Spółki na razie rzadko korzystają z możliwości przeprowadzenia elektronicznego walnego zgromadzenia (e-WZ).
Wynika to z obawy przed kosztami, nieprzewidywalnością przebiegu e-WZ i w konsekwencji ryzykiem podważenia uchwał takiego walnego zgromadzenia.
Obowiązek czy uprawnienie spółki
Możliwość organizowania e-WZ pojawiła się w noweli do kodeksu spółek handlowych z sierpnia 2009. Jest to jedynie uprawnienie spółki akcyjnej, nie obowiązek.
Elektroniczne walne zgromadzenie umożliwia akcjonariuszom wzięcie udziału w walnym zgromadzeniu bez fizycznej na nim obecności, przy czym samo walne zgromadzenie nadal odbywa się w określonym miejscu. Każda spółka akcyjna, a dotyczy to w szczególności spó-łek publicznych, może podjąć decyzję, czy i w jaki sposób przeprowadzić e-WZ.
W odniesieniu do spółek publicznych obowiązku takiego nie nakładają też – do 31 grudnia 2011– dobre praktyki spółek notowanych na GPW.
Po tym dniu spółka publiczna będzie zobowiązana (chyba że wybierze i wyjaśni odmiennie, zgodnie z zasadą comply or explain) zapewnić akcjonariuszom możliwość udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu takich środków komunikacji elektronicznej, jakie wskazuje k.s.h.
Zdarzało się, że regulacje wprowadzane do dobrych praktyk GPW następnie ujmowane były na poziomie ustawowych obowiązków spółek. Tak było z obowiązkiem prowadzenia strony internetowej przez spółki publiczne czy tworzeniem komitetu audytu rady nadzorczej.
Po pierwsze:
w sferze mentalnej konieczne jest przełamanie barier zarówno po stronie spółki, jak i akcjonariuszy. Pojawienie się nowych technologii i form działania zawsze rodzi wątpliwości czy krytykę.
Wystarczy wspomnieć dyskusje o podejmowaniu uchwał przez zarząd lub radę nadzorczą za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość czy też o składaniu oświadczeń woli za pomocą e-maili. Dziś nikt sobie nie wyobraża funkcjonowania korporacji bez tych środków komunikacji.
Po drugie:
zmienić muszą statuty. Tylko statut spółki akcyjnej może dopuścić udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Regulacje prawa polskiego są w tym zakresie szczątkowe, pozostawiają wiele swobody spółkom: ograniczają się jedynie do wskazania, co jest środkiem komunikacji elektronicznej.
Jest to w szczególności:
- transmisja obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym,
- dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, która umożliwia fizycznie nieobecnym akcjonariuszom wypowiedź w toku obrad walnego zgromadzenia,
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.
Identyfikacja akcjonariusza
Najczęściej wykorzystywanym medium jest Internet. Prawo nie wskazuje metody identyfikacji akcjonariuszy, pozostawiając decyzję spółkom. Udział akcjonariuszy w e-WZ może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Tak więc wszelkie zapisy o ograniczeniach udziału akcjonariuszy w e-WZ, które trafią do statutu spółki, powinny służyć zapewnieniu bezpieczeństwa komunikacji. Na pewno zbyt daleko idącym wymogiem byłaby identyfikacja akcjonariusza za pomocą certyfikowanego elektronicznego podpisu.
Wystarczające są systemy analogiczne do tych, które stosują banki do identyfikacji klientów. Bezpieczeństwo komunikacji powinno łączyć się na pewno ze sprawnością technicznej komunikacji i ochroną przed nieuprawnionym dostępem z zewnątrz.
Zapisy w statucie
Inne kwestie pozostawiono spółkom. To one mogą samodzielnie w statucie bądź regulaminie walnego zgromadzenia przewidzieć szczegóły realizacji e-WZ. Jednak ze względu na to, że k.s.h. nie przewidywał dotychczas takiego aktu jak regulamin walnego zgromadzenia, nadal nie jest jasne, jakie są konsekwencje naruszenia tego regulaminu.
Ustawa przewiduje bowiem sankcję dla uchwał podjętych z naruszeniem statutu, dlatego wszelkie kwestie dotyczące e-WZ powinny być uregulowane w statucie. Uregulowanie ich w regulaminie walnego zgromadzenia, w razie sporu, może być niewystarczające.
Co powinno znaleźć się w statucie? Musi on przede wszystkim wskazywać: medium, które będzie wykorzystywane przy organizowaniu e-WZ, sposób identyfikowania akcjonariuszy (np. login i hasło), przebieg rejestrowania się i przekazywania pełnomocnictw oraz sposób wykonywania prawa głosu (e-voting).
Ważne jest również ustalenie języka komunikacji. Jednym z celów nowej regulacji jest zaktywizowanie akcjonariuszy spoza Polski. Spółki wiedząc, że w większości ich akcjonariat jest z zagranicy, powinny pomyśleć też o symultanicznym tłumaczeniu e-WZ.
Z pewnością kwestie te nie mogą pozostawać w gestii zarządu czy rady nadzorczej.
Jest też pytanie, czy statut nie powinien wskazywać wymagań technicznych, którym akcjonariusz powinien sprostać, aby bez zakłóceń brać udział w e-WZ (szybkość i rodzaj łącza internetowego, oprogramowanie, a także potrzebny sprzęt).
To na akcjonariuszach ciąży ryzyko związane np. z opóźnieniem wykonania prawa głosu czy przerwania połączenia, o ile oczywiście jest to spowodowane przez ich sprzęt czy też słabe łącze.
Spółki powinny jednak pamiętać, że to one, co do zasady, ponoszą odpowiedzialność względem akcjonariuszy za sprawne przeprowadzenie e-WZ. Gdyby akcjonariusz nie mógł wykonywać prawa głosu z przyczyn, za które odpowiada spółka, to ona wówczas poniesie odpowiedzialność (zachowując ewentualnie regres wobec podmiotu obsługującego e-WZ).
Kto czerpie korzyści
Wiele firm będących akcjonariuszami, zwłaszcza funduszy inwestycyjnych działających poza granicami kraju, na pewno chętnie skorzystałoby z e-WZ, zwłaszcza że funkcjonują one już poza granicami Polski.
Co muszą zrobić spółki? Przede wszystkim muszą oszacować koszty przedsięwzięcia, które przewiduje nie najtańszą formę komunikacji. Należy więc zapoznać się z ofertami firm organizujących e-WZ.
Zanim spółka akcyjna zdecyduje się na e-WZ, musi też wiedzieć, z jakim akcjonariatem ma do czynienia i czy jej akcjonariat będzie zainteresowany e-WZ.
Wprowadzenie e-WZ w spółce publicznej wymaga też odpowiedzi na pytanie cui bono? Giełda, promując upowszechnienie e-WZ, traktuje je jako swoisty element „demokratyzacji” władztwa korporacyjnego i umożliwienie szerokiego dostępu do walnych zgromadzeń drobnych akcjonariuszy.
Łączy się to jednak z koniecznością poniesienia dużych kosztów przy organizowaniu e-WZ, a przy wprowadzonym obecnie oderwaniu legitymacji formalnej akcjonariusza do udziału w walnym zgromadzeniu od posiadania akcji może to powodować wystawienie spółki na działania mające niekoniecznie na celu dobro spółki i poprawę standardów corporate governance.
Wydaje się, że organizowanie walnych zgromadzeń za pomocą nowoczesnych technologii niesie ze sobą nowe zagrożenia. Mogą pojawić się komplikacje techniczne, niewygodny akcjonariusz, który zadaje mnóstwo pytań, czy hakerzy próbujący złamać zabezpieczenia techniczne.
Tak więc organizacja i bezpieczeństwo e-WZ zależy od dobrze określonych w statucie i ogłoszeniu zwołującym walne zgromadzenie procedur komunikacji pomiędzy uczestnikami walnego zgromadzenia (tradycyjnymi i elektronicznymi) a przewodniczącym i notariuszem.
Pamiętać należy, że notariusz normalnie spisuje protokół z przebiegu walnego zgromadzenia, niezależnie od tego czy mamy do czynienia ze zwykłym czy z e-WZ. Wiele jak zwykle będzie zależało od wiedzy, doświadczenia i refleksu przewodniczącego walnego zgromadzenia.
Komentują:
Andrzej Mikosz radca prawny w kancelarii K&L Gates
Marta Janowska prawnik w kancelarii K&L Gates
Ostatnie dwa dziesięciolecia, a przede wszystkim okres tzw. post-Enronowski to czas coraz silniejszego uświadamiania sobie przez politycznych i gospodarczych decydentów ograniczeń kapitalizmu menedżerskiego, wagi prawidłowych standardów i mechanizmów władztwa korporacyjnego.
Jednym z postulatów kierowanych pod adresem spółek akcyjnych jest rozszerzenie udziału akcjonariuszy w walnych zgromadzeniach, także przez ograniczanie barier utrudniających udział w zgromadzeniu wynikające z odległości czy wielu różnych terminów walnych zgromadzeń w okresie zatwierdzania sprawozdań finansowych.
Polski ustawodawca, dostosowując prawo polskie do prawa Unii Europejskiej, wpisał się w europejski trend przełamywania barier fizycznych dla uczestniczenia w walnym zgromadzeniu przez wprowadzenie możliwości wykorzystywania nowoczesnych technologii.
Zarówno same bariery, jak i możliwość korzystania z nowoczesnych technologii dotyczą wszystkich spółek akcyjnych, jednak kwestia ta ma znaczenie przede wszystkim dla spółek publicznych. Celem zmian jest zaktywizowanie akcjonariuszy.
W działaniach tych ustawodawcę wspiera GPW, w szczególności przez postanowienia dobrych praktyk spółek notowanych na GPW. W spółkach publicznych zwołanie walnego zgromadzenia czy udostępnienie dokumentów przed walnym zgromadzeniem odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem technologii internetowych i systemu ESPI.
Internet wykorzystywany jest też do transmisji obrad walnego zgromadzenia. Jest to jednak wykorzystanie nowych technologii do komunikacji w jednym kierunku: od spółki do akcjonariuszy. Internet i współczesne technologie komunikacyjne pozwalają na więcej. Na komunikację od akcjonariuszy do spółki.
Bariera kosztowa
Umożliwiając uczestniczenie w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, nieobecnych fizycznie w miejscu jego obrad, powinno się brać pod uwagę charakter akcjonariatu.
Nie należy tworzyć sytuacji, w której identyczne koszty spółka ponosi w celu zapewnienia udziału osoby, która swoją legitymację do udziału w walnym zgromadzeniu wywodzi z faktu posiadania na 16 dni przed terminem e-WZ jednej akcji i akcjonariusza dysponującego np. 1 proc. akcji uprawnionych do głosowania.
Takie uwzględnienie charakteru i interesu akcjonariusza może się dokonać przez wprowadzenie pewnej bariery kosztowej dla udziału w e-WZ, np. przez ustalenie określonego wymagania sprzętowego czy łączenia się z urządzeniami służącymi do obsługi e-WZ za pomocą linii ISDN. Jest to decyzja, którą spółka musi podjąć świadomie, licząc się z kosztami.
Wprowadzenie bariery kosztowej spowoduje negatywną reakcję najdrobniejszych akcjonariuszy, gdy wprowadzenie wolnego dostępu z komputerów korzystających z łączy asynchronicznych (najpopularniejszy sposób szerokopasmowego łączenia się z siecią Internet) może sparaliżować przebieg drogiego w organizacji dla spółki e-WZ.
Dobre rady
- W przypadku awarii zawsze można skorzystać z instytucji przerwy w obradach e-WZ.
- Sprawdzić na próbę, jak działa e-WZ.
- Skorzystać ze szkoleń i próbnych e-WZ organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych czy Stowarzyszenie Emitentów Giełdowych.
