Świadectwo pracy wystarczy wysłać listem poleconym

- Rozwiązaliśmy z pracownikiem umowę o pracę ze skutkiem na 11 marca 2012 r. Następnego dnia wysłaliśmy na jego adres świadectwo pracy listem poleconym. Pracownik pozwał firmę o odszkodowanie z tytułu niewydania świadectwa pracy. Czy jest ryzyko, że sąd przyzna mu odszkodowanie? Czy mamy jakąś szansę na skuteczną obronę?

– pyta czytelnik.

Uważam, że w tej sytuacji podwładny nie ma żadnych szans na wygranie sporu sądowego. Pracodawca nadając w placówce pocztowej świadectwo pracy i posiadając dowód nadania dopełnił bowiem wszelkich obowiązków, jakie nakładają na niego przepisy prawa pracy.

Termin poświadczenia

Wydanie świadectwa pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Taki dokument powinien zawierać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania bądź okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień (pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego).

Ponadto w dowodzie zatrudnienia trzeba zamieścić wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie. Tak wynika z art. 97 § 1 kodeksu pracy. Kodeks nie wskazuje precyzyjnie terminu przekazania dokumentu. Nie oznacza to, że takiego nie ma.

Na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282) pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Minister przewidział, że wydanie dokumentu w dniu zakończenia pracy nie zawsze jest możliwe. Stąd na mocy § 2 ust. 2 wskazanego rozporządzenia wskazuje dodatkowy termin na wywiązanie się z tego obowiązku. Nakazuje pracodawcy przesłanie świadectwa pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem poczty albo doręczenie go w inny sposób nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy.

Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że na poświadczenie zatrudnienia pracodawca ma siedem dni, a niekiedy nawet więcej.

Przykład

Pan Marek 2 lutego zakończył pracę w X sp. z o.o. Na ten dzień świadectwo pracy nie było gotowe. Pracownik napisał podanie, w którym wskazał, że świadectwo odbierze osobiście w zakładzie pracy 15 lutego.

W tej sytuacji doręczenie świadectwa nastąpiło z naruszeniem siedmiodniowego terminu. Nie sposób jednak zarzucić pracodawcy naruszenia przepisów. Późniejszy termin został ustalony z podwładnym, a więc opóźnienie nastąpiło na jego prośbę.

Gdyby pracownik nie stawił się w wyznaczonym dniu po odbiór świadectwa, należałoby mu je wysłać pocztą.

Pośrednictwo listonosza

Jeśli pracodawca przekazuje świadectwo pracy przy udziale poczty, powinien nadać przesyłkę poleconą. Musi bowiem zadbać o dowód wysłania tego dokumentu.

Przykład

Pani Jadwiga po rozwiązaniu umowy o pracę postanowiła zarejestrować się w urzędzie pracy celem otrzymania zasiłku.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z 26 listopada 2004 r. w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (DzU nr 262, poz. 2607 ze zm.) osoba rejestrująca powinna przedstawić m.in. świadectwa pracy oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia uprawnień.

Pracodawca pani Jadwigi wysłał jej świadectwo pracy listem zwykłym, którego nigdy nie otrzymała. Z tego też względu pani Jadwiga otrzymała zasiłek dla bezrobotnych dopiero po trzech miesiącach, kiedy uzyskała z firmy odpis świadectwa pracy.

W tym przypadku postępowanie pracodawcy było wadliwe. Nie posiadając dowodu nadania świadectwa pracy musi liczyć się z przegraną w sądzie. Nie pomogą tutaj zeznania pracownika, który wskaże, że osobiście nadawał list w urzędzie.

Odpis oryginału

Pracodawca uwolni się od odpowiedzialności, gdy dysponuje pocztowym dowodem nadania listu. Gdy przesyłka nie dochodzi do adresata, inicjatywa należy do niego – powinien skierować wniosek o wydanie odpisu świadectwa pracy. Na mocy § 4 rozporządzenia pracodawca powinien wydać mu taki odpis.

W tym miejscu powstaje pytanie, czy niewydanie pracownikowi odpisu świadectwa pracy może rodzić takie same konsekwencje, jak niewydanie oryginału świadectwa pracy. Zgodnie z art. 99 k.p. pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni.

Uważam, że w niektórych przypadkach żądanie odszkodowania za niewydanie odpisu świadectwa pracy może być zasadne. Skoro przepis prawa nakłada na pracodawcę wydawanie odpisów świadectwa, to jego naruszenie może skutkować roszczeniem odszkodowawczym pracownika.