Kto jest płatnikiem składek ZUS: centrala czy oddział pracodawcy

Jeśli pracodawcą osób zatrudnionych w poszczególnych jednostkach lokalnych danej firmy jest centrala, to tylko ona jest płatnikiem składek. Gdy natomiast umowy z pracownikami podpisują poszczególne jednostki lokalne, które są ich pracodawcami, to one opłacają składki.

Zgłoszenie w ZUS i rozliczanie wpłat

Każdy płatnik składek podlega obowiązkowi ewidencyjnemu w ZUS, a zgłaszając się musi podać swoje dane identyfikacyjne.

Jeśli płatnikiem składek jest centrala firmy, to do ZUS zgłasza się z danymi identyfikacyjnymi:

- własnym numerem NIP,

- 9-znakowym numerem REGON,

- nazwą skróconą centrali.

Natomiast gdy płatnikami składek są jednostki lokalne, to powinny się one posługiwać:

- własnym numerem NIP (różnym od NIP centrali),

- 14-znakowym numerem REGON nadanym jednostce lokalnej,

- nazwą skróconą jednostki lokalnej.

W kompletach dokumentów rozliczeniowych składanych za pracowników powinny być podane takie dane identyfikacyjne płatnika, jak w jego zgłoszeniu do ZUS.

Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji ZUS DRA i dołączonych do niej raportów (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA).

Jeśli centrala jest płatnikiem składek, to ona przekazuje do ZUS jeden komplet dokumentów rozliczeniowych. Rozlicza w nim należne składki za wszystkich pracowników centrali i jednostek lokalnych. W dokumentach (w bloku II – dane identyfikacyjne płatnika składek) podaje wówczas: NIP, REGON (9-cyfrowy) oraz nazwę skróconą centrali. Gdy natomiast płatnikiem składek są jednostki lokalne, rozliczenie należnych składek następuje co miesiąc oddzielnie:

- przez centralę (z NIP, 9-cyfrowym REGON, nazwą skróconą centrali) oraz

- przez każdą jednostkę lokalną (z NIP, 14-cyfrowym REGON, nazwą skróconą jednostki lokalnej).

Każdy płatnik składa zatem odrębny komplet dokumentów rozliczeniowych.

Wsparcie płatników wielooddziałowych

Jeśli płatnik zatrudnia do 5 osób, dokumenty do ZUS może przekazywać w formie papierowej. Gdy zaś zatrudnia więcej niż 5 osób, dokumenty musi przekazywać elektronicznie: przez program Płatnik, aplikację ePłatnik lub z innego oprogramowania interfejsowego.