Każdy płatnik powinien korygować błędy w dokumentach – zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych – na bieżąco. Nie zawsze się to udaje. Stąd dodatkowy obowiązek nałożony na firmy, aby do 30 kwietnia każdego roku przeanalizowały swoje ubiegłoroczne rozliczenia składek. Można więc uznać, że ostateczny termin na weryfikację dokumentów złożonych za 2013 r. mija za trzy tygodnie, w środę. Chodzi ?o sprawdzenie wszystkich dokumentów rozliczeniowych złożonych za 2013 r., a także ich korekty przesłane w 2014 r.

Na szczęście 30 kwietnia to tylko termin na wyłapanie błędów. Na sporządzenie korekt jest siedem dni więcej. Dla płatnika może to mieć duże znaczenie, bo może mu się udać do tego czasu uzyskać raport o błędach ze swojej jednostki terenowej ZUS. O takie zestawienie może wystąpić każdy płatnik, niezależnie od wielkości. Także małe firmy, które zatrudniają do 20 ubezpieczonych. Wystarczy wystosować do ZUS prośbę w tej sprawie. Petent otrzyma komplet informacji ?w formie zestawienia obejmującego kilka wykazów. Jednak czas oczekiwania na dokument  może wynieść nawet 30 dni.

Takie zestawienie może zaoszczędzić ślęczenia nad stosem dokumentów. ZUS precyzyjnie wskaże bowiem, w jakich miesiącach, w jakich dokumentach i w odniesieniu do jakiego ubezpieczonego mógł wystąpić błąd. Raport prześle na adres wskazany przez płatnika albo przygotuje go do odbioru ?w oddziale – zgodnie z wolą płatnika.

Czas na weryfikację dokumentów – 30 kwietnia nie oznacza jednak, że termin sporządzenia korekt przypada siedem dni później, tj. 7 maja. Jeśli bowiem służby kadrowe znajdą błędy w imiennych raportach rozliczeniowych np. ?25 kwietnia, mają obowiązek przekazać ich poprawioną wersję najpóźniej 2 maja. Z tego obowiązku nie zwolni fakt, że szef wyznaczy ten dzień jako wolny w zamian za święto Konstytucji Trzeciego Maja (przypadające w tym roku w sobotę).

Niezależnie od tego, ile raportów musi poprawić płatnik, ma obowiązek przekazać je do ZUS w komplecie z korektami deklaracji. Wysyłka samego raportu nie wystarczy.

Ignorowanie obowiązku tej weryfikacji grozi grzywną do ?5 tys. zł. Z finansowymi konsekwencjami musi się też liczyć osoba, która co prawda przejrzy dokumentację za 2013 r., ale nie skoryguje jej w ciągu siedmiu dni. To oznacza, że na najbardziej opornych płatników można nałożyć sankcję nawet 10 tys. kary – 5 tys. za brak weryfikacji dokumentów, a drugie 5 tys. – za brak korekty błędów. Kara nakładana jest na płatnika składek albo osobę upoważnioną do sporządzania w jego imieniu dokumentacji ubezpieczeniowej.

Przedsiębiorca korzystający z usług biura rachunkowego musi pamiętać, że za wszelkie pomyłki odpowiada finalnie on. Kara nałożona przez ZUS dotknie więc go bezpośrednio, a nie niesolidne i nieprofesjonalne biuro, które winne było błędnych rozliczeń składek.

Nie trzeba korygować danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym, gdy stwierdzona różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł. Chodzi przy tym zarówno o zaniżenie podstawy, jak i o jej zawyżenie. Nie dotyczy to jednak przedsiębiorców, dla których podstawą wymiaru składek jest zadeklarowana kwota (najczęściej najniższa, czyli 2247,60 zł albo 504 zł – dla osób opłacających składki na preferencyjnych zasadach). W takim przypadku każdą pomyłkę rachunkową trzeba skorygować.