Księgi rachunkowe: co grozi za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie

Przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności karnej w związku z nieprawidłowościami w zakresie prowadzenia ksiąg stosowane są w przypadkach stwierdzenia takich nieprawidłowości podczas kontroli podatkowej lub w wyniku niedopełnienia innych obowiązków (np. niezłożenia sprawozdania finansowego).

Należy przy tym pokreślić, że w rozumieniu kodeksu karnego skarbowego księgi to nie tylko księgi rachunkowe, ale również podatkowa księga przychodów i rozchodów, różne ewidencje, rejestry oraz inne podobne urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej (fiskalnej).

Kary z kodeksu

Zgodnie z kodeksem, pociągana do odpowiedzialności będzie osoba, która:

- wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi rachunkowej (grzywna do 240 stawek dziennych),

- wbrew obowiązkowi nie przechowuje księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi – w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki (grzywna do 240 stawek dziennych),

- nie zawiadamia w terminie właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz (grzywna do 240 stawek dziennych),

- prowadzi księgę nierzetelnie, tj. niezgodnie ze stanem rzeczywistym (grzywna do 240 stawek dziennych),

- prowadzi księgę wadliwie, tj. niezgodnie z przepisem prawa (grzywna za wykroczenie skarbowe).

Przekazanie...

W kontekście przestępstw i wykroczeń skarbowych, niezwykle istotne są wskazane już wcześniej kwestie związane z przekazaniem określonych obowiązków innym osobom. Otóż, zgodnie z art. 9 § 3 kodeksu karnego skarbowego do odpowiedzialności może być pociągnięta również osoba, która na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.

Na tej podstawie, za popełnienie wskazanych wyżej czynów, odpowiedzialność karną może ponosić każda osoba fizyczna, która faktycznie zajmuje się prowadzeniem ksiąg lub ma obowiązek bieżącego nadzorowania tych czynności, poczynając od kierowników wewnętrznych jednostek organizacyjnych, np. dyrektora finansowego, a następnie głównego księgowego, poprzez szeregowych pracowników, księgowych, a kończąc na osobach reprezentujących i pracownikach biur rachunkowych.

...i wyłączenie

Jednocześnie wskazany prze- pis umożliwia całkowite lub częściowe wyłączenie odpowiedzialności członków zarządów lub wspólników spółek, którzy do prowadzenia ksiąg zatrudnili odpowiednie osoby lub wynajęli profesjonalne firmy. W takich sytuacjach, co do zasady, sankcje karne z kodeksu karnego skarbowego nie powinny ich dotyczyć, o ile nie popełnili żadnych błędów przy zatrudnieniu takiej osoby lub podpisaniu umowy z biurem rachunkowym.

W praktyce chodzi zatem o to, aby stanowisko księgowego powierzyć osobie o udokumentowanym wykształceniu oraz doświadczeniu zawodowym lub zweryfikować uprawnienia i opinie o biurze rachunkowym, a następnie poinformować organ podatkowy o nowym miejscu przechowywania dokumentacji księgowej oraz na bieżąco monitorować wypełnianie powierzonych księgowemu lub biuru rachunkowemu obowiązków .

Sankcje z kodeksu karnego

Również kodeks karny przewiduje sankcje dla osób, w gestii których znajduje się prowadzenie ksiąg rachunkowych. Mianowicie odpowiedzialnością karną (art. 303 kodeksu) zagrożone jest wyrządzenie szkody majątkowej osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności. Wymiar kary za to przestępstwo wynosi do trzech lat pozbawienia wolności, chyba że szkoda majątkowa jest znaczna, to wymiar kary może wynieść nawet do pięciu lat pozbawienia wolności.

Uchybienia i nadużycia w przedmiocie prowadzenia ksiąg rachunkowych wypełniają także po części znamiona czynu zabronionego polegającego na wyrządzeniu znacznej szkody majątkowej poprzez nadużycie udzielonych uprawnień lub niedopełnienie obowiązków przez osobę obowiązaną na podstawie przepisu ustawy, decyzji właściwego organu lub umowy do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (art. 296 kodeksu karnego).

Podstawowym warunkiem pociągnięcia do odpowiedzialności w opisanych sytuacjach jest jednak wyrządzenie szkody majątkowej, dlatego samo nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest samoistna przesłanką odpowiedzialności karnej tak jak w przypadku ustawy o rachunkowości.