Szef zapłaci za niewłaściwe prowadzenie akt

Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik wskutek niewłaściwego prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych nie może uzyskać świadczeń emerytalnych lub rentowych lub uzyskuje je w zaniżonej wysokości.

Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy bowiem prowadzenie akt osobowych pracownika. Obowiązek ten wynika jednoznacznie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy (k.p.), w myśl którego pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

[srodtytul]Detale w rozporządzeniu...[/srodtytul]

Uszczegółowienie tego obowiązku zawierają przepisy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62 poz. 286 ze zm.)[/link], gdzie dokładnie określono, w jaki sposób mają być prowadzone akta osobowe pracowników. Obowiązek prowadzenia akt osobowych, tak jak wszystkie inne, powinien być wykonywany przez pracodawcę w sposób prawidłowy. Natomiast, jeżeli zaniedbałby on prawidłowego prowadzenia akt osobowych i nie obejmowałyby one wszystkich dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy i przebiegu pracy lub nie wynikał z nich rodzaj pracy faktycznie wykonywanej, to może to skutkować jego odpowiedzialnością odszkodowawczą.

[srodtytul]... i kodeksie cywilnym[/srodtytul]

Jeżeli bowiem w rezultacie zawinionego przez pracodawcę uchybienia obowiązkowi prowadzenia akt osobowych pracownik poniósłby szkodę (np. odmówiono by mu przyznania świadczeń z ubezpieczenia społecznego lub przyznano świadczenie w niższej wysokości), to wówczas mógłby on dochodzić od swego pracodawcy zapłaty odszkodowania. Tak też wskazywał [b]Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 2004 r. (II PK 36/04)[/b], stwierdzając, że podstawę odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a k.p.), stanowi art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p.

Oznacza to, że pracownik może na podstawie odpowiednio stosowanych tu przepisów kodeksu cywilnego o odpowiedzialności kontraktowej dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody powstałej wskutek wadliwego prowadzenia przez niego akt osobowych. Oczywiście musiałby on wykazać naruszenie przez pracodawcę obowiązku prawidłowego prowadzenia akt osobowych, fakt powstania z tego tytułu szkody oraz jej wysokość, a także związek przyczynowo-skutkowy między zaistniałą szkodą a naruszeniem obowiązku przez pracodawcę.

[ramka][b]GPP przykład[/b]

Grzegorz D. w okresie od 5 maja 1975 r. do 26 września 2003 r. był zatrudniony w spółce X.

Po trzech latach od zakończenia stosunku pracy Grzegorz D. domagał się wydania od spółki X świadectwa wykonywania pracy w warunkach szczególnych. Ta jednak odmówiła, podnosząc, że brak jest dokumentów potwierdzających okoliczność świadczenia przez niego pracy w warunkach szczególnych. Z powodu braku tego dokumentu ZUS odmówił mu prawa do emerytury. Grzegorz D. wystąpił wówczas do sądu pracy z roszczeniem o ustalenie pracy w warunkach szczególnych. Sąd pracy po przeprowadzeniu postępowania dowodowego uwzględnił jego żądanie. Po uprawomocnieniu się wyroku spółka X wydała Grzegorzowi D. zaświadczenia o pracy w warunkach szczególnych.

Na podstawie tego dokumentu otrzymał on emeryturę. Wówczas wystąpił z pozwem do sądu, domagając się zasądzenia odszkodowania od spółki X. Wskazywał w nim, że poniósł szkodę w postaci odmowy wypłaty emerytury, ponieważ nie otrzymał po ustaniu stosunku pracy świadectwa wykonywania pracy w warunkach szczególnych. Świadczenie to uzyskał dopiero po zakończeniu postępowania sądowego ustalającego, że pracował w warunkach szczególnych. Sąd uznał, że wskutek niedopełnienia przez spółkę X obowiązku należytego prowadzenia akt osobowych, a następnie niewydania zaświadczenia o pracy w warunkach szczególnych, Grzegorz D. nie otrzymał emerytury, przez co doznał szkody majątkowej. Dlatego też sąd zasądził na jego rzecz odszkodowanie w kwocie 8100 zł, stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą emerytury a zasiłkiem dla bezrobotnych, który otrzymywał przez ten czas.[/ramka]