Regulamin płac: nagroda za czas absencji podwyższy świadczenie chorobowe

Wysokość zasiłku chorobowego dla pracownika zależy nie tylko od tego, w jakiej wysokości otrzymuje on wynagrodzenie zasadnicze. Jeśli otrzymuje dodatkowe składniki pensji – jak dodatki, premie czy nagrody, może liczyć, że zwiększą one kwotę świadczenia.

Warunkiem jest jednak, by pobierana była od nich składka chorobowa i by nie przysługiwał pracownikowi za czas jego niezdolności do  pracy. Zasady wypłaty tych składników powinny zostać uregulowane w przepisach płacowych obowiązujących u pracodawcy (np. układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania).

- W firmie obowiązuje regulamin wynagradzania. Określa on m.in. rodzaje nagród, które przysługują pracownikom, ale nie wskazuje kryteriów ich przyznawania i wypłacania. Nagrody te mają charakter uznaniowy, a ich wysokość zależy od zaangażowania i wkładu pracy zatrudnionego w wykonanie planowych zadań. Czy taką nagrodę należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków i za jaki okres (miesięczny, czy inny)? W przypadku przekazania wypłaty świadczeń do ZUS, jak prawidłowo wykazać ten składnik wynagrodzenia w ZUS Z-3?

Regułą jest, by podstawę wymiaru świadczeń chorobowych należnych pracownikom ustalać biorąc pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten, w którym powstała niezdolność do pracy.

Tak stanowi art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.). Nie dotyczy to wyłącznie pensji zasadniczej, ale również innych składników. I to zarówno za  okresy miesięczne, jak i dłuższe. Podstawowy warunek – nie można ich wliczać do podstawy wymiaru zasiłku, jeśli niezdolność do pracy zatrudnionego nie wpływa na ich wysokość (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Wewnętrzne reguły

O spełnieniu co do premii, dodatku bądź nagrody przesłanki dotyczącej zmniejszania świadczenia za czas niezdolności do pracy decyduje treść przepisów zakładowych i stosowanie ich w praktyce przez pracodawcę.

Premie, nagrody i dodatki można uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłków z ubezpieczenia społecznego tylko wtedy, gdy:

- odprowadzana jest od nich składka na ubezpieczenie chorobowe oraz

- zgodnie z przepisami o wynagradzaniu obowiązującymi w zakładzie pracy albo umową o pracę są one pomniejszane za okresy pobierania zasiłku.

Dla wysokości zasiłku obojętne są jednak takie wypłaty, których wysokość nie jest uzależniona od indywidualnych wyników pracy, ale od pracy zespołu zatrudnionych lub całego zakładu pracy. Oznacza to, że ustalając podstawę wymiaru zasiłku, trzeba pominąć taką nagrodę lub premię, na którą pracownik nie zasłużył indywidulnie. Nie ma wtedy znaczenia, że została od niej opłacona składka chorobowa.

Decydujące znaczenie w tym zakresie powinny mieć zatem przepisy płacowe zakładu, ewentualnie zapisy w umowie o pracę (u pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania). Jeśli wynika z nich, że nagroda jest pomniejszana za okres pobierania zasiłków, to należy ją doliczać do podstawy świadczeń chorobowych. Gdy zaś wskazują, że dany składnik wynagrodzenia jest wypłacany niezależnie od okresów absencji, nie można go uwzględnić, licząc wysokość zasiłku.

Gdy w przepisach brakuje reguł wypłaty, ważna jest praktyka dokonywania ich wypłat wypracowana w firmie. Jeśli pracodawca wykaże, że składnik wynagrodzenia jest niezależny od faktu niezdolności do pracy, wówczas pomija go w obliczeniach świadczeń za czas absencji. W przeciwnym wypadku musi go w tych rachunkach uwzględnić.

Kwartalna lub roczna

Zapisy zawarte w regulaminie wynagradzania lub w innych przepisach płacowych decydują również o tym, za jaki okres przysługuje nagroda czy premia. A ma to wpływ na sposób ich uwzględniania w podstawie wymiaru zasiłków. Jeśli przysługują za okresy:

- miesięczne – należy je doliczać do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku,

- kwartalne – wówczas ważna jest wysokość tych składników za cztery kwartały poprzedzające miesiąc powstania niezdolności do pracy; w obliczeniach uwzględnia się 1/12 ich sumy,

- roczne – te również trzeba wliczać w wysokości przeciętnej na miesiąc, tj. jako 1/12 kwoty; chodzi przy tym o składnik wypłacony za rok poprzedzający miesiąc rozpoczęcia absencji chorobowej.

Jeżeli w przepisach płacowych pracodawca nie wskazał okresu, za który nagrody są przyznawane, należy je uwzględniać, doliczając w pełnej wysokości do pensji za ten miesiąc, w którym nastąpiła wypłata.

Przykład

Pani Anna, pracownica, przedłożyła zwolnienie lekarskie w związku z opieką nad chorą pięcioletnią córką od 3 do 12 maja br.

Oprócz wynagrodzenia zasadniczego jest uprawniona do premii uznaniowej finansowanej z funduszu premiowego. W regulaminie wynagradzania nie określono warunków wymaganych do jej otrzymania, nie ma również zapisów stanowiących o zachowaniu do niej prawa za okresy pobierania zasiłku. Ma ona charakter uznaniowy, a jej kwotę określa dyrektor. Taką premię pani Anna otrzymała w październiku i grudniu 2011 r. oraz w marcu br.

Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego przysługującego pracownicy stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2011 r. do kwietnia br. W regulaminie brak jest jednoznacznych postanowień o zachowaniu przez pracowników prawa do premii za okres pobierania zasiłku, jak również nie określono okresu, za który premia ta przysługuje.

W związku z tym należy uznać, że premia nie jest wypłacana za czas pobierania zasiłku i dlatego należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru świadczenia w kwocie faktycznie wypłaconej. Trzeba ją doliczyć do tych miesięcy, w których została wypłacona, tj. do pensji za październik i grudzień 2011 r. oraz za marzec br.

Zasadę, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne/roczne przyjmuje się do obliczeń w wysokości 1/12 kwot wypłaconych odpowiednio za cztery kwartały/rok, trzeba stosować także wtedy, gdy:

- w danym kwartale/roku pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- za niektóre z czterech kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, nie otrzymał on premii, i to bez względu na przyczynę jej nieprzyznania.

Z pytania czytelnika wynika, że pracownikom wypłacane są nagrody, na których wysokość ma wpływ m.in. wkład pracy i zaangażowanie pracownika. Z wewnątrzzakładowych regulacji nie wynika jednoznacznie, że pracownik zachowuje prawo do nagrody za okresy pobierania zasiłków.

Natomiast fakt, że pracownik może ją otrzymać w czasie choroby, nie przesądza o zachowaniu do niej prawa, skoro jest to składnik wynagrodzenia przysługujący za wykonaną pracę. W tych przypadkach, w których przepisy płacowe milczą, czy dany składnik wynagrodzenia przysługuje za okres pobierania zasiłku (wynagrodzenia chorobowego), ciężar udowodnienia okoliczności, że pracownik otrzymuje go również za czas absencji, spoczywa na pracodawcy.

Regulamin wynagradzania nie określa również okresu, za który nagroda ta przysługuje, dlatego należy doliczyć ją do miesięcy, w których została wypłacona. To również może działać na korzyść pracownika.

Wypełniając druk zaświadczenia płatnika składek (ZUS Z-3), taką nagrodę należy wykazać w kolumnie 8 tabeli w pkt 12. W rubryce tej wpisuje się składniki wynagrodzenia, które ZUS, ustalając podstawę wymiaru zasiłku, ma przyjąć w wysokości faktycznie wypłaconej (bez uzupełniania).

Proporcja lub procent

Jeśli przepisy płacowe wskazują sposób, w jaki premia, nagroda, czy inne składniki wynagrodzenia są pomniejszane za czas pobierania zasiłku, ma to istotne znaczenie dla ustalenia prawidłowej wysokości świadczenia.

Jeśli bowiem pracownik nie otrzymał za jakiś miesiąc pełnej kwoty nagrody czy premii, a był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, to należy ją wliczyć: