Urlop bezpłatny zawiesza ubezpieczenia

- Zatrudniamy na zlecenie osobę. Ponieważ wykonawca jednocześnie pracował w innej firmie na cały etat, to z umowy cywilnej opłacaliśmy za niego tylko składkę zdrowotną.

Pod koniec lutego zleceniobiorca zgłosił jednak, że w swoim macierzystym zakładzie przebywa od 16 stycznia na urlopie bezpłatnym. Na koniec stycznia otrzymał od swojego pracodawcy wynagrodzenie w wysokości 3000 zł.

Taka kwota widnieje też na wydanym mu przez pracodawcę raporcie RMUA. Czy z uwagi na to, że otrzymał w tym miesiącu wynagrodzenie w takiej wysokości, składki od zlecenia na ubezpieczenia społeczne będą obowiązkowe dopiero od 1 lutego 2012 r.?

– pyta czytelnik.

Nie

. Już od 16 stycznia zlecenie jest obowiązkowym i jedynym zresztą tytułem do ubezpieczeń społecznych. Zleceniobiorca powinien w ciągu siedmiu dni od momentu rozpoczęcia urlopu bezpłatnego poinformować o tym fakcie swego zleceniodawcę (czyli do 23 stycznia). Skoro tego nie dokonał w terminie, to płatnik może się od niego domagać zwrotu odsetek od opłaconych po terminie składek ubezpieczeniowych.

Ale prześledźmy ten przypadek krok po kroku.

Etat i zlecenie

Dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem równym co najmniej minimalnemu, który równocześnie w innym zakładzie wykonuje umowę-zlecenie, ubezpieczenia społeczne są obowiązkowe wyłącznie ze stosunku pracy. Kontrakt cywilny to tytuł do opłacania obowiązkowej składki zdrowotnej. Jeśli zleceniobiorca chce, może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, co jednak rzadko się zdarza.

Ten schemat postępowania został też zachowany w sytuacji przedstawionej w pytaniu. Sytuacja ta uległa jednak zmianie, gdy pracownikowi został udzielony urlop bezpłatny. W okresie takiego wolnego pracownik nie podlega żadnym ubezpieczeniom, a jego stosunek pracy trwa, choć tkwi w zawieszeniu. Stąd też pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych nie zachowują statusu ubezpieczonego.

W tym okresie jedynym obowiązkiem pracodawcy jest przekazywanie za niego raportu RSA, by wykazać okres przerwy w opłacaniu składek w związku z korzystaniem z bezpłatnego. Tak czyni przez wszystkie miesiące, w czasie których zatrudniony nie przychodzi z tego powodu do pracy.

Można powiedzieć, że urlop bezpłatny pozbawia pracownika tytułu do ubezpieczeń społecznych, jakim jest umowa o pracę. To z kolei oznacza, że wykonywana w tym czasie umowa-zlecenie staje się jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Już od pierwszego dnia urlopu bezpłatnego (tutaj od 16 stycznia) zleceniobiorca powinien zostać zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego.

Bez znaczenia jest fakt, że podczas urlopu bezpłatnego pracownik otrzyma wynagrodzenie od swojego pracodawcy. Dlaczego? Ponieważ w okresie od 16 do 31 stycznia nie występował już zbieg tytułów do ubezpieczeń. Jedynym tytułem do ubezpieczeń w tym okresie była już umowa-zlecenie.

Skoryguj dokumentację

Skoro tak, to płatnik składek (zleceniodawca) powinien skorygować styczniowe dokumenty. Po pierwsze, musi złożyć formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczenia zdrowotnego, podając jako datę ustania ubezpieczenia 16 stycznia 2012 r. Następnie powinien złożyć formularz ZUA i z umowy-zlecenia zgłosić wykonawcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego ze zlecenia. Jako datę powstania obowiązku ubezpieczeń musi podać 16 stycznia 2012 r.

Za styczeń płatnik składek powinien złożyć za zleceniobiorcę jeden imienny raport miesięczny ZUS RCA (z kodem tytułu ubezpieczeń 04 11 xx). Powinien w nim wykazać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od przychodu wypłaconego w styczniu.

W związku z tym, iż zleceniobiorca do 15 stycznia podlegał wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, a od następnego dnia także społecznym, płatnik powinien ustalić przychód należny za okres od 1 do 15 stycznia i wykazać go wyłącznie w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast ten za okres od 16 stycznia stanowi już podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Podstawa zdrowotnej

Załóżmy, że z tytułu wykonywania zlecenia ubezpieczony otrzymywał miesięcznie 2480 zł. Taką też kwotę uzyskał za styczeń. W związku z tym za okres od 1 do 15 grudnia przypada kwota 1200 zł (2480 zł : 31 x 15), a za okres od 16 do 31 grudnia 1280 zł.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi 1280 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne 1280 zł – (1280 zł x 11,26 proc.) + 1200 zł = 2335,87 zł

Przyjęliśmy, że zleceniobiorca nie przystąpił do dobrowolnego dla niego ubezpieczenia chorobowego. A to dlatego, że mógł to zrobić jedynie w ciągu siedmiu dni od daty, kiedy umowa-zlecenie stała się dla niego tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Jeśli będzie chciał się na nie zdecydować np. od 1 marca, płatnik powinien złożyć powtórnie formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować go z ubezpieczeń, do których go zgłosił od 16 stycznia, a następnie zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz do dobrowolnego chorobowego na ZUA.

Nie zawsze przerwa w pracy

• Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 kodeksu pracy), co stanowi naturalną konsekwencję tego, że w tym okresie ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku.

Wyjątkiem od tej zasady jest urlop bezpłatny udzielany przez pracodawcę pracownikowi na podstawie art. 174

1

§ 1 k.p., za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.

Urlop ten jest szczególnym rodzajem urlopu bezpłatnego, udzielany jest bowiem w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy – wyrok SN z 6 stycznia 2009 r. (II PK 111/2008)

• Wniosek pracownika o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.) oraz jego udzielenie przez pracodawcę są oświadczeniami woli, których wykładni należy dokonywać na podstawie art. 65 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p.

Nie dochodzi do zawarcia umowy o urlop bezpłatny, jeżeli zgodnym zamiarem stron jest dalsze wykonywanie przez pracownika na rzecz pracodawcy tej samej pracy, lecz w ograniczonym zakresie – wyrok SN z 12 sierpnia 2004 r. (III PK 42/2004).