Jeśli pracodawcą osób zatrudnionych w poszczególnych jednostkach lokalnych danej firmy jest centrala, to tylko ona jest płatnikiem składek. Gdy natomiast umowy z pracownikami podpisują poszczególne jednostki lokalne, które są ich pracodawcami, to one opłacają składki.
Zgłoszenie w ZUS i rozliczanie wpłat
Każdy płatnik składek podlega obowiązkowi ewidencyjnemu w ZUS, a zgłaszając się musi podać swoje dane identyfikacyjne.
Jeśli płatnikiem składek jest centrala firmy, to do ZUS zgłasza się z danymi identyfikacyjnymi:
- własnym numerem NIP,
- 9-znakowym numerem REGON,
- nazwą skróconą centrali.
Natomiast gdy płatnikami składek są jednostki lokalne, to powinny się one posługiwać:
- własnym numerem NIP (różnym od NIP centrali),
- 14-znakowym numerem REGON nadanym jednostce lokalnej,
- nazwą skróconą jednostki lokalnej.
W kompletach dokumentów rozliczeniowych składanych za pracowników powinny być podane takie dane identyfikacyjne płatnika, jak w jego zgłoszeniu do ZUS.
Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji ZUS DRA i dołączonych do niej raportów (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA).
Jeśli centrala jest płatnikiem składek, to ona przekazuje do ZUS jeden komplet dokumentów rozliczeniowych. Rozlicza w nim należne składki za wszystkich pracowników centrali i jednostek lokalnych. W dokumentach (w bloku II – dane identyfikacyjne płatnika składek) podaje wówczas: NIP, REGON (9-cyfrowy) oraz nazwę skróconą centrali. Gdy natomiast płatnikiem składek są jednostki lokalne, rozliczenie należnych składek następuje co miesiąc oddzielnie:
- przez centralę (z NIP, 9-cyfrowym REGON, nazwą skróconą centrali) oraz
- przez każdą jednostkę lokalną (z NIP, 14-cyfrowym REGON, nazwą skróconą jednostki lokalnej).
Każdy płatnik składa zatem odrębny komplet dokumentów rozliczeniowych.
Wsparcie płatników wielooddziałowych
Jeśli płatnik zatrudnia do 5 osób, dokumenty do ZUS może przekazywać w formie papierowej. Gdy zaś zatrudnia więcej niż 5 osób, dokumenty musi przekazywać elektronicznie: przez program Płatnik, aplikację ePłatnik lub z innego oprogramowania interfejsowego.
Program Płatnik ma funkcjonalność, która wspiera płatnika wielooddziałowego w sytuacji, gdy rozliczenie z ZUS następuje w ramach jednej zbiorczej deklaracji. Poszczególne jednostki lokalne przekazują przez program do swojej centrali dokumenty rozliczeniowe za osoby, które tam pracują. Centrala, po aktualizacji wszystkich danych, tworzy automatycznie zbiorczą deklarację i raporty. Po weryfikacji dokumentów rozliczenia należnych składek za wszystkich zatrudnionych pracowników przesyła do ZUS w jednym zbiorczym zestawieniu.
oprac. pracownicy Centrali ZUS
