Pracodawca musi udzielić na żądanie związku informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. Taki obowiązek ustanawia art. 28 ustawy o związkach zawodowych. W szczególności chodzi o dane dotyczące warunków pracy i zasad wynagradzania. Organizacja może więc prosić pracodawcę o podanie istotnych dla niego informacji. Przykładowo będą one konieczne podczas prowadzenia sporu zbiorowego, negocjowania regulaminu wynagrodzeń, dzieleniu środków funduszu świadczeń socjalnych itd.

Przepis jednak ograniczył zakres tego uprawnienia. Związkowcy mają bowiem prawo pytać firmę jedynie o sprawy niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. Oznacza to, że jeśli skierują do pracodawcy pytania dotyczące jego działalności, ma on pełne prawo domagać się wyjaśnienia, do jakich celów przekazane wiadomości zostaną wykorzystane.

Związek zawodowy wystąpił do pracodawcy o przekazanie harmonogramu spotkań w sali konferencyjnej, z której również może korzystać. Jest to niezbędne, aby ustalić daty i godziny zebrania zarządu związku.

Jednak szefowi zupełnie legalnie wolno odmówić podania informacji.

Przewodniczący związku wystąpił do pracodawcy o podanie wyników finansowych działu sprzedaży. Na pytanie pracodawcy o cel żądania tych danych nie odpowiedział. Pracodawca może więc uznać, że te informacje nie są konieczne do prowadzenia działalności związkowej i w efekcie nie ujawni wyników finansowych.

Najwięcej problemów pojawia się, gdy związek prosi pracodawcę o przekazanie informacji, które są dla niego tajne. Tu wolno mu odmówić, nawet gdyby organizacja wykazała, że z jakichś względów przydałaby jej się ta wiedza w działalności. Chodzi tu głównie o te stanowiące tzw. tajemnicę przedsiębiorstwa, zdefiniowaną w ustawie z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (DzU z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.). Zgodnie z jej art. 11 ust. 4 są to nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne mające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Związki poprosiły pracodawcę o podanie szczegółów rozmów z potencjalnym nabywcą przedsiębiorstwa. Treść rozmów z uwagi na ich wstępny charakter pracodawca uznał za tajną i nie podał organizacji.

Podobnie należy traktować pracodawców podlegających pod ustawę z 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (DzU z 2005 r. nr 196, poz. 1631 ze zm.). Wolno więc odmówić przekazania związkowi informacji, jeżeli mogłoby to narazić pracodawcę na nieodwracalne straty lub byłoby naruszeniem prawa.

Inaczej jest natomiast przy negocjowaniu układów zbiorowych pracy. Pracodawca musi udzielić przedstawicielom związków zawodowych prowadzącym rokowania w celu zawarcia układu zbiorowego informacji o swojej sytuacji ekonomicznej w zakresie niezbędnym do prowadzenia odpowiedzialnych rokowań. Taki obowiązek nakłada art. 241

4

§ 1 k.p. i dotyczy on zwłaszcza informacji objętych sprawozdawczością Głównego Urzędu Statystycznego.

Negocjując układ, związkowcy powinni mieć więc dostęp do danych pozwalających im ocenić, jakie są możliwości ekonomiczne pracodawcy (zyski, fundusz płac, liczba zatrudnionych). Zgodnie z art. 241

4

§ 2 k.p. przedstawicielom związków nie wolno ujawniać uzyskanych od pracodawcy informacji, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

W praktyce może okazać się, że przekazanie informacji naruszy prawa osób trzecich, np. gdy szef poda dane o indywidualnym wynagrodzeniu pracowników. Sąd Najwyższy w uchwale z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93) uznał, że uprawnienie do kontrolowania przez związki przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń załogi. Nie oznacza natomiast uprawnienia, aby żądać od pracodawcy podania wysokości pensji pracownika bez jego zgody. Co więcej, ujawnienie przez szefa bez zgody podwładnego poziomu jego wynagrodzenia może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 kodeksu cywilnego (ze wszystkimi tego konsekwencjami).

Często pracodawcy są też proszeni, aby przekazać związkowi listę pracowników (z podaniem jednostki organizacyjnej, w której pracują). Związek uzasadnia to koniecznością np. ustalenia osób niezrzeszonych, przeprowadzenia wyborów społecznych inspektorów pracy itp. Wątpliwość pracodawcy dotyczy tego, czy przekazanie takiej listy nie jest naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych. Oprócz zrzeszonych na liście widnieć będą przecież także ci, którzy może nie życzą sobie, aby ich dane trafiły do organizacji związkowej.

Pracodawca obawia się, że pracownicy, którzy nie należą do związku, nie będą akceptować wysyłania do nich imiennej korespondencji przez związek.

Dane pracowników niezrzeszonych, bez wyraźnego zezwolenia wynikającego z prawa, powinny być chronione. Potwierdza to art. 36 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Zgodnie z nim administrator danych musi zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Powinien więc je chronić przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Co prawda ustawa przewiduje pewne możliwości przy ujawnianiu danych osobowych innym podmiotom bez uzyskiwania oddzielnej zgody osób, ale wśród tych wyjątków nie wymienia kwestii związkowych. Co więcej, art. 27 ust. 2 pkt 6 ustawy dopuszcza przetwarzanie danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, ale zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie. Jeżeli pracownik wyraźnie zaznaczy, że jego dane nie mogą być przekazywane innym, szef ma uszanować jego wolę.

Związkowcy nie mogą wykorzystywać otrzymanych informacji w sposób narażający pracodawcę na szkodę. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy.

Sankcjonowane będzie również zachowanie osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego – przez trzy lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. Związkowcowi, który dopuściłby się nieuczciwej konkurencji, grozi zarówno odpowiedzialność cywilna, jak i karna.

Autor jest partnerem w C&C Chakowski & Ciszek i wykładowcą na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego