W styczniu odbył pociągiem zagraniczną podróż służbową, która trwała 3 dni robocze. Za czas
delegacji pracodawca wypłacił mu należności zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Jaki zatem ryczał przysługuje podwładnemu za ten miesiąc? Trzeba go odpowiednio obniżyć.
Aby zmniejszyć kwotę ryczałtu, należy ją zatem najpierw pomnożyć o 1/22156,42 zł x 1/22 = 7,11 zł (tyle wynosi kwota ryczałtu za każdy dzień używania auta).
Następnie otrzymaną kwotę pomnożyć przez 3 dni delegacji zagranicznej
7,11 zł x 3 dni = 21,33 zł.
Wynik ten należy odjąć od kwoty ryczałtu za dany miesiąc, czyli: 156,42 zł – 21,33 zł = 125,09 zł.Taką kwotę ryczałtu brutto w styczniu pracownik dostanie za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych. Pracodawca potrąci z niej jeszcze zaliczkę na podatek dochodowy.[/ramka]
Jeśli jazdy lokalne ma wykonywać osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu, to kwota ryczałtu także powinna zostać odpowiednio pomniejszona o liczbę dni roboczych, w które pracownik ten nie dysponuje pojazdem do celów służbowych.
[ramka][b]GPP>przykład[/b]
Pracownikowi przyznano na podstawie umowy limit kilometrów w jazdach lokalnych w wysokości 500 km
ze stawką za km przebiegu w wysokości 0,8358 zł.Jak prawidłowo obliczyć w lutym 2009 r. ryczałt samochodowy pracownikowi, który jest zatrudniony w firmie na 1/2 etatu i pracuje 3 dni w tygodniu (od poniedziałku do środy)?
Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych oblicza się, mnożąc stawkę za km przebiegu przez miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. W analizowanym przypadku będzie to 0,8358 zł x 500 km
= 417,90 zł. Następnie kwotę ryczałtu należy w każdym miesiącu pomniejszyć o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
W tym przypadku pracownik świadczy pracę tylko
3 dni w tygodniu, w związku z tym w każdym miesiącu należy pracownikowi obniżyć ryczałt samochodowy o 1/22 x liczba dni roboczych, które ze względu na wymiar etatu będą dla niego wolne od pracy. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu wykonuje zadania przez
3 dni w tygodniu od poniedziałku do środy. Obliczając zatem dla tej osoby ryczałt, należy:
- od stawki 417,90 odjąć 1/22 tej stawki za każdy z 8 dni roboczych, w które pracownik nie świadczył pracy (tj. czwartki i piątki: 5 – 6, 12 – 13, 19 – 20, 26 – 27 lutego 2009 r.)
- 417,90 zł x 1/22 = 19 zł (kwota ryczałtu należna za każdy dzień używania samochodu),
- [417,90 zł – (8 dni x 19 zł)] = 417,90 zł – 152 zł (kwota za czwartki i piątki nieświadczenia pracy)
= 265,90 zł.
Kwota 265,90 to ryczałt brutto pracownika za dni robocze, które zatrudniony na niepełen etat przepracuje w lutym 2009 r. Od kwoty tej pracodawca odejmie jeszcze zaliczkę na podatek dochodowy.
Trzeba jednak pamiętać, że wyliczenia te oparte są na założeniu, że we wszystkie dni robocze lutego 2009 r. zatrudniony był zdrowy, nie wyjeżdżał w trwające ponad 8 godzin delegacje ani nie korzystał z urlopów bądź innych zwolnień od pracy. Gdyby jednak ta sama osoba np. 2 lutego (poniedziałek) skorzystała z urlopu na żądanie, to obliczoną wcześniej kwotę ryczałtu należy pomniejszyć o jeszcze jeden dzień roboczy, czyli o 19 zł. Wtedy do zapłaty za cały miesiąc zostanie brutto 246,60 zł (265,90 zł – 19 zł).[/ramka]
[srodtytul]Przejechane kilometry[/srodtytul]
Jeszcze inną możliwością rozliczania się z pracownikiem za odbywane jazdy lokalne jest uzgodnienie, że nastąpi refundacja poniesionych kosztów za faktycznie przejechane kilometry. W tej sytuacji pracownik będzie zobowiązany do przedstawienia pracodawcy szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu z wyszczególnieniem wykonanych jazd (data wyjazdu, cel wyjazdu, skąd – dokąd jechano, ilość faktycznie przejechanych kilometrów). Prowadzenie ewidencji ma też znaczenie dla ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Kwota będąca iloczynem rzeczywiście przejechanych kilometrów i ustalonej w umowie stawki za kilometr nie powinna przekraczać kwot podanych w rozporządzeniu. Jeśli pracodawca wypłaca wyższe stawki, musi pamiętać o konsekwencjach podatkowych takiej decyzji. Nadwyżka kwoty ponad limit, wynikający z iloczynu przejechanych kilometrów i obowiązującej w rozporządzeniu stawki za kilometr przebiegu, nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodu. Od nadwyżki zostanie także naliczony ZUS.
Przy rozliczeniach za kilometrówkę tak samo jak wówczas, gdy pracodawca wypłaca ryczałt, pracownik składa oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
[srodtytul]Bez ZUS[/srodtytul]
Co do zasady kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania pojazdów prywatnych do celów służbowych na potrzeby jazd lokalnych stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy i zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT jako takie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to zarówno wypłacanych przez pracodawcę miesięcznych ryczałtów pieniężnych, jak i refundacji kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, według kilometrówki.
Należności te mieszcząc się w obowiązujących limitach, nie podlegają oskładkowaniu. Tak bowiem wynika bezpośrednio z § 2 ust. 1 pkt 13 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link].
[ramka][b]Co wpisać w umowie o używanie prywatnego pojazdu [/b]
W umowie z pracownikiem trzeba ująć takie elementy jak: rodzaj pojazdu i jego dane, obszar wyjazdów (np. dana gmina lub miasto), stawkę za km przebiegu, limit kilometrów.Przepisy nie wymagają, aby umowa została zawarta na piśmie. Może być więc ustna. Jednak dla celów dowodowych powinno się ją spisać. Może się przydać w przypadku wątpliwości dotyczących rozliczeń pomiędzy stronami oraz w sporach pracodawcy z fiskusem. [/ramka]
[ramka][b]Podróż służbowa prywatnym środkiem transportu[/b]
Pracownik może nie tylko wykorzystywać swój samochód do jazd lokalnych, ale także i do delegacji. Również i tu powinien mieć zgodę szefa na eksploatację prywatnego auta co celów służbowych. Przełożony nie może sam nakazać mu skorzystania z takiego środka transportu. Strony powinny zawrzeć także stosowną umowę w tym zakresie. Wśród jej postanowień muszą znaleźć się uzgodnienia dotyczące zwrotu poniesionych kosztów. Obliczeń dokonuje się przez pomnożenie przebytych kilometrów i stawki za km przebiegu – ustala ją pracodawca. Stawka nie może być wyższa niż podana w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Jeśli więc pracownik przejedzie prywatnym pojazdem o pojemności 1800 cm sześc. 300 km, a pracodawca dokonuje rozliczeń na podstawie stawki z rozporządzenia, to delegowanemu podwładnemu wypłaci kwotę wynoszącą 250,74 zł (300 km x 0,8358 zł).
[b]Uwaga![/b] Zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu na potrzeby delegacji jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
Nie potrąca się też z niego składek na ubezpieczenia społeczne zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.
w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Takie zwolnienia od podatku i ZUS odbywają się pod warunkiem, że wypłacona kwota nie przekracza wielkości wynikającej z przemnożenia rozporządzeniowej stawki za km z liczbą faktycznie przejechanych kilometrów. [/ramka]
