Przepisy nakazują opisywanie przedmiotu zamówienia „w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty”. Z tego też powodu są to dokumenty szalenie skomplikowane, nierzadko liczone w setkach stron.

Nietrudno więc o popełnienie w nich błędu czy przeoczenie czegoś. Dlatego też ustawodawca dał wykonawcom [b]specjalne uprawnienie – możliwość zadawania pytań do specyfikacji. W ub.r. uznał jednak, że jest ono nadużywane i służy przeciąganiu przetargów[/b].

Dlatego też tzw. [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=333883]mała nowelizacja prawa zamówień publicznych (DzU nr 206, poz. 1591)[/link] skróciła terminy do zadawania pytań. Weszła ona w życie 22 grudnia 2009 r.

[srodtytul]Trzeba się spieszyć[/srodtytul]

Zgodnie z nowymi przepisami,[b] jeśli firma chce mieć pewność, że zamawiający odpowie na jej pytania, powinna je zadać „nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert”[/b] (art. 38 ust. 1).

Jeśli nie zdąży w tym terminie, zamawiający może, ale nie musi, udzielić mu wyjaśnień.

Odpowiedzi są udzielane nie później niż na:

- sześć dni przed upływem terminu składania ofert,

- cztery dni przed upływem terminu składania ofert – w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

- dwa dni przed upływem terminu składania ofert – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż tzw. progi unijne.

[srodtytul]Poniżej progów unijnych... [/srodtytul]

O tym, ile w praktyce czasu mają przedsiębiorcy, przesądza termin składania ofert. Wyznacza go zamawiający, ale musi przestrzegać terminów minimalnych, jakie narzuca ustawa.

Zgodnie z nią w przetargu nieograniczonym o wartości niższej niż tzw. progi unijne (125 tys., 193 tys. lub 4,845 mln euro) termin na składanie ofert nie może być krótszy niż:

- siedem dni – przy zamówieniu na dostawy lub usługi,

- 14 dni – przy robotach budowlanych.

Liczony jest od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wniosek o wyjaśnienia treści specyfikacji musi być złożony do upłynięcia połowy tego terminu.

[ramka][b]Przykład[/b]

W małym przetargu na usługi zamawiający wyznaczył minimalny, czyli siedmiodniowy termin składania ofert.

Połowa to trzy i pół dnia. Jednak zgodnie z przepisem przedsiębiorca ma czas do końca dnia. Musi więc zadać pytanie do końca czwartego dnia.[/ramka]

[srodtytul]...i przy droższych przetargach[/srodtytul]

Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub wyższa od progów unijnych, terminy na składanie ofert w przetargu nieograniczonym nie mogą być krótsze niż:

- 40 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich drogą elektroniczną,

- 47 dni – od dnia przekazania ogłoszenia w inny sposób.

Różnica między tańszymi zamówieniami jest zasadnicza. Poniżej progów unijnych termin jest liczony od dnia ukazania się ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Przy droższych, od dnia przekazania ogłoszenia, a nie jego publikacji. Tak więc termin już biegnie, chociaż przedsiębiorcy jeszcze nie znają specyfikacji.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zamawiający wyznaczył 40-dniowy termin składania ofert.

Przedsiębiorca musi zadać pytanie do końca 20. dnia liczonego od dnia przekazania ogłoszenia.

Jeśli zrobi to później, udzielenie odpowiedzi będzie jedynie dobrą wolą, a nie obowiązkiem organizatora przetargu.[/ramka]

[srodtytul]Termin biegnie, a dokumentów nie ma[/srodtytul]

Ogłoszenia przesyłane drogą elektroniczną są publikowane bardzo szybko. Gorzej, gdy zamawiający wysyła je zwykłym listem.

Nierzadko dotarcie takiej przesyłki zajmuje kilka dni.

W tym czasie termin na składanie pytań już biegnie, co jest absurdem, bo jak można zadawać pytania do treści specyfikacji, której jeszcze nie widziało się na oczy. Zgodnie z przepisami specyfikacja jest publikowana na stronie internetowej dopiero w momencie ukazania się ogłoszenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

W przetargu o wartości wyższej niż progi unijne zamawiający przesłał ogłoszenie Urzędowi

Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich listem. Dotarł on po ośmiu dniach i dopiero wówczas zostało opublikowane ogłoszenie, a później specyfikacja.

Na zadanie pytań firma ma czas do końca 24. dnia liczonego od przesłania ogłoszenia, a nie od dnia ukazania się specyfikacji.[/ramka]

[srodtytul]Co już zostało wyjaśnione[/srodtytul]

Czasem zdarza się, że wyjaśnienia udzielane przez zamawiającego nie rozwiewają wszystkich wątpliwości przedsiębiorców. Mogą oni zadać dodatkowe pytania.

Zamawiający nie ma jednak obowiązku odpowiedzieć na nie. Zgodnie z art. 38 ust. 1a pzp jeśli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może pozostawić go bez rozpoznania (choć może również odpowiedzieć).

[srodtytul]Gdy rachuba wypada w niedzielę[/srodtytul]

Może zdarzyć się tak, że czas na zadawanie pytań upływa w niedzielę. Przepisy[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=247401] prawa zamówień publicznych[/link] nie wyjaśniają, co zrobić w tej sytuacji.

Dlatego też należy odwołać się do [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego.[/link]

Zgodnie z art. 115 k.c. „jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego”. [b]Gdy więc termin upływa w niedzielę, przedsiębiorcy mogą przesłać pytania w poniedziałek.[/b]

[b]Uwaga![/b] Sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Jeśli więc termin na zadawanie pytań upływa w sobotę, a nie ma jak dostarczyć pisma tego dnia, bo urząd jest zamknięty, to w praktyce przedsiębiorcy muszą to uczynić w piątek.

[ramka][b]Jak prawidłowo doręczyć wniosek[/b]

Przy zadawaniu pytań obowiązują zasady określone w art. 27 prawa zamówień publicznych.

Zgodnie z nimi wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Jak widać, wybór formy komunikacji zależy od zamawiającego.

Jeśli organizator przetargu pozwoli wyłącznie na formę pisemną, to pytania muszą być zadane właśnie na piśmie (np. przesłane listem poleconym lub doręczone osobiście). W takiej sytuacji przedsiębiorca musi zdążyć w godzinach pracy urzędu – później po prostu nie będzie miał komu przekazać swojego wniosku o wyjaśnienia.

Jeśli zamawiający zgadza się na przesyłanie pytań faksem lub e-mailem, firmy mogą to robić aż do godziny 24. Nie ma znaczenia, kiedy urzędnik przeczyta takie pismo. Ważne, by trafiło do niego przed północą.[/ramka]

[ramka][b] [link=http://www.rp.pl/temat/417911.html]Zobacz, co się zmienia w przetargach w 2010 r.[/link][/b][/ramka]