[b]W artykułach [link=http://www.rp.pl/artykul/56644,579431-Pracownik-nie-skopiuje-swojej-dokumentacji.html]Zatrudniony nie skopiuje pracowniczej dokumentacji[/link] i [link=http://www.rp.pl/artykul/389739.html]Bez pisemnego dowodu, ile czasu pracował podwładny, trudno wygrać w sądzie[/link] czytałem, że pracownikowi walczącemu w sądzie o wynagrodzenie za nadgodziny nie trzeba udostępniać ksero ewidencji czasu pracy, bo kodeks pracy przesądza, że tego typu dokumenty należy udostępnić na żądanie pracownika, ale tylko do wglądu.

A jak jest z inną dokumentacją pracowniczą, która znajduje się w teczce osobowej zatrudnionego. Czy można w niej trzymać anonimy i skargi kolegów na podwładnego i czy zatrudniony może zajrzeć do swojej teczki osobowej w każdej chwili? [/b]– pyta czytelnik.

[srodtytul]W roli administratora[/srodtytul]

Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Taki obowiązek wynika z art. 94 pkt 9a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link], a szczegółowe zasady z nim związane reguluje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F94A5DF29FD2848380E02B4B6E96E519?id=73963]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.[/link], dalej rozporządzenie).

Niestety, jego przepisy nie precyzują, w jakich okolicznościach, na jakich zasadach i czy w ogóle teczkę pracownikowi trzeba pokazać. Mimo to większość ekspertów jest zdania, że takiego uprawnienia zatrudnionemu odebrać nie wolno. No chyba że są w niej pisma opracowane przez osoby trzecie i na dodatek tych osób dotyczące. Wtedy zgodności w poglądach już nie ma, bo w grę wchodzi ochrona dóbr i danych osobistych.

[b]– Pracownik ma prawo wglądu do swojej teczki osobowej i może żądać od pracodawcy takich dokumentów jak anonimy czy skargi osób trzecich. Pytanie tylko, czy wolno je w aktach osobowych gromadzić[/b] – mówi Marcin Wojewódka, radca prawny Wojewódka i Wspólnicy Kancelarii Prawa Pracy.

Jego zdaniem wskazany w rozporządzeniu [b]katalog rodzajów dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach, jest zamknięty i[/b] jego zdaniem [b]takie dokumenty jak anonimy czy skargi nie powinny się w aktach znajdować[/b].

– Wyjątek: gdy np. skarga osoby trzeciej była podstawą do nałożenia na pracownika kary porządkowej. Wtedy można takie pismo zakwalifikować jako wskazany w treści rozporządzenia dokument związany z wymierzeniem tej kary. Jednakże w takim wypadku dokument ten powinien zostać usunięty w odpowiednim czasie wraz z dokumentem potwierdzającym nałożenie kary porządkowej – dodaje mecenas Wojewódka.

[srodtytul]Paszkwile pod lupą[/srodtytul]

Innego zdania jest Patrycja Zawirska, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy. Uważa, że [b]pracodawca ma prawo gromadzić skargi (w tym anonimowe) w aktach pracowniczych, ale pod warunkiem że dotyczą niewywiązywania lub nienależytego wywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków[/b].

Prawniczka przywołuje [b]wyrok Sądu Najwyższego z 10 października 2003 r. (I PK 295/02).[/b] Dodaje jednak, że kwestią bardziej skomplikowaną jest zagwarantowanie zatrudnionemu dostępu do treści tych anonimów.

– Z uwagi na ochronę danych osobowych i dóbr osobistych osób zgłaszających zastrzeżenia do podwładnego szef może odmówić okazania w szczególności tych fragmentów, które umożliwiają identyfikację informatorów lub które nie dotyczą wyłącznie pracownika. Zatrudniony ma natomiast prawo znać zasadniczą treść stawianych mu zarzutów – przekonuje Patrycja Zawirska.

[srodtytul]Co w teczce[/srodtytul]

Akta osobowe pracownika obejmują trzy części:

[b]A[/b] – związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

[b]B[/b] – dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

[b]C[/b] – obejmujące ustanie zatrudnienia.

Pracodawca musi je ponumerować, a akta ułożyć w porządku chronologicznym. Dokumenty musi zebrać w spis treści. I nie może to być jeden spis treści dla wszystkich części akt osobowych. Każda musi mieć odrębny wykaz dokumentów. Tak stanowi z § 6 ust. 3 rozporządzenia. Dokumentacja składa się z kopii lub odpisów na podstawie oryginałów.

Oprócz standardowej dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca prowadzi kartę ewidencji czasu pracy, imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych oraz dodatkowo kartę ewidencyjną przydziału odzieży, obuwia roboczego i innych środków ochrony indywidualnej.

Ponadto pracodawca przechowuje dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych. Zgodnie z art. 125a [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=5C6783DA5A1AB514A3D6DC857BA499F7?id=324468]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.)[/link] są to listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, według których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty.

[ramka][b]Komentuje Piotr Wojciechowski, ekspert prawa pracy prowadzący własną kancelarię[/b]

Prawo wglądu do akt pracowniczych daje zatrudnionemu [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=20E3CE638D77AED2713A6E006AB1AE62?id=166335]ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link].

Akta osobowe są zbiorem danych, a każda osoba, której te dane dotyczą, ma prawo do kontroli ich przetwarzania, w tym m.in. do żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Według mnie część B katalogu akt osobowych nie jest zamknięta i w związku z tym można w niej przetrzymywać takie dokumenty jak skargi, donosy czy anonimy. Jest tylko wątpliwość, czy ze względu na ochronę danych osobowych i dóbr osobistych osób, które te dokumenty opracowały, wolno je udostępniać zatrudnionemu.

Tak jak wspomniałem na początku, ustawa o ochronie danych osobowych określa prawa osoby, której dane dotyczą, dlatego skłaniałbym się ku poglądowi, że skargi i donosy trzeba pokazać pracownikowi w takim zakresie, w jakim jego osoba jest przedmiotem zawartych w nich informacji.[/ramka]

[ramka] [b] Czytaj [link=http://www.rp.pl/temat/56521.html]więcej o dokumentacji pracowniczej[/link][/b][/ramka]