Obligatoryjną treść tejże księgi zawiera art. 188 § 1 kodeksu spółek handlowych.
W świetle zatem powołanego przepisu jej konieczne elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów.
Przy czym, zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h., wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze. Oznacza to, że wpis do tej księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter.
Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2007 r., V CSK 130/07, argumentując, że „w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Tego rodzaju wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową”.
Jaka odpowiedzialność
Jeśli zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, to jego członkowie (likwidator) narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki, chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu.
Przykład 1
Zarząd P sp. z o.o. mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożył w zakreślonym terminie aktualnej księgi udziałów. W związku z tym na spółkę została nałożona grzywna w wysokości 800 zł.
W majątku spółki zaistniała zatem szkoda, do której solidarnego naprawienia, czyli zapłaty 800 zł, zobowiązani są członkowie zarządu, chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu.
Przy czym w razie gdyby nieprowadzenie owej księgi wyrządziło udziałowcom szkodę, ww. osoby mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych.
Przykład 2
Pani Aleksandra, wspólnik N sp. z o.o., na skutek przeoczenia spowodowanego reorganizacją spółki nie została wpisana do księgi udziałów. Pozostali dwaj wspólnicy na tej podstawie odmówili wypłaty należnej jej części zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego.
Jeżeli zatem pani Aleksandra wykaże, że brak stosownego wpisu w księdze udziałów był zawiniony przez zarząd, a nadto wykaże związek przyczynowy pomiędzy ww. zaniechaniem a nieotrzymaniem dywidendy, wówczas sąd zasądzi na jej rzecz od członków zarządu N sp. z o.o. odszkodowanie w wysokości niewypłaconej części zysku (wraz z odsetkami ustawowymi, jeżeli ich zażąda).
Niezależnie od tego wchodzącym w skład zarządu za dopuszczenie do sytuacji, że nie jest prowadzona księga udziałów, grozi grzywna do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.
Uwaga!
Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu (likwidatorów).
Przeglądanie zapisów
Każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. Prawo to należy do kategorii osobistych i przysługuje mu bezwzględnie. Nie może być więc ono ani ograniczone, ani wyłączone umową spółki.
Przykład3
Pani Olimpia, wspólnik X sp. z o.o., w e-mailu skierowanym do prezesa zarządu (pana Tomasza) zażądała przedstawienia jej do wglądu księgi udziałów. Pan Tomasz odmówił jednak, twierdząc, że z umowy spółki nie wynika, aby takie uprawnienie przysługiwało wspólnikom. Stanowisko to nie jest więc zasadne. O tym prawie (o charakterze bezwzględnym) stanowi bowiem art. 188 § 2 k.s.h. Nie ma zatem znaczenia, czy stosowny zapis znajduje się w kontrakcie podmiotu, czy też nie.
Zarząd nie ma jednak obowiązku (a wyłącznie uprawnienie) wydawać z tejże księgi odpisów, zaświadczeń oraz wyciągów .
Przykład 4
Pani Julita, wspólnik Y sp. z o.o., poprosiła pana Konrada (członka zarządu) o wydanie poświadczonego przez zarząd za zgodność z oryginałem odpisu księgi udziałów. Pan Konrad wyraził na to zgodę.
Główny księgowy, który był świadkiem tej sytuacji, stwierdził, że zarząd zobligowany jest jedynie do udostępnienia do wglądu księgi udziałów, a z art. 188 § 2 k.s.h. nie wynika, aby wspólnik mógł żądać wydania jakichkolwiek odpisów z tejże księgi. Pogląd głównego księgowego nie jest jednak prawidłowy.
Wprawdzie z cytowanego przepisu faktycznie nie wynika, aby zarząd miał obowiązek wydawania wspólnikom odpisów z księgi udziałów, jednakże ustawowego zakazu nie ma, w związku z tym pan Konrad mógł postąpić w opisany sposób.
Nie ma natomiast przeszkód, aby w kontrakcie podmiotu rozszerzyć katalog osób uprawnionych do jej przeglądania.
Przykład 5
W umowie M sp. z o.o. wprowadzono klauzulę, w świetle której księgę udziałów może przeglądać przewodniczący rady nadzorczej albo pisemnie przez niego upoważniony członek tego organu.
Zastrzeżenie to jest dopuszczalne. Kiedy zatem przewodniczący ww. gremium, względnie właściwie umocowana przez niego osoba wchodząca w jego skład będą chcieli skorzystać z owego uprawnienia, zarząd M sp. z o.o. będzie musiał przedstawić im do wglądu księgę udziałów.
Przy czym zakazane jest wystawianie dokumentów na okaziciela, jak również imiennych lub na zlecenie, a zatem o charakterze papierów wartościowych na udziały w spółce.
Uwaga!
Jeżeli sp. z o.o. została zawiadomiona o przejściu udziału(ów) lub jego części, a zarząd (likwidator) nie dokonał odpowiedniej zmiany, wówczas nabywca udziału(ów) lub jego części ma prawo przeglądania księgi udziałów.
Zmiany w składzie wspólników
Każda zmiana w obsadzie personalnej udziałowców sp. z o.o. wymaga jej ujawnienia w KRS. Do odpowiedniego wniosku załącza się więc podpisaną przez wszystkich członków zarządu aktualną listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, a jeżeli ustanowiono zastaw lub prawo użytkowania udziału, również wzmiankę o tym fakcie >patrz ramka – z orzecznictwa i wzór księgi udziałów.
Uwaga!
Na złożenie nowej księgi udziałów zarząd (likwidator) ma siedem dni od zawiadomienia o przejściu udziału(ów) lub jego części (a nie – wpisania do księgi udziałów). Jeżeli uaktualniona księga udziałów nie zostanie złożona w ww. terminie, a sąd rejestrowy poweźmie informację o zmianie w składzie wspólników bądź o innych danych, jakie muszą znaleźć odzwierciedlenie w jej treści, wówczas wezwie zarząd (likwidatora) do jej złożenia w ciągu kolejnych siedmiu dni pod rygorem grzywny do 1 tys. zł (chyba że trzykrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne), którą fakultatywnie się ponawia.
W razie wykonania czynności, grzywny niezapłacone do tej pory ulegają umorzeniu.
Z orzecznictwa
Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 23 września 2009 r., II FSK 630/08
wyraził pogląd, że „stosownie do treści art. 188 § 3 k.s.h. po każdym wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Jednakże przepis ten nie nakłada na zarząd obowiązku udokumentowania zmiany, np. przez złożenie umowy zbycia.
Niezłożenie zatem takich dokumentów nie stanowi o niezgodnych z prawem brakach w postępowaniu, których stwierdzenie zobowiązywałoby sąd rejestrowy do ich usunięcia. Stąd też sąd rejestrowy, dokonując wpisu do rejestru przedsiębiorców, nie ma obowiązku badania ważności umów zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością”.
Natomiast w uchwale z 22 września 1993 r., III CZP 118/93 Sąd Najwyższy stwierdził odmiennie, że „Sąd odmówi przyjęcia do rejestru spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nowej listy wspólników, jeżeli zgłoszona w tym przedmiocie zmiana opiera się na nieważnej umowie zbycia udziałów”.
Wzór księgi udziałów w sp. z o.o.
Płock, dnia 30.03.2012 r.
LISTA WSPÓLNIKÓW
ABC spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zs. w Płockuul. Akacjowa 76, 09-402 Płock
Karolina Iksińska zam. ul. Majowa 23, 09-402 Płock – 100 udziałów po 500 zł każdy (łączna wartość nominalna udziałów wynosi 50 000 zł),Y sp. z o.o. zs. w Płocku ul. Gajowa 89, 09-400 Płock – 30 udziałów po 200 zł każdy (łączna wartość nominalna udziałów wynosi 6000 zł).
Na 20 udziałach Karoliny Iksińskiej ustanowiony jest zastaw.Na 5 udziałach Y sp. z o.o. ustanowiono prawo użytkowania. Użytkownikowi przysługuje prawo wykonywania głosu.
…............................….......................... Oktawia Nowak Prezes Zarządu ABC sp. z o.o.
…............................….......................... Mirella Kowalska Członek Zarządu ABC sp. z o.o.
Podstawa prawna:
art. 174 § 6, 187 § 1, 188, 293, 300 oraz art. 594 § 1 pkt 2 i § 4 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 nr 94., poz. 1037 ze zm.)
art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2007 nr 168, poz. 1186 ze zm.)
art. 1052 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 1964 nr 43, poz. 296 ze zm.)
Autorka jest adwokatem prowadzącym własną kancelarię w Płocku