Gdy inspektor pracy kończy kontrolę, sporządza protokół

Zwykle pracodawca lub osoba go reprezentująca nie uczestniczą w poszczególnych czynnościach przeprowadzanych przez inspektora pracy. Wystarczy, że wyznaczą kogoś odpowiedzialnego za dostarczanie mu dokumentów, udzielanie wyjaśnień czy oprowadzanie go po zakładzie. Osobisty kontakt kierownictwa firmy z kontrolerem ogranicza się najczęściej do dwóch spotkań: pierwszego – kurtuazyjnego, oraz drugiego – ściśle merytorycznego, kończącego postępowanie, kiedy następuje przedstawienie do podpisu protokołu z kontroli.

[link=http://grafik.rp.pl/grafika2/208368]Protokół z kontroli[/link] nie powinien formułować wyrażeń ocennych, a jedynie suchy opis stanu faktycznego zastanego przez inspektora. Nie znając biegle przepisów, często po jego lekturze nie mamy pojęcia, jakie nieprawidłowości zostały nam zarzucone oraz jakie grożą za to konsekwencje. Dlatego powinniśmy zadbać o to, by podpisywać protokół w asyście osoby wyznaczonej do obsługi kontrolera lub innego specjalisty w danej dziedzinie. Zawsze też możemy wprost zapytać inspektora o to, jakie ma do nas zastrzeżenia oraz jakie przewiduje sankcje.

Dla przykładu w stanie faktycznym opisanym w protokole z kontroli pracodawca powinien wiedzieć, że inspektor stwierdził następujące nieprawidłowości:

- naruszenie doby pracowniczej przez Grzegorza Bacha o jedną godzinę 9 i 10 czerwca 2008 r. oraz przez Waldemara Czackiego o dwie godziny 25 sierpnia 2008 r. (art. 128 § 3 pkt 1 kodeksu pracy);

- niezapewnienie Janinie Grzekockiej 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 § 1 kodeksu pracy);

- niezapewnienie Waldemarowi Czackiemu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym obejmującym sierpień 2008 r. (art. 129 § 1 kodeksu pracy).

Każde z tych naruszeń stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które inspektor ukarze osobę winną ich popełnienia mandatem w wysokości od 1000 do 2000 zł.

Protokół z kontroli sygnują inspektor oraz osoba lub organ reprezentujący kontrolowany podmiot. Składając swój podpis, potwierdzamy prawdziwość zawartych tam informacji. W takiej sytuacji nie możemy później kwestionować wydanych na podstawie protokołu środków prawnych. Istotne jest zatem ustalenie osoby upoważnionej do podpisania protokołu w naszym imieniu. W tym celu inspektor powinien ustalić zasady reprezentacji określonych podmiotów, w zależności od ich charakteru prawnego, np. w urzędzie centralnym może to być kierownik, a w spółce kapitałowej zarząd. Najbezpieczniej jest sięgnąć do dokumentów rejestracyjnych sprawdzanego podmiotu.

[ramka][b]Przykład 1[/b]

Inspektor przeprowadzał kontrolę w sp. z o.o. Ambrozja. Na wstępie zażądał odpisu z KRS, według którego ustalił, że organem uprawnionym do jej reprezentacji jest zarząd, a jedynym jego członkiem Ignacy Jan Kacperski, prezes zarządu. KRS przewidywał ponadto, że w jednoosobowym zarządzie właściwym do reprezentowania spółki jest prezes zarządu.Inny inspektor kontrolował firmę Smakołyk – Bartłomiej Lech. Według zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności ustalił, iż Bartłomiej Lech jest właścicielem firmy, a równocześnie uprawnionym do jej reprezentowania.[/ramka]

[srodtytul]Chronimy tajemnicę przedsiębiorstwa[/srodtytul]

Podpisując protokół, kontrolowany może wskazać informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Inspektor umieszcza o nich wzmiankę, że nie wolno ich ujawniać. Wprawdzie protokół otrzymują jedynie strony (inspektor i pracodawca), ale każda może wystąpić z wnioskiem o udostępnienie dokumentacji z kontroli, czyli protokołu z załącznikami, oraz środków prawnych wydanych po kontroli. Pełną dokumentację z kontroli mają wyłącznie strony. Wnioskodawca otrzyma natomiast żądane dokumenty w formie przetworzonej, tzn. po usunięciu z nich danych osobowych pozwalających zidentyfikować pracowników. Działanie takie nie zabezpiecza jednak wystarczająco naszych interesów. Dlatego ustawa daje nam możliwość objęcia fragmentów protokołu z kontroli tajemnicą.

Dotyczy to jednak wyłącznie nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych mających wartość gospodarczą, wobec których podjęliśmy kroki co do ich poufności. Tajemnicą nie obejmiemy zatem danych powszechnie znanych lub takich, o których każdy jest się w stanie legalnie dowiedzieć.

Najwięcej takich informacji pojawia się w kontrolach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, gdyż dotyczą używanych w firmie maszyn i ich typów, stosowanych technologii, receptur, schematów linii produkcyjnych czy składu chemicznego używanych w produkcji substancji. Gdyby dotarła do nich konkurencja, zagroziłoby to bytowi firmy.

[ramka][b]Przykład 2[/b]

W protokole z kontroli firmy farmaceutycznej inspektor pracy opisał dokładnie kilka dni roboczych przedstawiciela handlowego, aby wykazać naruszenia przepisów o czasie pracy. Znalazły się tam dane o kontrahentach pracodawcy, do których pracownik woził towar, oraz rodzajach przewożonego asortymentu. Można je uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa i z tego powodu utajnić.[/ramka]

Wniosek o utajnienie powinniśmy złożyć na piśmie, bo inspektor musi go dołączyć do protokołu. W praktyce często występujemy o utajnienie całego protokołu. Niestety, nie ma takiej możliwości.

Utajnieniu podlegają też protokoły przesłuchanych w trakcie kontroli świadków (tj. pracowników lub osób zatrudnionych na innej podstawie). W wielu sytuacjach to jedyny sposób na ustalenie przez inspektora stanu faktycznego. Najczęściej ten środek dowodowy wykorzystuje on w kontrolach dotyczących mobbingu, legalności zatrudnienia, ale również czasu pracy lub szkoleń bhp.

[ramka][b]Przykład 3[/b]

Do PIP wpłynęła skarga pracowników, że zostali dopuszczeni do pracy bez obowiązkowych szkoleń bhp. Inspektor pracy znalazł jednak w aktach osobowych zaświadczenia potwierdzające odbycie tych szkoleń. By rozstrzygnąć, czy dokumenty zostały podrobione, przesłuchał pracowników, pytając o termin odbytego szkolenia, jego przebieg, instruktora oraz informacje wyniesione przez uczestników.[/ramka]

[srodtytul]Świadek incognito[/srodtytul]

Do 1 lipca 2007 r. zeznania świadków trzeba było załączać do protokołu z kontroli tak, by pracodawca miał do nich wgląd. Nowe przepisy pozwalają inspektorowi je utajnić, jeżeli tylko zachodzi uzasadniona obawa, że przez udzielenie informacji dana osoba naraża się w jakikolwiek sposób pracodawcy. Inspektor wydaje w tym celu postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika lub osoby, w tym ich danych osobowych. Gdy to zrobi, wszelkie okoliczności umożliwiające identyfikację zatrudnionego pozostają wyłącznie do wiadomości inspektora, a sam protokół przesłuchania udostępnia nam tak, byśmy go nie rozpoznali. Oznacza to, że przesłuchiwany pracownik występuje w charakterze świadka incognito. Oczywiście, nie jesteśmy bezradni wobec takich dowodów. W ciągu trzech dni od dnia doręczenia postanowienia możemy na nie złożyć zażalenie. Należy je jednak wnieść jeszcze przed ostatecznym podpisaniem protokołu (przedtem potwierdzamy, na dole, jedynie zapoznanie się z nim).

Zażalenie rozpatruje właściwy miejscowo okręgowy inspektor pracy, ale postępowanie toczy się bez naszego udziału i jest objęte tajemnicą służbową. Jeżeli zostanie uwzględnione, dochodzi do zniszczenia protokołu przesłuchania, co trzeba zaznaczyć w protokole, np. „W wyniku uwzględnienia zażalenia na postanowienie inspektora pracy o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości pracownika lub osoby protokół przesłuchania został zniszczony (art. 23 ust. 5 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy)”. Dopiero po naniesieniu takiej informacji podpisujemy protokół. Po uznaniu zażalenia inspektor na podstawie informacji uzyskanych z przesłuchań nie może wyciągać konsekwencji w stosunku do pracodawcy ani wydawać środków prawnych. Natomiast osoby zeznające mają do końca zagwarantowaną anonimowość.

[ramka][b]Przykład 4[/b]

Inspektor pracy przeprowadził kontrolę, czy w zakładzie nie występuje mobbing. Ponieważ zwykle nie ma na to dowodów na piśmie, przesłuchał pracowników w charakterze świadków. Wydał przy tym postanowienie o utajnieniu ich zeznań przed pracodawcą, który wniósł zażalenie. Zostało ono uwzględnione, wskutek czego protokoły przesłuchań uległy zniszczeniu. Pracodawca nie dowiedział się, kto zeznawał przeciwko niemu, a inspektor pracy nie ma dowodów potwierdzających mobbing. Nie może więc wystosować do pracodawcy żadnych wniosków o zaprzestanie nieetycznych zachowań.[/ramka]

[srodtytul]Jeśli podpis,to przy fachowcu[/srodtytul]

Podpisanie protokołu kończy postępowanie kontrolne. Wydanie środków prawnych jest już czynnością pokontrolną, wynikającą z ustaleń poczynionych w trakcie kontroli i udokumentowanych w protokole. Podpisanie protokołu następuje zwykle w siedzibie firmy, na ostatnim spotkaniu stron. Niekiedy jednak inspektor zaprasza kontrolowanego do siedziby PIP. Robi tak zazwyczaj, kiedy zamierza wnioskować do sądu o ukaranie pracodawcy jako obwinionego o popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika i chce go przesłuchać przy okazji podpisywania protokołu w charakterze osoby, co do której istnieje uzasadniona podstawa do sporządzenia przeciwko niej wniosku o ukaranie.

Niezależnie od tego, w jakiej atmosferze przebiegała kontrola, podpisywanie protokołu to duży stres. Mamy bowiem świadomość, że swoim podpisem potwierdzamy prawdziwość przedstawionych przez inspektora faktów, które mogą skutkować dla nas np. mandatem karnym, nakazem czy wystąpieniem. Dodatkowo pełne zrozumienie tego dokumentu utrudnia to, iż nie zawsze mamy wiedzę z tego zakresu (tj. prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bhp). Aby ustrzec się przed podpisaniem papieru, którego nie rozumiemy, wolno:

- prosić inspektora o omówienie protokołu, ze zwróceniem uwagi na stwierdzone nieprawidłowości i ich ewentualne konsekwencje,

- zaprosić na to spotkanie fachowe służby kadrowe, księgowe lub bhp.

Jeśli i to nas nie przekona albo nadal mamy wątpliwości, nie musimy podpisywać protokołu z kontroli w trakcie tego spotkania. Wystarczy, że na razie pokwitujemy jego odbiór i zapoznamy się z jego treścią w części protokołu, zaczynającej się od słów „W dniu … zostałem zapoznany z treścią protokołu i otrzymałem jego jeden egzemplarz”. Dopiero złożenie podpisu w drugim miejscu (na samym końcu protokołu, po pouczeniu) oznacza akceptację jego zapisów. Możemy więc poprzestać na pokwitowaniu odbioru protokołu i poinformować inspektora, że podpiszemy go w ciągu siedmiu dni. Tyle czasu mamy bowiem na wniesienie umotywowanych zastrzeżeń do protokołu z kontroli. Siedmiodniowy termin na wniesienie zastrzeżeń jest nieprzekraczalny. Po jego upływie inspektor uznaje, że zgadzamy się w całości z jego ustaleniami. W konsekwencji nie wolno już później kwestionować protokołu i wydanych na jego podstawie środków prawnych. W ciągu owych siedmiu dni możemy się spokojnie zapoznać z protokołem bez stresującej obecności inspektora, a nawet przekazać go do analizy fachowym służbom, np. kadrowym, księgowym czy prawnym. Składając zastrzeżenia, kwestionujemy prawdziwość zawartych w protokole ustaleń dotyczących stanu faktycznego.

Wniesienie zastrzeżeń do protokołu zobowiązuje inspektora do zbadania ich zasadności. Jeśli okazałyby się zasadne, wówczas musi on zmienić lub uzupełnić protokół.