Jazdy lokalne, popularnie zwane jazdami po mieście, to wyjazdy pracowników w celach służbowych w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przykładowo firma ma siedzibę główną, kilka oddziałów, dzierżawi też magazyny handlowe. Wszystkie budynki znajdują się co prawda na terenie Warszawy, ale położone są w różnych dzielnicach. Odległości są spore – bo magazyn na Białołęce od punktu sprzedaży na Ursynowie dzieli ponad 30 km.
Pracownik administracji wykonując zlecone przez szefa zadania, codziennie pokonuje te odległości. Zajeżdża też na pocztę i do urzędu skarbowego. Odwiedza ponadto biuro rachunkowe oraz kancelarię prawną, które obsługują przedsiębiorcę. Te dwa ostatnie podmioty działają na Bemowie. Pracownik musi się zatem sporo najeździć w obowiązujących go godzinach pracy. Miejscem pracy podwładnego jest Warszawa i województwo mazowieckie. Tak ma wpisane w angażu. Takie codzienne wyjazdy nie są jazdami zamiejscowymi, czyli podróżami służbowymi, które są rozliczane na odrębnych zasadach.
[srodtytul]Potrzebna będzie umowa[/srodtytul]
Jeśli praca wymaga stałego lub bardzo częstego wykonywania jazd lokalnych, taksówka nie jest opłacalna. Podróż autobusem czy innym publicznym środkiem transportu może okazać się zbyt długa, może także wymagać licznych przesiadek. A gdy w grę wchodzi jeszcze przewożenie pakunków czy drogiego sprzętu komputerowego, jedynym rozwiązaniem stanie się służbowy albo prywatny środek transportu – przeważnie samochód. Jeśli chodzi o ten ostatni, to od razu wyjaśniam, że nie musi to być auto, którego właścicielem jest pracownik. Równie dobrze samochód może należeć do małżonka czy innego członka rodziny bądź przyjaciela osoby zatrudnionej. Środek transportu może być użyczony, wypożyczony czy wyleasingowany. Ważne jest to, że nie należy do pracodawcy.
Kiedy zatem pracownik do jazd po mieście korzysta ze swojego prywatnego samochodu, będzie mu przysługiwał zwrot kosztów używania go na potrzeby firmy, jednak pod określonymi warunkami. Ich spełnienie pozwala np. na właściwe zakwalifikowanie pod względem podatkowym wypłacanych pracownikowi należności, a co za tym idzie – zaliczenie ich w koszty podatkowe firmy i właściwe rozliczenie z ZUS. Pracodawca może bowiem zwracać pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu w jazdach po mieście, stosując:
- miesięczny ryczałt pieniężny lub
- tzw. kilometrówkę, czyli rozliczanie faktycznie przejechanych kilometrów – przy zastosowaniu obowiązującej stawki za km przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów takiego używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jej stronami są pracodawca i pracownik. Przedmiotem umowy jest używanie pojazdu do celów służbowych. Wymóg ten wynika z przepisów [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=164348]rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271 ze zm.; dalej jako rozporządzenie)[/link]. Mówi o tym § 1 ust. 1 rozporządzenia.
[srodtytul]Gdy płacimy miesięczny ryczałt[/srodtytul]
Rozliczając się z pracownikiem, pracodawca może ustalić stały miesięczny ryczałt pieniężny za wykonywane jazdy lokalne, niezależnie od faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. W efekcie podwładny może pokonać mniej lub więcej kilometrów, niż to uzgodnił w umowie z pracodawcą, a co do zasady otrzyma stałą, znaną z góry kwotę.
W przypadku rozliczania się z pracownikiem za jazdy lokalne w formie ryczałtu pieniężnego pracodawca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwot wypłaconego ryczałtu stanowiącego nadwyżkę ponad limit wymieniony w § 3 ust. 2 rozporządzenia. Taki limit, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, co do zasady nie może przekroczyć:
- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Limit ten dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km. Natomiast dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej, może także zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.
[srodtytul]Jak wyliczamy[/srodtytul]
Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu, o której mowa w § 2 rozporządzenia i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Zgodnie z tym będzie to:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej
silnika do 900 cm sześc.
– 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.
– 0,8358 zł,
2) dla motocykla – 0,2302 zł,
3) dla motoroweru – 0,1382 zł.
[srodtytul]Gdy pracownik chorował[/srodtytul]
Kwotę ustalonego ryczałtu pracodawca zmniejsza o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (np. pojazd był w tym czasie w naprawie lub na przeglądzie). Mówi o tym § 4 ust. 2 rozporządzenia.
Dlatego pracownik poza tym, że musi mieć z pracodawcą umowę o używanie samochodu prywatnego, powinien także składać pracodawcy oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno m.in. określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
[ramka][b]GPP>przykład[/b]
Pracownik zatrudniony w małej miejscowości
(do 100 tys. mieszkańców) otrzymuje ryczałt pieniężny za samochód mający pojemność silnika 900 cm sześc. w wysokości 156,42 zł
(300 km x 0,5214 zł).
W styczniu odbył pociągiem zagraniczną podróż służbową, która trwała 3 dni robocze. Za czas
delegacji pracodawca wypłacił mu należności zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Jaki zatem ryczał przysługuje podwładnemu za ten miesiąc? Trzeba go odpowiednio obniżyć.
Aby zmniejszyć kwotę ryczałtu, należy ją zatem najpierw pomnożyć o 1/22156,42 zł x 1/22 = 7,11 zł (tyle wynosi kwota ryczałtu za każdy dzień używania auta).
Następnie otrzymaną kwotę pomnożyć przez 3 dni delegacji zagranicznej
7,11 zł x 3 dni = 21,33 zł.
Wynik ten należy odjąć od kwoty ryczałtu za dany miesiąc, czyli: 156,42 zł – 21,33 zł = 125,09 zł.Taką kwotę ryczałtu brutto w styczniu pracownik dostanie za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych. Pracodawca potrąci z niej jeszcze zaliczkę na podatek dochodowy.[/ramka]
Jeśli jazdy lokalne ma wykonywać osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu, to kwota ryczałtu także powinna zostać odpowiednio pomniejszona o liczbę dni roboczych, w które pracownik ten nie dysponuje pojazdem do celów służbowych.
[ramka][b]GPP>przykład[/b]
Pracownikowi przyznano na podstawie umowy limit kilometrów w jazdach lokalnych w wysokości 500 km
ze stawką za km przebiegu w wysokości 0,8358 zł.Jak prawidłowo obliczyć w lutym 2009 r. ryczałt samochodowy pracownikowi, który jest zatrudniony w firmie na 1/2 etatu i pracuje 3 dni w tygodniu (od poniedziałku do środy)?
Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych oblicza się, mnożąc stawkę za km przebiegu przez miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. W analizowanym przypadku będzie to 0,8358 zł x 500 km
= 417,90 zł. Następnie kwotę ryczałtu należy w każdym miesiącu pomniejszyć o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
W tym przypadku pracownik świadczy pracę tylko
3 dni w tygodniu, w związku z tym w każdym miesiącu należy pracownikowi obniżyć ryczałt samochodowy o 1/22 x liczba dni roboczych, które ze względu na wymiar etatu będą dla niego wolne od pracy. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu wykonuje zadania przez
3 dni w tygodniu od poniedziałku do środy. Obliczając zatem dla tej osoby ryczałt, należy:
- od stawki 417,90 odjąć 1/22 tej stawki za każdy z 8 dni roboczych, w które pracownik nie świadczył pracy (tj. czwartki i piątki: 5 – 6, 12 – 13, 19 – 20, 26 – 27 lutego 2009 r.)
- 417,90 zł x 1/22 = 19 zł (kwota ryczałtu należna za każdy dzień używania samochodu),
- [417,90 zł – (8 dni x 19 zł)] = 417,90 zł – 152 zł (kwota za czwartki i piątki nieświadczenia pracy)
= 265,90 zł.
Kwota 265,90 to ryczałt brutto pracownika za dni robocze, które zatrudniony na niepełen etat przepracuje w lutym 2009 r. Od kwoty tej pracodawca odejmie jeszcze zaliczkę na podatek dochodowy.
Trzeba jednak pamiętać, że wyliczenia te oparte są na założeniu, że we wszystkie dni robocze lutego 2009 r. zatrudniony był zdrowy, nie wyjeżdżał w trwające ponad 8 godzin delegacje ani nie korzystał z urlopów bądź innych zwolnień od pracy. Gdyby jednak ta sama osoba np. 2 lutego (poniedziałek) skorzystała z urlopu na żądanie, to obliczoną wcześniej kwotę ryczałtu należy pomniejszyć o jeszcze jeden dzień roboczy, czyli o 19 zł. Wtedy do zapłaty za cały miesiąc zostanie brutto 246,60 zł (265,90 zł – 19 zł).[/ramka]
[srodtytul]Przejechane kilometry[/srodtytul]
Jeszcze inną możliwością rozliczania się z pracownikiem za odbywane jazdy lokalne jest uzgodnienie, że nastąpi refundacja poniesionych kosztów za faktycznie przejechane kilometry. W tej sytuacji pracownik będzie zobowiązany do przedstawienia pracodawcy szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu z wyszczególnieniem wykonanych jazd (data wyjazdu, cel wyjazdu, skąd – dokąd jechano, ilość faktycznie przejechanych kilometrów). Prowadzenie ewidencji ma też znaczenie dla ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Kwota będąca iloczynem rzeczywiście przejechanych kilometrów i ustalonej w umowie stawki za kilometr nie powinna przekraczać kwot podanych w rozporządzeniu. Jeśli pracodawca wypłaca wyższe stawki, musi pamiętać o konsekwencjach podatkowych takiej decyzji. Nadwyżka kwoty ponad limit, wynikający z iloczynu przejechanych kilometrów i obowiązującej w rozporządzeniu stawki za kilometr przebiegu, nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodu. Od nadwyżki zostanie także naliczony ZUS.
Przy rozliczeniach za kilometrówkę tak samo jak wówczas, gdy pracodawca wypłaca ryczałt, pracownik składa oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
[srodtytul]Bez ZUS[/srodtytul]
Co do zasady kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania pojazdów prywatnych do celów służbowych na potrzeby jazd lokalnych stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy i zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT jako takie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to zarówno wypłacanych przez pracodawcę miesięcznych ryczałtów pieniężnych, jak i refundacji kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, według kilometrówki.
Należności te mieszcząc się w obowiązujących limitach, nie podlegają oskładkowaniu. Tak bowiem wynika bezpośrednio z § 2 ust. 1 pkt 13 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link].
[ramka][b]Co wpisać w umowie o używanie prywatnego pojazdu [/b]
W umowie z pracownikiem trzeba ująć takie elementy jak: rodzaj pojazdu i jego dane, obszar wyjazdów (np. dana gmina lub miasto), stawkę za km przebiegu, limit kilometrów.Przepisy nie wymagają, aby umowa została zawarta na piśmie. Może być więc ustna. Jednak dla celów dowodowych powinno się ją spisać. Może się przydać w przypadku wątpliwości dotyczących rozliczeń pomiędzy stronami oraz w sporach pracodawcy z fiskusem. [/ramka]
[ramka][b]Podróż służbowa prywatnym środkiem transportu[/b]
Pracownik może nie tylko wykorzystywać swój samochód do jazd lokalnych, ale także i do delegacji. Również i tu powinien mieć zgodę szefa na eksploatację prywatnego auta co celów służbowych. Przełożony nie może sam nakazać mu skorzystania z takiego środka transportu. Strony powinny zawrzeć także stosowną umowę w tym zakresie. Wśród jej postanowień muszą znaleźć się uzgodnienia dotyczące zwrotu poniesionych kosztów. Obliczeń dokonuje się przez pomnożenie przebytych kilometrów i stawki za km przebiegu – ustala ją pracodawca. Stawka nie może być wyższa niż podana w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Jeśli więc pracownik przejedzie prywatnym pojazdem o pojemności 1800 cm sześc. 300 km, a pracodawca dokonuje rozliczeń na podstawie stawki z rozporządzenia, to delegowanemu podwładnemu wypłaci kwotę wynoszącą 250,74 zł (300 km x 0,8358 zł).
[b]Uwaga![/b] Zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu na potrzeby delegacji jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
Nie potrąca się też z niego składek na ubezpieczenia społeczne zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.
w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Takie zwolnienia od podatku i ZUS odbywają się pod warunkiem, że wypłacona kwota nie przekracza wielkości wynikającej z przemnożenia rozporządzeniowej stawki za km z liczbą faktycznie przejechanych kilometrów. [/ramka]