Przywilej ten dotyczy obu stron - zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Są to czynności tzw. ostatniej szansy, które nie dopuszczą do procesu, określają jego przebieg oraz ułatwiają samodzielne przedstawianie i udokumentowanie stanowisk stron w procesie.

Spór między pracodawcą a pracownikiem rozwiąże wezwanie pozwanego do zapłaty należności lub długu, ale pod warunkiem, że zostanie całkowicie spełnione. Jest to pismo, które składa się przed procesem.

Nieco inaczej jest przy wniosku dotyczącym zwolnienia od kosztów sądowych oraz pełnomocnictwa zgłaszanego przez strony. Te można wnosić zarówno przed, jak i w trakcie toczącej się sprawy.

Wszystkie jednak trzeba sporządzić właściwie, zachowując wszelkie terminy i procedurę. Wniesione niewłaściwie albo z błędami zamiast pomóc, utrudnią postępowanie.

SZEF WZYWA PRACOWNIKA, ABY ZAPŁACIŁ DŁUG

Pracownika, który nie spełnił wymaganego świadczenia lub pobrał nienależne mu pieniądze, pracodawca powinien najpierw wezwać, aby spełnił to świadczenie lub zapłacił należną kwotę.

Pozwanemu (pracownikowi) - mimo że sąd uwzględni powództwo przeciwko niemu - może przysługiwać zwrot wcześniej nałożonych kosztów. Stanie się tak, gdy pozwany nie dał powodów, aby wytoczyć sprawę, i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Dlatego przed wszczęciem procesu należy wezwać zatrudnionego, aby dobrowolnie zapłacił dług (art. 101 kodeksu postępowania cywilnego).

Wezwanie takie stanowi również dowód w sądzie, że pracodawca próbował wszelkich środków, aby polubownie zakończyć spór. Takich pism do pracownika-dłużnika szef ma prawo skierować kilka. Pierwsze wezwanie do zapłaty > patrz wzór wezwania do zapłaty

 

 

To zależy przede wszystkim od tego, o co spierają się pracodawca z pracownikiem. Wzór 1 dotyczy spełnienia przez dłużnika świadczenia pieniężnego. Może wskazywać zatem na zwrot nienależnie pobranych przez zatrudnionego wynagrodzeń za pracę, nagród, dodatków, odpraw czy innych świadczeń pracowniczych.

Wezwanie powinno być proste i jasne. Ma więc dokładnie wskazywać kwotę, której zwrotu dochodzimy. Poza nią należy również podać, z czego dług ten wynika. Nie trzeba tu jednak dokładnie opisywać, jak doszło do naruszenia przepisów przez pracownika, bo to zostanie określone w pozwie do sądu. Wystarczy jedynie wskazać, z jakiego tytułu dochodzimy zwrotu kwoty żądanej od zatrudnionego.

 

 

O tym decyduje pracodawca. Przyjmuje się, że pierwszy termin, kiedy pracownik ma zwrócić dług, wynosi 14 dni kalendarzowych. Drugie powtórne wezwanie może dawać zatrudnionemu już krótszy, bo jedynie np. 7-dniowy termin. A wezwanie ostateczne określamy, wskazując konkretną datę zwrotu długu.

Zgodnie z art. 455 k.c., jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości samego zobowiązania, świadczenie należy spełnić niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. Dlatego w wezwaniu możemy w ogóle nie konkretyzować daty zwrotu długu. Dla pracownika oznacza to, że musi go oddać niezwłocznie po otrzymaniu wezwania.

Zasadniczo wezwanie dłużnika, aby dobrowolnie spełnił żądanie, należy skierować do pozwanego po upływie terminu przewidzianego na wykonanie zobowiązania. Przed jego upływem powód powinien liczyć, że pozwany wykona umowę. Wezwanie go do zapłaty zobowiązania finansowego przed upływem terminu na jego uregulowanie nie będzie obligować pozwanego.

Gdy pracownik-dłużnik nie odpowie na pierwsze wezwanie, wysyłamy powtórne. Treść drugiego wezwania może być taka sama, ale w jego tytule należy zaznaczyć, że jest to "wezwanie powtórne". Jeśli pracownik nie raczy zwrócić długu po drugim czy kolejnym monicie, kierujemy do niego tzw. ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty (> patrz wzór ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty).

SĄD MOŻE ZWOLNIĆ PRACODAWCĘ OD KOSZTÓW

Dla pracodawcy proces zawsze oznacza dodatkowe koszty. Sąd może go jednak od nich uwolnić - całkowicie lub częściowo. Ten przywilej przysługuje także pracownikowi.

O regułach udzielania ulg pisaliśmy obszerniej w DF 31 sierpnia. Dziś przedstawiamy pracodawcom, jak należy sporządzić wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów (> patrz. wzór wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych).

Strona, która została całkowicie zwolniona od kosztów sądowych, nie wnosi żadnych opłat ani nie ponosi wydatków związanych z procesem (art. 100 k.p.c.). Może się więc tego domagać pracodawca, który jest zarówno osobą fizyczną, jak i prawną, ale decyzję o zwolnieniu każdorazowo podejmuje sąd.

Zasady i tryb pobierania kosztów sądowych, wysokość opłat sądowych oraz warunki zwalniania i umarzania tych kosztów reguluje ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU nr 167, poz. 1398 ze zm., dalej ustawa o kosztach).

 

 

Pracodawca może zgłosić wniosek o zwolnienie od kosztów na piśmie lub ustnie do protokołu w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub już się toczy. Razem z nim ma złożyć pisemne oświadczenie dotyczące stanu rodzinnego, majątkowego i osiąganych dochodów. Chodzi bowiem o to, aby uzasadnić, dlaczego nie jest w stanie ponieść wydatków związanych z opłatami sądowymi.

Oświadczenie to składa się na druku urzędowym, który stanowi załącznik do rozporządzenia z 31 stycznia 2006 r. w sprawie określenia wzoru oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby fizycznej ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych w postępowaniu cywilnym (DzU nr 27, poz. 200). Takie dane wolno też przekazać w zwykłym zaświadczeniu, byle tylko zawierało wszystkie informacje wymagane w druku urzędowym.

 

 

Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych pracodawca może złożyć praktycznie na każdym etapie toczącego się sporu - przed wytoczeniem powództwa, po jego wytoczeniu oraz w toku procesu.

Jeśli złoży go przed procesem, to podaje okoliczności uzasadniające żądanie pozwu. Sąd może bowiem odmówić stronie ulgi w kosztach w razie oczywistej bezzasadności jej powództwa lub obrony.

Gdy miejsce zamieszkania składającego wniosek pracodawcy jest inne niż siedziba sądu, pismo o zwolnienie ma prawo złożyć w sądzie rejonowym właściwym dla miejsca swojego zamieszkania. Ten będzie go musiał niezwłocznie przesłać do właściwego sądu.

 

 

Strona wnosząca o zwolnienie od kosztów sądowych może je ponieść także częściowo (art. 101 ustawy o kosztach). Polega to na uregulowaniu ułamkowej, procentowej części kosztów czy określonej kwoty stanowiącej ich część lub poszczególnych opłat bądź wydatków.

Strona częściowo zwolniona od kosztów musi jednak opłacić wydatki - koszty sądowe w części, która ulgą nie została objęta.

 

 

Sąd ma prawo zarządzić dochodzenie, aby sprawdzić, czy strona zasadnie złożyła wniosek o zwolnienie od kosztów. Przeprowadza je, jeżeli na podstawie okoliczności sprawy lub oświadczeń strony przeciwnej ma wątpliwości co do istotnego stanu majątkowego strony wnoszącej o zwolnienie lub z takiej ulgi korzystającej (art. 109 ustawy o kosztach). Właśnie dlatego to pismo powinno być właściwie umotywowane.

Jeśli sąd oddali wniosek, strona nie może ponownie domagać się ulgi w kosztach, powołując się na te same okoliczności, które uzasadniały oddalenie pisma. Sąd odrzuci ponowny wniosek, wskazujący te same argumenty, a na jego odrzucenie nie przysługuje zażalenie. Dlatego ponownie ubiegając się o zwolnienie od kosztów sądowych, trzeba pamiętać o przedstawieniu innego uzasadnienia.

POWOŁAJ PEŁNOMOCNIKA PROCESOWEGO

Pracodawca rzadko osobiście występuje jako strona w procesie sądowym. Najczęściej korzysta z pomocy pełnomocnika. Zapewnia mu to wygodę, a często też poczucie profesjonalnie prowadzonego procesu.

W postępowaniu sądowym strony sporu mogą działać osobiście, ale może je reprezentować pełnomocnik (art. 86 k.p.c.). Ma prawo nim być adwokat, radca prawny lub współuczestnik sporu oraz rodzice, małżonek, rodzeństwo, dzieci, wnukowie oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia. Pełnomocnikiem osoby prawnej lub przedsiębiorcy-pracodawcy może być również pracownik tej jednostki. Z takiego pełnomocnictwa mogą również korzystać osoby niemające osobowości prawnej.

W wyroku z 26 kwietnia 2007 r. (I ACa 110/07) Sąd Apelacyjny w Warszawie uznał, że pełnomocnikiem może być (oprócz adwokata czy radcy) osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony oraz osoba pozostająca ze stroną w stałym stosunku zlecenia.

Osoba prawna prowadząca na podstawie odrębnych przepisów obsługę prawną przedsiębiorcy-pracodawcy, osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej może udzielić pełnomocnictwa procesowego adwokatowi lub radcy prawnemu. Aby udzielić dalszego pełnomocnictwa, musi jednak występować w imieniu reprezentowanego podmiotu, czyli pracodawcy. Co więcej, chcąc w taki sposób ustanowić pełnomocnika, ma mieć upoważnienie wydane przez pracodawcę.

Na podstawie art. 88 k.p.c. pracodawca może udzielić pełnomocnictwa do zastępstwa we wszystkich sprawach z zakresu prawa pracy toczących się z jego udziałem (postanowienie Sądu Najwyższego z 14 czerwca 2002 r., I PZ 51/02).

Mocodawcy wolno również działać wspólnie z pełnomocnikiem. W takich wypadkach ma prawo odwoływać i prostować oświadczenia swojego pełnomocnika.

 

 

Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej. Rodzaj pełnomocnictwa zależy od zakresu spraw, w których pełnomocnik może występować. Pełnomocnictwo ogólne (> patrz wzór pełnomocnictwa procesowego ogólnego) upoważnia do występowania we wszystkich sprawach mocodawcy (pracodawcy), a szczególne (> patrz wzór pełnomocnictwa procesowego szczególnego) ogranicza rolę pełnomocnika do prowadzenia tylko niektórych spraw albo czynności procesowych. O zakresie pełnomocnictwa szczególnego decyduje pracodawca (mocodawca).

Przy pierwszej czynności procesowej pełnomocnik powinien dołączyć do akt sprawy swoje pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub uwierzytelniony odpis tego pełnomocnictwa (art. 89 k.p.c.).

Jeśli sąd ma wątpliwości do wniesionego pełnomocnictwa, zażąda urzędowego poświadczenia podpisu strony. Sąd, który nie dysponuje dokumentem pełnomocnictwa, który rozstrzygałby, czy pełnomocnik jest należycie umocowany, musi zakwalifikować ten stan - na etapie wstępnego badania pozwu - jako brak formalny, uniemożliwiający nadanie sprawie prawidłowego biegu.

 

 

Pełnomocnictwa można też udzielić ustnie w toku sprawy. Na posiedzeniu sądu pracodawca składa ustne oświadczenie, które wciąga się do protokołu. Po wniesieniu pozwu sąd może tymczasowo dopuścić pełnomocnika, który nie może przedstawić pisemnego pełnomocnictwa, aby podjął nagłą czynność procesową. Jednocześnie sąd zobowiązuje osobę działającą bez pełnomocnictwa, aby je przedłożyła w określonym czasie. Jeśli upłynie termin na doniesienie dokumentów, czynności osoby działającej bez umocowanego pełnomocnictwa będą pomijane.

Pełnomocnictwo udzielone przez osobę fizyczną a składane przez radcę prawnego powinno zawierać jego oświadczenie potwierdzające, że nie pozostaje w stosunku pracy. Jeśli do udzielenia pełnomocnictwa dochodzi w toku sprawy, sąd uwzględnia w protokole oświadczenie złożone przez radcę prawnego.

 

 

Czasami nie ma potrzeby, aby ustanawiać pełnomocnika w tak szerokim zakresie. Pracodawcy wolno więc powołać go jedynie do określonych czynności procesowych. Szef powierza mu wybrane sprawy lub czynności procesowe i po to składa pełnomocnictwo szczególne (> patrz wzór pełnomocnictwa procesowego szczególnego)).

Zakres pełnomocnictwa procesowego ocenia się według jego treści (art. 91, 92 w zw. z art. 65 k.p.c.). Ograniczenie pełnomocnictwa tylko do określonej instancji wyznacza zakres reprezentacji w postępowaniu sądowym (postanowienie Sądu Najwyższego z 18 stycznia 2006 r., II UZ 78/05).

 

 

Zarówno mocodawcy, jak też sami pełnomocnicy mają prawo wypowiedzieć pełnomocnictwo. Szczególne zasady obowiązują jedynie pełnomocników zawodowych, którzy wypowiadając pełnomocnictwo, muszą działać na rzecz dotychczasowego mocodawcy jeszcze przez dwa tygodnie. Oczywiście pracodawca może wcześniej zwolnić takiego pełnomocnika z obowiązku reprezentowania go np. w sądzie.

Pełnomocnictwo wygasa również z powodu śmierci strony lub utraty przez nią zdolności sądowej. Pełnomocnik procesowy musi jednak działać na rzecz dotychczasowego mocodawcy do czasu zawieszenia postępowania.

 

 

Zgodnie z postanowieniem Sądu Najwyższego z 22 marca 1999 r. (III CKN 76/99) ryzyko ujemnych skutków niestarannego zachowania profesjonalnego pełnomocnika procesowego ponosi mocodawca (strona). Zanim więc ustanowimy pełnomocnika, należy sprawdzić, czy będzie on wystarczająco dobrze bronił naszych interesów.

 

 

 

Pracodawca, który jest osobą fizyczną, może domagać się zwolnienia od kosztów sądowych, jeśli złożył oświadczenie o trudnej sytuacji materialnej, uniemożliwiającej mu ich poniesienie bez uszczerbku utrzymania siebie i rodziny (art. 102 ustawy o kosztach). Oświadczenie to stanowi załącznik do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z 31 stycznia 2006 r. w sprawie określenia wzoru oświadczenia o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania osoby fizycznej ubiegającej się o zwolnienie od kosztów sądowych w postępowaniu cywilnym. Powinno obejmować dane o stanie rodzinnym, majątkowym oraz o osiąganych dochodach.

Gdy pracodawca jest osobą prawną

Sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną. Muszą one jednak wykazać, że nie mają dostatecznych środków, aby pokryć te wydatki (art. 103 ustawy o kosztach). Przez "dostateczne środki" należy rozumieć obowiązek pracodawcy wykazania tzw. trwałej niemożności uzyskania środków na uiszczenie kosztów sądowych, czyli brak jakichkolwiek pieniędzy, aby opłacić postępowanie.

Zwolnienia od kosztów ma prawo dochodzić pracodawca, który np. zamknął własną firmę i znajduje się w trudnej sytuacji materialnej, a także ten, który jest likwidowany.