W minionym roku sektor publiczny udzielił ponad 206 tys. zamówień.
Chociaż są wykonawcy, którzy specjalizują się wyłącznie w wykonywaniu takich zleceń, część przedsiębiorców, zwłaszcza MŚP, z założenia nie startuje w przetargach, uznając, że nie są w stanie pokonać formalności z tym związanych.
Część odstraszają też warunki dotyczące doświadczenia. Zapominają jednak, że poza bardzo specyficznymi zleceniami w większości liczy się także doświadczenie zdobyte na rynku komercyjnym.
Przykład
Gmina ogłasza przetarg na remont budynku biblioteki. Wymaga, aby firmy składające oferty zrealizowały w ostatnich pięciu latach co najmniej dwie podobne inwestycje.
Nie oznacza to, że przedsiębiorca, który pierwszy raz będzie ubiegał się o zamówienie publiczne, jest na straconej pozycji. Może przedstawić referencje od prywatnych inwestorów, dla których wykonywał podobne prace.
Gdzie znaleźć ogłoszenie...
Przedsiębiorca, który chce pierwszy raz wystartować w przetargu, powinien zacząć od znalezienia interesującego go ogłoszenia. Na rynku lokalnym wystarczy udać się do siedziby zamawiającego (np. urząd gminy). Wszystkie ogłoszenia o zamówieniach muszą być w nim wywieszone.
Dużo mniej fatygi kosztuje skorzystanie z internetowego Biuletynu Zamówień Publicznych (można się do niego dostać z serwisu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych: www.uzp.gov.pl).
Publikowane są w nim wszystkie ogłoszenia o wartości poniżej tzw. progów unijnych (125 tys., 193 tys. lub 4,845 mln euro w zależności od rodzaju zamówienia i tego kto organizuje przetarg).
Wyszukiwarka pozwala znaleźć interesujące ogłoszenie np. pod kątem jego rodzaju czy miejsca. Od niedawna dostępny jest też system automatycznego powiadamiania o przetargach.
Dzięki niemu codziennie na skrzynkę e-mail przedsiębiorcy może dotrzeć spis nowych ogłoszeń przefiltrowany pod kątem określonych wcześniej kryteriów.
...i co z niego wynika
Już z ogłoszenia przedsiębiorca może zorientować się, czy zamówienie jest dla niego interesujące i czy będzie w stanie spełnić warunki udziału w postępowaniu.
Są w nim bowiem podane ogólne informacje o zamówieniu, skonkretyzowane warunki stawiane wykonawcom i wyliczone dokumenty, jakie trzeba złożyć, aby potwierdzić ich spełnienie.
Organizator przetargu nie ma prawa domagać się dowolnych zaświadczeń, a tylko tych, które są wymienione w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (DzU z 2009 r. nr 226, poz. 1817).
Lepiej z wyprzedzeniem
Firma, która chce wystartować w przetargu, powinna o tym pomyśleć wcześniej. Przy małych zamówieniach, a tymi najczęściej będą zainteresowani początkujący, wyznaczane są często minimalne terminy.
Przykładowo w przetargu nieograniczonym na usługi o wartości poniżej tzw. progów unijnych czas na złożenie oferty od opublikowania ogłoszenia może wynieść tylko siedem dni. W tym czasie trudno byłoby przedsiębiorcy zgromadzić wszystkie wymagane papiery. Dlatego o niektóre lepiej postarać się wcześniej.
Chodzi przede wszystkim o zaświadczenia z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami, zaświadczenia z ZUS (lub KRUS) o niezaleganiu z opłacaniem składek, informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) o niekaralności za niektóre rodzaje przestępstw.
Z KRK trzeba niekiedy wziąć dwa dokumenty. Pierwszy wystawiony na konkretną osobę z władz przedsiębiorstwa (np. prezesa zarządu czy indywidualnego przedsiębiorcę). Ma on potwierdzać niekaralność za przestępstwa wymienione w art. 24 ust. 1 prawa zamówień publicznych (np. przekupstwo, przestępstwa przeciwko środowisku).
Drugie zaświadczenie z KRK wystawiane jest na firmę. Chodzi o potwierdzenie, że nie nałożono na nią zakazu ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Dotyczy to tylko podmiotów zbiorowych (np. spółek).
Zdarza się jeszcze, że zamawiający żądają od indywidualnych zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Zgodnie z opinią UZP nie mają jednak do tego prawa, bo dokument taki nie potwierdza spełnienia warunków, nie przesądza również o wykluczeniu z przetargu. W związku z tym zamawiający nie ma prawa go żądać od osób fizycznych będących przedsiębiorcami. Może natomiast domagać się go po wyborze oferty a przed zawarciem umowy.
Ważność dokumentów
Dokumenty mogą posłużyć do startu w wielu przetargach. Do oferty nie trzeba bowiem dołączać oryginałów, wystarczą kopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez samego przedsiębiorcę.
Od rodzaju dokumentów zależy, jak długo będą honorowane. Informacje z KRK (zarówno te dotyczące niekaralności osób, jak i podmiotów zbiorowych) mogą być wystawione do sześciu miesięcy przed upływem terminu składania ofert (lub wniosków o udział w postępowaniu).
Podobnie jest z odpisami z rejestrów. Z kolei zaświadczenia z ZUS i urzędów skarbowych ważne są już tylko trzy miesiące.
Wiele dokumentów trzeba jednak przygotować pod kątem konkretnego przetargu, mają za zadanie potwierdzać spełnienie indywidualnie sformułowanych warunków.
Zamawiający mogą żądać m.in.
- koncesji, zezwolenia lub licencji,
- wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert,
- wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert,
- dokumentów potwierdzających należyte wykonanie umów (np. referencji),
- wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy,
- oświadczenia o wielkości średniego rocznego zatrudnienia,
- wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia,
- oświadczenia, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, mają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek ich posiadania,
- sprawozdania finansowego albo jego części,
- informacji z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca ma rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową,
- opłaconej polisy, a w razie jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej.
Nie zawsze w pojedynkę
Warunków nie trzeba spełniać samodzielnie. Przede wszystkim dlatego że przedsiębiorca może z zaprzyjaźnionymi firmami utworzyć konsorcjum. Wówczas potencjał wszystkich jego członków będzie się sumował.
Przykład
W przetargu na remont budynku biblioteki połączony z montażem windy dla niepełnosprawnych wymagane jest doświadczenie zarówno w pracach budowlanych, jak i w instalowaniu takich wind.
Firma budowlana dysponuje tylko tym pierwszym, przedsiębiorca specjalizujący się w specjalistycznych windach – tylko tym drugim.
Jeśli połączą siły i razem złożą ofertę, to spełnią warunki.
Innym sposobem, który od niedawna dopuszczają przepisy, jest posłużenie się potencjałem tzw. podmiotów trzecich. Firma, która np. nie dysponuje wymaganymi maszynami, może przedstawić zobowiązanie, w którym zaprzyjaźniony przedsiębiorca zapewni, że udostępni jej swoje urządzenia.
Przedsiębiorca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innego wykonawcy. Polskie przepisy nie pozwalają natomiast na posługiwanie się cudzym potencjałem ekonomicznym (np. osiąganie określonych przychodów).
Co wynika ze specyfikacji
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia to podstawowy dokument w każdym przetargu. O ile warunki muszą już wynikać z ogłoszenia, o tyle wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia są skonkretyzowane właśnie w specyfikacji.
Od wnikliwej analizy tego dokumentu zależy więc poprawność oferty. Musi ona zgadzać się z tym, czego wymaga zamawiający. Jeśli więc zamierza on kupić sprzęt o określonych parametrach, to nie można zaproponować innych.
Oferta niezgodna ze specyfikacją zostanie odrzucona. Przepisy pozwalają jedynie na poprawienie oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych i drobnych błędów, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty.
Uwaga na wadium
Jeśli dokumenty złożone przez przedsiębiorców są wadliwe lub któregoś z nich brakuje, zamawiający wzywa do uzupełnienia. Z jednej strony to szansa na naprawienie błędu. Z drugiej poważne niebezpieczeństwo.
Art. 46 ust. 4a prawa zamówień publicznych nakazuje zatrzymywać wadium, jeśli wykonawca nie uzupełni na wezwanie brakujących lub wadliwych dokumentów, chyba że nastąpi to z przyczyn nieleżących po jego stronie.
W praktyce bardzo trudno to udowodnić. Dlatego, jeśli przedsiębiorca nie ma pewności, czy spełnia warunki, powinien przemyśleć start w przetargu. Jeśli np. nie wykaże wymaganego doświadczenia i na wezwanie nie doniesie dokumentu, to może stracić wadium.
Zobacz cały poradnik:
Zobacz także:
Zamówienia publiczne » Oferty » Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków
