Firma powinna przedstawić dowody na służbowe wyjazdy pracowników i członków zarządu

Spółka z o.o. zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów wydatki na delegacje krajowe członków zarządu i pracowników. Organy podatkowe w trakcie kontroli zakwestionowały dziesięć delegacji. Ustaliły, że w okresie, w którym w ramach delegacji dana osoba powinna przebywać w innych częściach kraju, robiła zakupy materiałów w miejscu prowadzenia działalności przez spółkę.

Spółka twierdziła, że zakupy robią pracownicy, natomiast członkowie zarządu po późniejszym doręczeniu im faktur weryfikują je i podpisują. W jej ocenie, mimo że z faktur wynikało, iż były podpisane w dniu, w którym członek zarządu lub pracownik miał przebywać w delegacji, to faktycznie były podpisane w terminie późniejszym, a delegacja rzeczywiście miała miejsce.

Zdaniem organów podatkowych brak dowodów, że faktury były wystawiane w terminach późniejszych oraz że delegacje miały miejsce, ponieważ spółka przedstawiła tylko potwierdzenia wyjazdów i wypłaty diet. Uznały więc, że zawyżyła koszty uzyskania przychodów, zaliczając do nich diety i koszty przejazdów związane z delegacjami.

WSA w Olsztynie podzielił stanowisko organów podatkowych. Stwierdził, że spółka nie była w stanie wykazać, że delegacje miały miejsce, nie potrafiła określić ich celu, brak w nich było potwierdzenia pobytu osób delegowanych w miejscach docelowych. To podatnik najlepiej wie, jakie koszty ponosi i jakie dowody na to ma w swoim posiadaniu, dlatego powinien udowodnić swoje racje.

Ordynacja podatkowa nie wskazuje jednoznacznie, na kim spoczywa ciężar dowodu w postępowaniu podatkowym. Zasada prawdy obiektywnej skonkretyzowana w art. 187 § 1 nakłada na organ podatkowy obowiązek zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego. Jednak analiza orzecznictwa sądów administracyjnych a także praktyki organów podatkowych na przestrzeni ostatnich lat wskazują na coraz częstszą liberalizację powyższej reguły. Przykładowo NSA w wyroku z 22 maja 2000 r. (I SA/Lu 249/99) uznał, że podatnik nie może czuć się zwolniony od współdziałania z organem podatkowym w realizacji obowiązku wyczerpującego zebrania materiału dowodowego. Z kolei w wyroku NSA z 27 września 2002 r. (I SA/Gd 2024/99) stwierdzono, że art. 187 ordynacji podatkowej nie zwalnia podatnika z obowiązku wykazania twierdzeń, z których mają wynikać dla niego określone skutki prawne i współpracy z organami podatkowymi w celu ustalenia stanu faktycznego w sposób niebudzący wątpliwości.

W komentowanym wyroku WSA w Olsztynie zajął podobne stanowisko. Stwierdził, że nikt inny jak podatnik nie ma pełniejszej wiedzy, jakie koszty zostały przez niego poniesione i jakie dowody są w jego posiadaniu.

Wydaje się, że zamierzeniem sądu nie było przerzucenie ciężaru dowodowego na podatnika, ale skłonienie go do aktywnego uczestnictwa w postępowaniu dowodowym, zwłaszcza jeśli udowodnienie określonej czynności mogłoby prowadzić do korzystnych dla niego rezultatów. Mimo zatem, że art. 187 § 1 ordynacji podatkowej nakłada na organ podatkowy ciężar dowodzenia określonych faktów, podatnik nie jest zwolniony ze współpracy. Czynności dowodowe powinny być wspierane przez podatnika przede wszystkim wtedy, gdy od ich powodzenia zależeć będzie jego interes prawny.