Buchalter odpowiada za straty firmy spowodowane własną niekompetencją

Do pracowników, którzy muszą się legitymować szczególnymi kwalifikacjami, bo ich niekompetencja czy zaniedbania mogą drogo firmę kosztować, należą księgowi, zwłaszcza główni, a także radcowie prawni. Przykładowo przegapienie przez radcę prawnego terminu wniesienia sprzeciwu wobec nakazu zapłaty może oznaczać przegraną na dużą kwotę. Z kolei błędne rozliczenie podatków przez księgową naraża pracodawcę na konieczność zapłaty odsetek za zwłokę, które - zwłaszcza jeśli fiskus wykryje błędy po kilku latach - mogą być bardzo wysokie.

Sprawy przeciwko księgowym i radcom o odszkodowanie za szkody spowodowane brakiem kompetencji i niedbalstwem trafiały na wokandę Sądu Najwyższego częściej niż przeciwko innym fachowym pracownikom.

Do podstawowych obowiązków głównej księgowej należy przestrzeganie przepisów w swojej pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 1 października 1998 r. (I PKN 360/98) potwierdził, że uchybienie temu stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

W konkretnej sprawie, której dotyczy ten wyrok, chodziło o obowiązki wynikające z art. 4 ust. 4 (obecnie ust. 5) i art. 52 ustawy o rachunkowości. Pierwszy z tych przepisów ustanawia ogólną powinność - wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych tą ustawą, a drugi - sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.

Choć w art. 4 ust. 5 odpowiedzialnością za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych tą ustawą obciąża się bezpośrednio kierownika jednostki, to Sąd Najwyższy w wyroku z 3 kwietnia 2001 r. stwierdził, że należą one również do obowiązków pracowniczych głównego księgowego (I PKN 818/00). Kierownik nie odpowiada, jeśli określone obowiązki w tym zakresie zostaną powierzone innym osobom za ich zgodą. Taką osobą jest właśnie główna księgowa.

W konsekwencji naruszenie ich jest podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego (rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia - art. 52 k.p.). Ale nie tylko. Stanowi też powód, aby obciążyć głównego księgowego, według art. 114 k.p., odpowiedzialnością materialną za uszczerbek majątkowy, jaki wskutek tego poniósł pracodawca.

Odnieść to można oczywiście do wymogu przestrzegania także innych przepisów, zwłaszcza podatkowych i ZUS-owskich, oraz do ogólnej konieczności rzetelnego prowadzenia dokumentacji, należącego do obowiązków pracowniczych osób zatrudnionych w księgowości. Potwierdza to np. wyrok SN z 13 grudnia 2006 r. (II PK 125/06).

Wspomniany już wyrok SN z 3 kwietnia 2001 r. dotyczy - opartej na art. 114 k.p. odpowiedzialności materialnej - pracownicy zaangażowanej jako główna księgowa.

Irena C. w umowie o pracę zobowiązała się wykonywać obowiązki w zakresie rachunkowości, a także te ciążące na pracodawcy - spółce z o.o., związane z rozliczeniami z ZUS. Zaangażowano ją do tej pracy z ogłoszenia prasowego o poszukiwaniu pracownika na stanowisko głównego księgowego. Przyszła pracownica podała, że ma stosowne wykształcenie i doświadczenie, aby wykonywać takie obowiązki. Przez trzy pierwsze miesiące 1999 r. była zatrudniona na okres próbny, a potem na czas nieokreślony. W pierwszym okresie Irena C. miała wyprowadzić zaległości w księgowaniu powstałe w 1998 r. i jednocześnie wykonywać bieżące czynności księgowe.

Dość szybko wyszło jednak na jaw, że Irenie C. brakuje odpowiedniego przygotowania. Pracowała tylko w księgowości jednostki budżetowej. Nie znała specyfiki prowadzenia księgowości spółki z o.o. Nie orientowała się w sposobach rozliczania kosztów materiałowych oraz tych wynikających z płac. Nie znała się na rozliczeniach z ZUS.

Ujawniły to kontrole ZUS z maja 1999 r. i urzędu skarbowego z miesięcy letnich. W wyniku tej pierwszej stwierdzono liczne nieprawidłowości związane ze zgłaszaniem pracowników do ubezpieczenia społecznego, stosowanie błędnych druków, brak wielu kopii, nieprawidłowości w datach zgłaszania do ubezpieczenia i wyrejestrowania pracowników, błędy w wypełnianiu druków i przelewach składek ubezpieczeniowych, opóźnienia w zapłacie i nienaliczanie należnych odsetek za zwłokę, wypłacanie zaniżonych składek, brak deklaracji rozliczeniowej za jeden miesiąc, brak raportów imiennych. Te ostatnie uchybienia uniemożliwiły kontrolującym ustalenie, w których miesiącach dokonywano jakich wypłat.

W połowie maja spółka zaczęła poszukiwać następnej księgowej na pół etatu, choć - jak potem ustalił sąd - rozmiary działalności firmy i stan załogi nie uzasadniały zatrudniania w księgowości większej liczby osób. Zaangażowano jednak na podstawie umowy-zlecenia inną główną księgową, która wyprostowała zaległości.

Natomiast wykonanie bilansu za 1998 r., który miała sporządzić Irena C., ponownie powierzono osobie prowadzącej biuro rachunkowe i zajmującej się księgami rachunkowymi spółki w latach 1996 - 97. Zrobiła to księgowa zatrudniona na umowę-zlecenie.

Umowę o pracę z Ireną C. rozwiązano z końcem czerwca 1999 r. za porozumieniem stron.

Za usługi księgowe objęte zakresem bieżących obowiązków Ireny C. spółka zapłaciła prawie 13 tys. zł, a niezależnie od tego poniosła też dodatkowe koszty sporządzenia bilansu za 1998 r. Kontrola obejmująca 1998 r. i pierwsze półrocze 1999 r. przeprowadzona przez US wykazała liczne nieprawidłowości w prowadzeniu księgowości w okresie, gdy należało to do obowiązków Ireny C. W związku z nieprawidłowościami w rozliczeniach z ZUS i urzędem skarbowym spółkę dotknęły wysokie sankcje.

Wystąpiła więc przeciwko Irenie C. o odszkodowanie rekompensujące szkodę, czyli wydatki poniesione na prawidłowo wykonane czynności księgowe przez biuro rachunkowe. Ze względu na art. 119 k.p. - głoszący, że odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, ale nie może ono przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody - to, jakiego domagał się pracodawca, było niższe od tych wydatków.

Sąd I instancji zadośćuczynił żądaniu spółki, a sąd II instancji zaaprobował ten werdykt. To samo uczynił SN, który oddalił kasację byłej pracownicy jako nieuzasadnioną. Także w jego ocenie Irena C. została obciążona odpowiedzialnością, bo nie wykonała lub nienależycie wykonała obowiązki głównej księgowej.

SN odniósł się m.in. do twierdzeń Ireny C., że nie można jej przypisać winy za to, że nie sporządziła sprawozdania finansowego, bo wedle art. 52 ustawy o rachunkowości należy to do obowiązków kierownika jednostki. SN zauważył, że zgodnie z tym przepisem sprawozdanie to podpisuje nie tylko kierownik, ale i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Irena C., która się ich podjęła, nie może na zarząd spółki przerzucać odpowiedzialności za brak umiejętności sprostania im.

Materialnie księgowa może odpowiadać - podobnie jak inni pracownicy - tylko za skutki błędów i zaniedbań przez siebie zawinionych. Według bowiem art. 114 k.p. pracownik ponosi odpowiedzialność materialną tylko za szkodę, którą wyrządził pracodawcy ze swojej winy. Chodzi przy tym - oczywiście - nie tylko o winę umyślną, ale nieumyślną w dwóch postaciach: niedbalstwa i lekkomyślności. O lekkomyślności mówimy wtedy, gdy sprawca bezpodstawnie przypuszcza, że szkody uniknie, a o niedbalstwie - gdy nie przewiduje wyrządzenia szkody, mimo że mógł i powinien przewidzieć taki skutek.

Jednak we wciąż aktualnym wyroku z 11 września 1975 r. (IVPR42/75) SN stwierdził, że wielostronny zakres funkcji głównego księgowego, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, w których skład wchodzą jednostki organizacyjne zlokalizowane w różnych częściach kraju, nie pozwala mu z reguły osobiście kontrolować prawidłowości zabezpieczenia mienia w tych jednostkach. Okoliczność ta -zaznaczył SN -nie może pozostać bez wypływu na zakres odpowiedzialności odszkodowawczej głównego księgowego.

- Za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa swego działania lub zaniechanie, z którego wynika strata; nie odpowiada za korzyści, jakie pracodawca wskutek tego utracił.

- Pracownik nie odpowiada za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczynili się do jej powstania albo zwiększenia.

- Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a zwłaszcza nie odpowiada za szkodę wynikłą z działania w granicach dopuszczalnego ryzyka.

- Odszkodowanie musi odpowiadać wyrządzonej szkodzie, ale nie może przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego danemu pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

- Jeśli pracownik wyrządził szkodę umyślnie, ciąży na nim obowiązek naprawienia szkody w pełnej wysokości.

- To szef musi wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody, czyli na nim spoczywa ciężar dowodu w takich sprawach.

Odrębne zasady dotyczą odpowiedzialności za mienie powierzone pracownikowi (art. 124 - 127 k.p. oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie, tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 143, poz. 663, i z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu, tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 143, poz. 662).