[srodtytul]W spółce z o.o....[/srodtytul]

Komputer może przydać się przy zwoływaniu zgromadzeń wspólników w spółce z o.o. Czyni się to za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

[b]Zamiast tego wolno jednak przekazać wspólnikowi zawiadomienie pocztą elektroniczną, jeżeli ten uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który należy wysłać stosowny komunikat.[/b] Choć kodeks spółek o tym nie wspomina, należy tu przywołać również regulacje o podpisie elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Tym samym przyjąć należy, że e-mail ze zgodą podpisany elektronicznie i wysłany do spółki jest również prawnie ważny i skuteczny. Byle tylko adres poczty był prawidłowy. Ustawodawca nie określa takich szczegółów, ale wydaje się, że zgodę można przesłać bądź to na jakiś ogólny adres spółki, bądź to do poszczególnych członków zarządu czy nawet prokurenta.

Precyzyjnie zostały natomiast określone wymogi, jakie musi spełniać zaproszenie na zgromadzenie wspólników. Należy w nim oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy także wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (art. 238 kodeksu spółek handlowych).

[srodtytul]...i akcyjnej[/srodtytul]

Zastosowanie poczty elektronicznej możliwe jest też w spółce akcyjnej. Zasady są dokładnie te same co w spółce z o.o.: zawiadomienie można wysyłać akcjonariuszowi e-mailem, o ile wcześniej się na to zgodził. Ale uwaga: aby w ogóle mówić o elektronicznym doręczaniu, wszystkie akcje spółki muszą być imienne. Dlaczego? Otóż tylko przy takich akcjach spółka wie, kim są jej właściciele. W księdze akcyjnej figurują bowiem jedynie akcje imienne i świadectwa tymczasowe (art. 341 k.s.h.). Te ostatnie wydawane są zamiast akcji imiennych, dopóki nie dojdzie do ich pełnego opłacenia. Spółka może jednak emitować również akcje na okaziciela. Tych nie rejestruje się w księdze. Spółka nie wie wówczas, do kogo należy, a co za tym idzie – nie jest w stanie rozesłać do swoich właścicieli stosownych zawiadomień. Wtedy walne zgromadzenia zwołuje się przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

[srodtytul]Rada na wyjazdowym[/srodtytul]

Nowe technologie mogą przydać się także przy organizowaniu pracy rady nadzorczej. Przepisy wprost to nawet przewidują. Wynika z nich, że podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowi. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały (art. 222 § 4 k.s.h.). Formy powiadomienia ustawa nie precyzuje. Przyjąć zatem należy, że może być ona dowolna.

[b]Z głosowania elektronicznego nie skorzystamy przy wyborach przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.[/b]

Te same zasady znajdują zastosowanie w spółkach akcyjnych. Tyle że zamiast w umowie, możliwość elektronicznego podejmowania uchwał należy dopuścić w statucie.

[srodtytul]Co z zarządem[/srodtytul]

W bieżącym zarządzaniu spółką poczta elektroniczna czy tryb wideokonferencji też może się przydać. Na szczególną uwagę zasługują jednak te ważniejsze posunięcia menedżerów. Do poważniejszych czynności wymagana jest bowiem uchwała zarządu. Ta może zapaść jednie na posiedzeniu. Aby do niego doszło, wszyscy członkowie muszą zostać o tym zawiadomieni. Rozróżnijmy dwie kwestie. Czym innym jest elektroniczne zawiadomienie o posiedzeniu, a czym innym jego elektroniczne przeprowadzenie. W tym pierwszym przypadku raczej nie ma wątpliwości, że e-mail można wykorzystać do zwołania wszystkich członków zarządu.

Sprawa komplikuje się nieco bardziej przy elektronicznym głosowaniu. Wielu ekspertów jest zdania, że skoro przepisy mówią o konieczności odbycia posiedzenia, to uchwał nie wolno podejmować wówczas, gdy głosujący znajdują się w różnych miejscach. Jest to jednak pogląd dyskusyjny. Argumentów można szukać w samej systematyce kodeksu spółek handlowych. Skoro bowiem przepis o radzie nadzorczej zabrania odbywania wirtualnych posiedzeń inaczej niż na podstawie umowy, to znaczy, że bez tego przepisu głosowanie takie byłoby dopuszczalne także na podstawie zwykłej uchwały czy regulaminu. Na tej samej zasadzie, skoro regulacje o zarządzie w ogóle dopuszczalności wirtualnych posiedzeń nie ograniczają, to znaczy, że wolno je organizować.

[srodtytul]Jak to zrobić[/srodtytul]

Jest kilka sposobów na określenie zasad wykorzystania elektronicznych nowinek w procesie podejmowania decyzji w spółce. Najbardziej oczywistym jest wprowadzenie ich do umowy spółki. Zdarza się jednak, że wspólnicy przewidują ich zastosowanie w dokumentach spółkowych stojących hierarchicznie trochę niżej niż umowa. Najbardziej popularne są tu regulaminy pracy poszczególnych organów – np. zarządu czy rady nadzorczej.