Zakaz łączenia funkcji w spółkach kapitałowej

Zakaz łączenia funkcji członka organu nadzoru z zajmowaniem niektórych stanowisk jest fundamentem autonomii organów spółek kapitałowych.

Z uwagi na szeroki zakres stanowisk, których zajmowanie nie może być łączone z wykonywaniem mandatu w radach nadzorczych spółek kapitałowych (lub komisjach rewizyjnych w spółkach z o.o.), precyzyjne określenie kręgu osób objętych zakazem z art. 214 i 387 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2000/DU2000Nr%2094poz1037a.asp]kodeksu spółek handlowych[/link] powoduje w praktyce spore wątpliwości.

Zgodnie z dyspozycją art. 214 § 1 oraz 387 § 1 k.s.h. [b]członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej[/b] (lub komisji rewizyjnej w spółce z o.o.).

Powyższy zakaz stosuje się również do osób bezpośrednio podlegających członkom zarządu lub likwidatorowi (por. art. 214 § 2 i art. 387 § 2 k.s.h.). O ile zastosowanie zakazu w stosunku do członków zarządu, prokurentów, likwidatorów w spółce akcyjnej lub w spółce z o.o. nie nastręcza wątpliwości, o tyle wobec pozostałych osób może powodować problemy praktyczne.

[srodtytul]Kierownik oddziału lub zakładu[/srodtytul]

Przywołane przepisy de facto nie różnicują oddziału od zakładu, a pod oboma pojęciami należy rozumieć wyodrębnione pod względem faktycznym (organizacyjnym i finansowym) jednostki organizacyjne spółki [b](zob. uchwała SN z 5 marca 1996 r., I PZP 2/96). [/b]

O tym, czy dany oddział lub zakład będzie jednostką organizacyjną w rozumieniu art. 214 § 1 i art. 387 § 1 k.s.h., nie decyduje np. samo ujawnienie oddziału w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub przyjęcie odpowiedniego schematu organizacyjnego w spółce, tylko faktyczna (rzeczywista) jego odrębność organizacyjna i finansowa.

Dlatego też zakaz łączenia stanowisk zastosowanie będzie miał do kierowników (dyrektorów) lub innych osób sprawujących faktyczny zarząd nad wyodrębnionymi w wyżej opisany sposób jednostkami organizacyjnymi spółki.

Co więcej, zakaz ten znajdzie zastosowanie również do zastępców zarządców oddziałów lub zakładów, jeśli z uwagi na długotrwałe przyczyny (np. choroba kierownika oddziału) faktycznie pełnić będą stale funkcję kierowniczą.

[srodtytul]Nie każdy prawnik[/srodtytul]

Pozornie zastosowanie wspomnianego zakazu w stosunku do radców prawnych i adwokatów nie powinno powodować trudności.

Trzeba jednak pamiętać, że samo uzyskanie uprawnień do wykonywania jednego z wyżej wymienionych zawodów, wpisanie na listę prowadzoną przez odpowiednią korporację zawodową oraz zatrudnienie przez spółkę nie oznacza, że zakaz zaczyna automatycznie obowiązywać.

Zatrudnienie w spółce powinno łączyć się bowiem z faktycznym wykonywaniem usług doradztwa prawnego na jej rzecz w sposób trwały, czyli taki, który powoduje, że pomiędzy radcą prawnym lub adwokatem a zarządem spółki powstaje stosunek faktycznej zależności (podporządkowania).

Wspomniane zatrudnienie – rozumiane szeroko – może następować na podstawie stosunku pracy (wyłącznie z radcą prawnym) lub na podstawie innej umowy (np. umowy-zlecenia lub umowy o świadczenie usług, zawartych przez spółkę z radcą prawnym lub adwokatem).

Istotne jest to, że zakaz nie obejmie radców prawnych lub adwokatów świadczących sporadyczne, nieregularne usługi prawne na rzecz spółki np. w ramach zastępstwa procesowego w pojedynczych sprawach sądowych.

[srodtytul]Kim jest główny księgowy[/srodtytul]

Brak legalnej definicji głównego księgowego w praktyce powodować może wątpliwości w ustaleniu, czy dana osoba odpowiadająca za kwestie finansowe w spółce jest objęta opisywanym zakazem łączenia funkcji.

Pomocne w tym zakresie jest orzecznictwo Sądu Najwyższego, w którym utarł się pogląd, że pod pojęciem głównego księgowego należy rozumieć osobę odpowiedzialną za prawidłowość operacji finansowych w spółce[b] (zob. wyrok SN z 17 listopada 1998 r., I PKN 305/98)[/b] czy też osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową spółki [b](zob. wyrok SN z 26 marca 2002 r., I PKN 933/00)[/b].

W praktyce nazwa zajmowanego stanowiska nie ma większego znaczenia, a o objęciu konkretnej osoby przedmiotowym zakazem decyduje zakres wykonywanych w spółce czynności, za które osoba ta ponosi odpowiedzialność wewnętrzną względem samej spółki, tudzież jej zarządu.

[srodtytul]Bezpośrednia podległość[/srodtytul]

W praktyce najwięcej wątpliwości budzi objęcie omawianym zakazem osób podlegających bezpośrednio członkowi zarządu albo likwidatorowi czy też całemu zarządowi in corpore.

W kręgu osób, które mogą być objęte zakazem z uwagi na „bezpośrednią podległość”, znajdują się zarówno takie, które łączy ze spółką umowa o pracę, jak i związane z nią na podstawie umów cywilnoprawnych, np. z umowy-zlecenia lub umowy agencyjnej.

Zasadnicze wątpliwości dotyczą tego, kiedy w rzeczywistości mamy do czynienia z ową „bezpośredniością podlegania”. Pomocny w tym zakresie może okazać się regulamin organizacyjny spółki, regulamin pracy lub inny akt regulujący stosunki organizacyjne w spółce.

Jednak sama ich treść nie decyduje jeszcze o „bezpośrednim podleganiu”, bowiem w tym zakresie przesądzające znaczenia mają rzeczywiste relacje panujące w spółce. „Bezpośredniość podlegania” zazwyczaj ma miejsce wtedy, gdy dana osoba w sposób ciągły wykonuje bezpośrednie polecenia członka zarządu (lub całego zarządu) albo likwidatora.

Możliwa jest także sytuacja, gdy mandat osoby, która dotychczas pełniła funkcję członka organu nadzoru i nie podlegała bezpośrednio członkowi zarządu, całemu zarządowi albo likwidatorowi, wygasł w wyniku przeprowadzanych zmian organizacyjnych w spółce, polegających na podporządkowaniu takiej osoby wyżej wspomnianym osobom lub gremium.

[srodtytul]Zarząd i likwidatorzy[/srodtytul]

Zgodnie z treścią art. 214 § 3 i art. 387 § 3 k.s.h. omawianym zakazem objęci są również członkowie zarządu i likwidatorzy spółki zależnej. Powód tego jest prosty: podlegają oni bezpośrednio zarządowi spółki dominującej.

Dyspozycja art. 214 § 3 i art. 387 § 3 k.s.h. dotyczy zakazu pełnienia przez członków zarządu i likwidatorów spółki zależnej funkcji członków rady nadzorczej w spółce dominującej. Natomiast powyższe przepisy nie zakazują pełnienia funkcji w radach nadzorczych spółek zależnych przez zarządców spółek dominujących.

[ramka][b]Mandat wygasa automatycznie[/b]

Naruszenie opisanego zakazu skutkuje nieważnością uchwały powołującej do rady nadzorczej (lub komisji rewizyjnej w spółce z o.o.) osobę zajmującą jedno z opisanych wyżej stanowisk. Natomiast w przypadku objęcia przez członka organu nadzoru „zakazanego” stanowiska w trakcie pełnienia funkcji automatycznie wygaśnie sprawowany przez niego mandat.

Co najważniejsze z punktu widzenia działalności spółki: nieważność powołania danej osoby do rady nadzorczej (lub komisji rewizyjnej w spółce z o.o.) i wygaśnięcie jej mandatu w trakcie kadencji powoduje, że dalszy jej udział w pracach wspomnianych wyżej organów, w tym w podejmowaniu przez nie uchwał, traktowany jest jako niebyły.

Jeżeli okoliczności te powodują naruszenie zasad podejmowania uchwał przez organy nadzoru (np. brak wymaganej większości głosów lub obecności podczas głosowania odpowiedniego kworum), to uchwały te są nieważne.