mln euro;

- 60 dni – jeżeli wartość zamówienia jest inna niż określona w pkt 1 i 2.

Ustawodawca wprowadził więc sztywne terminy, formułując zasadę, że okres związania ofertą wynosi odpowiednio  30, 60, 90 dni. Dopiero w art. 85 ust. 2 ustawy pzp ustalono możliwość przedłużenia tego terminu na „inny oznaczony okres”.

Prawidłowe określenie początku biegu terminu związania ofertą ma istotne znaczenie przede wszystkim z punktu widzenia określenia ważności wadium w danym postępowaniu, wówczas gdy zamawiający takiego wadium żąda lub ustawa pzp wprowadza obowiązek jego żądania. Nie ulega wątpliwości, że w takiej sytuacji obowiązkiem uczestnika postępowania jest złożenie wadium ważnego przez cały okres związania ofertą.

Kiedy początek biegu

Realizacja tego obowiązku wymaga zatem m.in. prawidłowego ustalenia dat początku i końca biegu terminu związania ofertą. Ustawa pzp art. 85 ust. 5 wyraźnie stanowi, iż bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. W doktrynie istnieją rozbieżności co do sposobu liczenia tego terminu.

Część „komentatorów” uważa iż do liczenia tego terminu będzie miał zastosowanie art. 111 § 2 kc, zgodnie z którym jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Tym zdarzeniem w ustawie pzp jest dzień składania ofert. Druga część doktryny stoi na stanowisku, iż ustawa pzp kwestię obliczania tego terminu reguluje odmiennie niż przepisy kodeksu cywilnego. Oznacza to, iż na gruncie ustawy pzp terminu związania ofertą rozpoczyna się z uwzględnieniem dnia upływu terminu składania ofert. Krajowa Izba Odwoławcza przychyla się do drugiego poglądu >patrz ramka (wyrok KIO 9 listopada 2010 r., KIO 2339/10).

Określenie początkowego i  końcowego terminu związania ofertą nie nastręcza większych trudności. Problemy mogą pojawić się jedynie w sytuacji, gdy termin ten ulegnie następnie wydłużeniu w sytuacji wskazanej w art. 85 ust. 2 ustawy pzp bądź zawieszeniu na skutek wniesienia odwołania – art. 182 ust. 6 ustawy pzp.

Przykład

Przyjmując, iż 2 czerwca 2012 roku upływa termin na składanie ofert, ten dzień będzie pierwszym dniem związania ofertą. Ustalenie przez zamawiającego 30-dniowego terminu związania ofertą spowoduje, iż termin ten upłynie 1 lipca 2012 r. Jeśli dodatkowym wymogiem określonym w SIWZ będzie zabezpieczenie oferty wadium, wykonawca musi zadbać, aby w tych dniach albo przelać na konto zamawiającego środki w odpowiedniej wysokości, albo korzystając z gwarancji bankowych czy ubezpieczeniowych, zapewnić, aby dokument ten był ważny przez cały ten okres.

W myśl art. 85 ust. 2 ustawy pzp wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że zamawiający może tylko raz, co najmniej na trzy dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. Powyższe wskazuje, iż wykonawca nie jest ograniczony liczbą przedłużeń ani czasem trwania tego związania.

Stosowne oświadczenie

Jedynym wymogiem w takiej sytuacji jest, aby stosowne oświadczenie zostało złożone w terminie związania ofertą dla zachowania ciągłości związania ofertą. Z kolei zamawiający, oprócz tego że może zrobić to tylko raz, na okres nie dłuższy niż 60 dni, musi również zachować trzydniowy termin przed  upływem pierwotnie wyznaczonego terminu do zwrócenie się o przedłużenie terminu związania ofertą.

Według kodeksu cywilnego

O ile według części doktryny art. 111 § 2 kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do liczenia biegu terminu związania ofertą, o tyle zastosowanie znajdą art. 111 § 1 kc wskazujący, iż termin oznaczony w dniach kończy się ostatniego dnia, oraz art. 115 kc, zgodnie z którym, jeśli koniec terminu przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego.

Może zdarzyć się tak, iż termin związania ofertą w danym postępowaniu będzie upływał w niedzielę, tak jak w podanym przykładzie. Powstaje więc pytanie, czy wykonawca, dokonując czynności wyrażenia zgody (a koniec terminu jej dokonania przypada na dzień ustawowo wolny od  pracy), na wniosek zamawiającego zgłoszony na trzy dni przed jego upływem, może dokonać tej czynności w poniedziałek, zgodnie z regulacją art. 115 kc (wyrok KIO z 5 lipca 2011 r., KIO 1317/11).

Agnieszka Matusiak, radca prawny z Kancelarii Prawnej Jerzy T. Pieróg

Kwestią bardzo istotną przy przedłużaniu terminu związania ofertą jest zwrócenie uwagi, aby nie doszło do jego przerwania.

Dokonujący czynności wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą dnia następnego musi liczyć się z tym, iż przerwanie terminu związania ofertą będzie skutkowało jego wykluczeniem z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy pzp, a w konsekwencji uznaniem oferty za odrzuconą z mocy prawa w oparciu o art. 24 ust. 4 ustawy pzp.

Zatem wykonawca wezwany do przedłużenia terminu, nawet gdy koniec pierwotnego terminu związania przypada na niedzielę lub inny dzień ustawowo wolny od pracy, aby uniknąć konsekwencji, o których mowa w zdaniu poprzednim, winien złożyć stosowne oświadczenie przed jego upływem, aby zachować ciągłość związania ofertą.

Przekazanie zamawiającemu pisma jeden dzień po upływie terminu związania ofertą spowoduje bowiem, że wykonawca przestanie być związany ofertą, albowiem zgodnie z orzecznictwem KIO okres związania ofertą musi pozostać ciągły i nieprzerwany. Nie jest więc dopuszczalne przerwanie okresu związania ofertą i po przerwie ponowne jego ustanowienie.

Jakie orzecznictwo

- Pod pojęciem związania ofertą należy rozumieć formalne ujęcie obowiązku zawarcia umowy przez składającego ofertę w przypadku przyjęcia oferty przez jej adresata (oblata). Jej cywilistyczna konstrukcja wyraża się tym, że składający ofertę w określonym przez siebie terminie nie może zapobiec zawarciu umowy bez poniesienia negatywnych tego konsekwencji (np. konsekwencji utraty wadium). Związanie ofertą pozostaje bowiem niczym innym jak gotowością zawarcia umowy przez oferenta w przypadku przyjęcia oferty.

Wyrok z 19 marca 2012 r., KIO 459/12

- Zgodnie z art. 85 ust. 5 ustawy bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, a to oznacza, że przy liczeniu terminu związania ofertą uwzględnia się dzień składania ofert, a więc dzień, w którym nastąpiło zdarzenie dające początek biegu terminu.

Wyrok KIO z 9 listopada 2010 r., KIO 2339/10

- Zasada liczenia terminów podana w art. 115 kc nie ma zastosowana do liczenia terminów związania ofertą.

Wyrok Sądu Okręgowego w Katowicach z 30 stycznia 2007 r. sygn. akt XIX Ga 3/07

- Zwrócić należy uwagę, że w przypadku określenia terminu związania ofertą czy też terminu ważności wadium nie ma zastosowania art. 115 kc w związku z art. 14 ustawy pzp.

Dyspozycja art. 115 kc wskazuje na przesunięcie terminu do wykonania określonych czynności na dzień następny po dniu ustawowo wolnym od pracy, w sytuacji gdy koniec terminu na dokonanie czynności przypadał właśnie na ten dzień ustawowo wolny od pracy.