Tryb ten, umiejętnie zastosowany, pozwala na skorzystanie z innowacyjnych rozwiązań, które niekoniecznie są znane zamawiającemu. Przygotowując postępowanie, musi określić on przedmiot zamówienia, ale z jego szczegółowym opisem może wstrzymać się do czasu przeprowadzenia negocjacji.
W ich trakcie wykonawcy mogą podpowiedzieć rozwiązania korzystniejsze, co pozwoli doprecyzować specyfikację istotnych warunków zamówienia. To z kolei da szanse na wybór bardziej innowacyjnej oferty.
Negocjacje z ogłoszeniem są trybem konkurencyjnym, przede wszystkim dlatego że na publiczne ogłoszenie każda zainteresowana firma ma prawo złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jest to jednak tryb szczególny, dlatego też zamawiający ma prawo go zastosować tylko wtedy, gdy spełniona zostaje jedna z przesłanek wymienionych w prawie zamówień publicznych.
Kto najlepiej spełnia wymogi
Zamawiający rozpoczynając procedurę musi opublikować ogłoszenie o zamówieniu (w zależności od wartości zamówienia albo w Biuletynie Zamówień Publicznych, albo w Dzienniku Urzędowym UE). W ogłoszeniu tym określa m.in. warunki wzięcia udziału w negocjacjach.
Ponieważ do składania ofert wstępnych zostanie zaproszona tylko wyselekcjonowana grupa przedsiębiorców, powinien określić, jak będzie oceniał spełnianie warunków.
Przykład
Zamawiający w ogłoszeniu zastrzega, że do składania ofert wstępnych zaprosi pięciu wykonawców. Jednocześnie informuje, że przy ocenie spełniania warunków będzie brał pod uwagę przede wszystkim doświadczenie w realizacji podobnych inwestycji oraz potencjał finansowy.
Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składa dziesięciu wykonawców. Zaproszonych do składania ofert wstępnych zostanie pięć firm, które zrealizowały dotychczas największą liczbę podobnych zleceń i mają najwięcej pieniędzy na koncie bądź dysponują największą zdolnością kredytową.
Ocena warunków
Zamawiający określa liczbę wykonawców, których zaprosi do składania ofert wstępnych. Przy czym nie może być ich mniej niż trzech przy zamówieniach poniżej progów unijnych oraz nie mniej niż pięciu w przetargach powyżej tych progów.
Górnej liczby zapraszanych przedsiębiorców przepisy nie wyznaczają, zatem to od zamawiającego zależy, jaką dopuści konkurencję. Z jednej strony im będzie ona większa, tym lepszą uzyska się szansę na korzystną ofertę. Z drugiej zbyt duża liczba może spowalniać procedury negocjacyjne.
Jeśli wnioski o dopuszczenie do postępowania złoży więcej przedsiębiorców, niż wynika to z ogłoszenia, to zapraszani do składania ofert wstępnych są tylko ci, którzy uzyskają najwięcej punktów podczas oceny spełniania warunków.
Uwaga! Nawet jeśli tylko jeden przedsiębiorca spełni warunki, to negocjacje mogą się odbyć. Nie ma powodów do unieważnienia postępowania.
Oferty wstępne i pomysły
Wykonawcy są powiadamiani o tym, jak zamawiający ocenił spełnianie przez nich warunków. Ci, którzy przejdą selekcję, są zapraszani do złożenia ofert wstępnych. Wraz z zaproszeniem przekazuje się im specyfikację.
W odpowiedzi przedsiębiorcy przygotowują oferty wstępne. Termin na ich złożenie wyznacza zamawiający, z tym że nie może on być krótszy niż dziesięć dni.
Uwaga!
Oferta wstępna nie zawiera ceny. W pozostałym zakresie jest jednak wiążąca.
Wszyscy wykonawcy, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu, są następnie zapraszani do negocjacji. To etap, podczas którego zamawiający ma szanse na zasięgnięcie opinii wykonawców. Dzięki nim może doprecyzować lub uzupełnić opis przedmiotu zamówienia lub warunki umowy.
Negocjacje są świetnym sposobem na to, by przedsiębiorcy mogli podpowiedzieć zamawiającemu rozwiązania, których być może nie znał, bo są innowacyjne i stosowane dopiero od niedawna.
Przykład
Zamawiający zamierza udzielić zamówienia na osuszenie i odgrzybienie budynków.
Podczas negocjacji okazuje się, że stosunkowo od niedawna dostępna jest innowacyjna, ale już sprawdzona metoda osuszania poprzez specjalne nawierty.
Dzięki negocjacjom zamawiający może uwzględnić ją w opisie przedmiotu zamówienia.
Negocjacje są poufne. Oznacza to, że zamawiający nie ma prawa zdradzać przedsiębiorcom, jak wyglądały negocjacje z innymi wykonawcami. Tym bardziej że często chodzić będzie o nowe rozwiązania chronione tajemnicą przedsiębiorstwa.
W praktyce negocjacje najczęściej sprowadzają się do rozmów. Zamawiający po kolei spotyka się z każdym z wykonawców, którzy złożyli niepodlegające odrzuceniu oferty wstępne i dopytuje się, jakie rozwiązanie mogliby zaproponować.
Dostosowywanie specyfikacji
Po zakończonych negocjacjach zamawiający może doprecyzować lub uzupełnić specyfikację. Przepisy zabraniają jednak dokonywania istotnych zmian przedmiotu zamówienia i pierwotnych warunków.
Co oznacza istotna zmiana? To już zawsze będzie zależało od konkretnej sytuacji i trudno tu wskazać generalne reguły.
Kolejny krok to zaproszenie wykonawców, z którymi prowadzono negocjacje do składania ofert. Wraz z nim przekazuje się aktualną specyfikację (oczywiście tylko wtedy, gdy została wcześniej zmieniona). Jeśli specyfikacja była wcześniej publikowana na stronie internetowej, to nowa wersja również musi tam zostać umieszczona.
W zaproszeniu są informacje o terminie składania ofert (nie może być krótszy niż dziesięć dni), terminie związania ofertą oraz o wadium (jeśli takie jest wymagane).Kiedy wolno stosować negocjacje z ogłoszeniem
Kiedy wolno stosować negocjacje z ogłoszeniem
O tym, kiedy można skorzystać z tego trybu, przesądza art. 55 ust. 1 Prawo zamówień publicznych. Wylicza on pięć przesłanek. Wystarczy spełnienie jednej z nich. Negocjacje z ogłoszeniem można prowadzić, jeśli:
- w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
Chodzi o sytuację, gdy jeden z trybów podstawowych zakończył się unieważnieniem postępowania, ale tylko z tego powodu, że odrzucono wszystkie oferty. Dodatkowy warunek jest taki, że warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Jeśli więc np. zamawiający ustali znacznie dłuższy lub znacznie krótszy termin realizacji zamówienia, nie będzie raczej mógł powołać się na tę przesłankę.
- w wyjątkowych sytuacjach, gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny;
Ta przesłanka dotyczy sytuacji, gdy zamawiający nie jest w stanie określić wartości zamówienia. Przykładowo, gdy chodzi o wyjątkowo innowacyjne rozwiązania, których zamawiający jeszcze dokładnie nie zna i po to właśnie ogłasza negocjacje, by je poznać. Skoro ich nie zna, to tym bardziej nie jest w stanie oszacować ich wartości.
- nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego;
Ta przesłanka odnosi się wyłącznie do usług. Jeśli więc przedmiotem zamówienia mają być dostawy lub roboty budowlane, z założenia nie wolno się na nią powołać.
- przedmiotem zamówienia są roboty budowlane prowadzone wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju;
Nie wolno powołać się na przesłankę, jeśli budowla ma służyć działalności, która będzie przynosić zyski.
- wartość zamówienia jest mniejsza od progów unijnych.
Przy mniejszych zamówieniach zawsze można zawrzeć umowę w trybie negocjacji z ogłoszeniem
Kwoty, od jakich obowiązują progi unijne
125 tys. euro
– zamówienia na dostawy i usługi udzielane przez sferę rządową
193 tys. euro
– zamówienia na dostawy i usługi udzielane przez sferę samorządową
387 tys. euro
– zamówienia na dostawy i usługi udzielane przez zamawiających sektorowych
4,845 mln euro
– zamówienia na roboty budowlane (bez znaczenia, kto ich udziela)
Więcej w serwisie:
Firma » Zamówienia publiczne » Tryby » Negocjacje z ogłoszeniem
Zobacz poradnik:
Poradniki firmowe » Zamówienia publiczne » Mała firma w przetargach
