Musisz to jednak właściwie uregulować w ogólnozakładowych lub indywidualnych zasadach wynagradzania. Pracownikowi wykonującemu na polecenie szefa zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Składa się na to zwrot kosztów podróży, w szczególności przejazdów i noclegów, oraz diety. Przy delegacjach krajowych diety pokrywają zwiększone koszty wyżywienia, a przy zagranicznych także drobne wydatki pracownika.
Wysokość i warunki naliczania należności za podróże służbowe określają dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej – oddzielnie dla delegacji krajowych oraz zagranicznych. Bezwzględnie obowiązują one osoby zatrudnione w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Delegacje podwładnych spoza budżetówki szef rozliczy na zasadach ustalonych przez ministra pracy, jeśli nie uregulował tych kwestii w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie jest objęty uzp lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W praktyce jednak niewielu pracodawców prywatnych wprowadza rozwiązania odmienne od tych w przepisach dla budżetówki. A to dlatego że zasady regulowane rozporządzeniami są powszechnie znane, zasadniczo nie budzą wątpliwości i łatwo je ewidencjonować w standardowych programach księgowo-płacowych.
W przeciwieństwie do budżetówki, gdzie nie można odstąpić od regulacji ustawowej, pracodawcy spoza niej powinni wprowadzać własne zasady rozliczania delegacji. Jest to szczególnie ważne tam, gdzie pracownicy często podróżują za granicę. Ustanawiając własne reguły, szef szybko odczuje spore oszczędności.
Jednak postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę, modyfikujące rozliczenia za podróże służbowe, są ustawowo ograniczone. Dieta za dobę delegacji w kraju oraz poza jego granicami nie może być niższa od krajowej stawki delegacyjnej dla pracownika zatrudnionego w budżetówce. Oznacza to, że dla podróży zagranicznych szefowi wolno ustalić stawkę równą tej przewidzianej dla podróżujących po Polsce pracowników sfery budżetowej. Teraz jest to 23 zł za dobę. Dzięki temu przełożony nie wypłaca też zaliczek i diet w walutach obcych. Stawki reguluje w złotych i nie musi na to mieć zgody pracownika. Przykładowo zamiast 45 euro za dzień pobytu pracownika w Austrii szef wypłaca mu po 23 zł.
Ale ta ponadsześciokrotna oszczędność będzie możliwa tylko wtedy, gdy wynika z regulacji wewnętrznej. Jeśli pracodawca nie jest objęty uzp i nie musi wprowadzać regulaminu wynagradzania, może te zagadnienia określić w indywidualnych umowach o pracę. W tym wypadku całą załogę muszą obowiązywać te same reguły. Ponieważ wypłata należności za delegację stanowi zwrot kosztów podróży oraz rekompensatę podwyższonych kosztów utrzymania, to różnicowanie podwładnych w zakresie wysokości pokrywanych przez pracodawcę kosztów byłoby przejawem dyskryminacji.
Na podstawie kosztów delegacji ponoszonych przez pracowników w poszczególnych krajach szef może opracować własną tabelę stawek diet, przewidując zarówno ich podwyższenie, jak i obniżenie w stosunku do ustawowych. Diety i inne należności za czas delegacji, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są wolne od podatku dochodowego tylko do wysokości stawek ustawowych. Świadczenia powyżej limitu dla pracowników budżetówki będą więc opodatkowane podatkiem dochodowym.
Autor jest aplikantem w Kancelarii Prawnej BSO Prawo & Podatki Bramorski Szermach Okorowska we Wrocławiu
