Płatnicy (pracodawca, zleceniodawca) są zobowiązani składać za każdy miesiąc za zatrudniane osoby dokumenty rozliczeniowe oraz opłacać należne składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Sytuacja komplikuje się, gdy dochodzi do przejścia zakładu lub jego części na nowego pracodawcę w trybie art. 23
1
. Nowy pracodawca staje się wówczas z mocy prawa stroną w istniejących stosunkach pracy. Znaczy to, że podwładni zmieniają szefa, ale nie warunki zatrudnienia. Nie dochodzi do rozwiązania umów o pracę, ale są one kontynuowane. Tak się dzieje, gdy np. jedna firma kupuje drugą albo mamy do czynienia z podziałem lub połączeniem podmiotów.
Co więcej, sam transfer nie powoduje też rozwiązania umów cywilnych ze zleceniobiorcami czy wykonawcami dzieła, z którymi współpracował stary pracodawca. Wynika to z tego, że przejmujący staje się stroną takich umów, jeżeli nastąpiło zbycie (wniesienie aportem) przedsiębiorstwa.
W myśl art. 55
1
przedsiębiorstwo jako zespół składników materialnych i niematerialnych przeznaczonych do realizacji określonych zadań gospodarczych obejmuje również zobowiązania i obciążenia związane z jego prowadzeniem. Zgodnie natomiast z art. 55
2
kodeksu cywilnego czynność prawna mająca za przedmiot przedsiębiorstwo dotyczy wszystkiego, co wchodzi w jego skład, chyba że co innego wynika z treści czynności prawnej albo z przepisów szczególnych.
Powinien sporządzić i przekazać do ZUS wyrejestrowanie z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA za pracowników:
- przechodzących do nowego właściciela, z kodem przyczyny wyrejestrowania 600 (inna przyczyna wyrejestrowania), od dnia transferu,
- którym wygasa stosunek pracy lub z którymi dany podmiot rozwiązuje umowy o pracę, na zasadach ogólnych, z kodem przyczyny wyrejestrowania 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń).
Oprócz tego ma także obowiązek wyrejestrować siebie jako płatnika od dnia przejęcia przez inny podmiot na formularzu ZUS ZWPA oraz zgłosić zmianę danych identyfikacyjnych płatnika na druku ZUS ZIPA, wykazując w bloku II swoje dane, a w bloku III dane nowego płatnika.
Sporządza on i dostarcza do ZUS:
- zgłoszenia wszystkich osób podlegających ubezpieczeniom (na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA), w tym pracowników przejętego podmiotu, od daty przejęcia oraz ewentualnie w zależności od potrzeb:
- zgłoszenie płatnika na dokumencie ZUS ZPA w trybie zmiany, gdy w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika nastąpiły zmiany w danych ewidencyjnych płatnika (np. nazwa),
- aktualną informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej na ZUS ZAA,
- aktualną informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek na ZUS ZBA.
Gdy przejęty płatnik uległ likwidacji i nie sporządził albo nie przekazał do ZUS wymienionych dokumentów, musi to za niego zrobić nowy właściciel.
Przejęcie pracowników nie powoduje automatycznej zmiany stopy procentowej składki wypadkowej. Nowy szef nalicza ją za wszystkie zatrudniane osoby w tej samej wysokości, w takiej, jaka go obowiązywała przed datą transferu
W razie transferu części pracowników zakładu pracy należy ich wyrejestrować z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA od dnia przejęcia, wpisując kod przyczyny wyrejestrowania 600. Nowy pracodawca zgłasza ich na druku ZUS ZUA. W takiej sytuacji nie składamy jednak formularza ZUS ZIPA – zmiany danych identyfikacyjnych płatnika. Podobnie wykazujemy wykonawców cywilnych: stary chlebodawca wyrejestrowuje ich z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 600, a nowy zgłasza do ubezpieczeń odpowiednio na ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
Gdy musimy skorygować dokumenty rozliczeniowe za okres, kiedy składał je poprzedni właściciel, wykazujemy dane dotychczasowego płatnika. Jeśli przejmowaliśmy tylko część jego pracowników a obydwie firmy kontynuują działalność, to takie poprawki są obowiązkiem dotychczasowego szefa.
Korekty dokumentów za okres, kiedy osoby były pracownikami poprzedniego zakładu, dokonuje poprzedni zakład. Przedsiębiorca, do którego przechodzi część załogi, jest wówczas zobowiązany do korygowania druków od daty zgłoszenia pracowników do ZUS.
Jeżeli nastąpiła likwidacja jednego płatnika, a drugi (jego następca) został zobowiązany do wypłaty osobie, której nie zgłaszał do ubezpieczeń, należności przysługujących od zlikwidowanego płatnika, np. wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, to przed przekazaniem do ZUS za tę osobę dokumentów rozliczeniowych drugi płatnik postępuje następująco:
- zgłasza tę osobę do ubezpieczeń na ZUS ZUA lub ZUS ZZA,gdy podlega ona wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, podając w:
– bloku II Dane identyfikacyjne płatnika składek – dane płatnika, który wypłaca należności, czyli swoje,
– bloku III Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń – aktualne na dzień sporządzania druku,
– bloku V pole 01 kod tytułu ubezpieczenia 50 00 xx,
– następnie aktualne dane adresowe oraz wypełnia blok XV druku ZUS ZUA lub XIV ZUS ZZA,
- nie wyrejestrowuje jej z ubezpieczeń,
- należne za nią składki wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA lub ZUS RZA z kodem tytułu do ubezpieczeń 50 00 xx, składnym za miesiąc, kiedy wypłata nastąpiła.
Po takiej reorganizacji nie przybywa nam znacznie formalności związanych z przerejestrowaniem podwładnych. Wspólnicy wypadają jednak z systemu ZUS
Jakie dokumenty mam złożyć do ZUS za płatnika i zatrudniane przez niego osoby, gdy spółka jawna przekształca się w spółkę z o.o., a dotychczasowi wspólnicy zostają udziałowcami w tej ostatniej?
W takiej sytuacji spółka z o.o. nie jest nowym pracodawcą, lecz tym samym, jedynie prowadzącym działalność w innej formie. Na nowo powstałej spółce spoczywają prawa i obowiązki spółki jawnej, w tym również wynikające ze stosunków pracy jak i z umów cywilnych, np. zlecenia czy o dzieło.
Wykazując składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP w przekazywanych dokumentach zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych, podawała ona dotychczas swoje dane identyfikacyjne, a więc spółka jawna: NIP, REGON i nazwę skróconą. Jeżeli w danych będą zmiany (nazwa, NIP i REGON), ma obowiązek powiadomić o tym ZUS w ciągu 14 dni od dnia ich zaistnienia.
Jeśli chodzi o zmiany takich danych identyfikacyjnych, jak nazwa skrócona, to informację o tym przekazujemy na formularzu ZUS ZIPA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika), podając poprzednie oraz aktualne dane identyfikacyjne. Formularz ten dostarczamy w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez zakład. Dołączamy do niego kopię zaświadczenia z urzędu skarbowego o nadaniu NIP i zaświadczenia z urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego REGON.
Jeżeli oprócz tego zmieniły się też inne dane przekazywane do ZUS na formularzu ZUS ZPA, np. adres siedziby płatnika, to składamy druk ZUS ZPA w trybie zgłoszenia zmiany. W związku z przekształceniem spółka nie musi składać żadnych nowych dokumentów za zatrudniane osoby.
Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. wpływa natomiast na status dotychczasowych wspólników spółki jawnej. Po tej zmianie nie podlegają już bowiem ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu jako osoby prowadzące pozarolniczą działalność. Do tych ostatnich nie należą bowiem udziałowcy wieloosobowej spółki z o.o. Każdy ze wspólników spółki jawnej powinien więc złożyć za siebie druk ZUS ZWUA, wyrejestrowując się z ubezpieczeń jako płatnik, oraz druk ZWPA, wyrejestrowując się jako ubezpieczony. Jeżeli chcą w dalszym ciągu podlegać ubezpieczeniom, a nie mają żadnego innego tytuł do ubezpieczeń, mogą złożyć wniosek (na druku ZUS ZUA) o kontynuowanie ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz samodzielnie opłacać za siebie składki emerytalne i rentowe. Ważne jest, aby formularz ten złożyli w ciągu 30 dnia od daty ustania obowiązkowych ubezpieczeń.
