Po zgłoszeniu podwładnego do ubezpieczeń trzeba za niego składać dokumenty rozliczeniowe aż do czasu zakończenia współpracy i wynikającej stąd konieczności wyrejestrowania pracownika z ZUS. Co miesiąc trzeba także rozliczać podwładnego i przekazywać do ZUS należne składki
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest on też podstawą naliczania składki chorobowej i wypadkowej.
Przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
W szczególności chodzi o wynagrodzenie zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość ustalono z góry. Także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika jak też wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych (np. pakiety zdrowotne, bilety miesięczne).
Przychód pracownika to suma wypłat dokonanych w danym miesiącu. Dla celów ubezpieczeniowych nie ma więc znaczenia, za jaki miesiąc wynagrodzenie zostało wypłacone.
W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Nie odprowadza się składek także od świadczeń ujętych w § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalenia zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Wszystkie przychody w nim wymienione (m.in. nagrody jubileuszowe wypłacane nie częściej niż co pięć lat czy odprawy i odszkodowania, wypłacane w związku z rozwiązaniem stosunku pracy) pomija się, ustalając podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowych.
Jeżeli pracodawca zatrudnia pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy i wypłaca mu na koniec każdego miesiąca minimalne wynagrodzenie (w 2012 r. 1500 zł, a w 2013 r. 1600 zł brutto), to będzie ono stanowić podstawę do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Składki te finansują:
- w równych częściach, po 9,76 proc., pracodawca i pracownik – na ubezpieczenie emerytalne (19,52 proc.),
- pracodawca 4,5 proc. i pracownik 1,5 proc. – na ubezpieczenie rentowe (6 proc.),
- w całości pracownik – na ubezpieczenie chorobowe (2,45 proc.),
- w całości pracodawca – na ubezpieczenie wypadkowe (1,93 proc. – obowiązuje płatnika, który w ubiegłym roku kalendarzowym miał nie więcej niż dziewięciu ubezpieczonych. Taka stawka obowiązuje od 1 kwietnia 2012 r. do 31 marca 2013 r. i według niej składka wypadkowa została naliczona w drukach).
Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza płatnik i przekazuje je do ZUS aż do momentu osiągnięcia kwoty rocznej ograniczenia podstawy wymiaru składek. W 2012 r. wynosi ona 105 780 zł. Od nadwyżki ponad ten limit nie należy pobierać składek emerytalno-rentowych.
Potrącać trzeba jedynie składki na ubezpieczenia chorobowe i zdrowotne. Z kolei płatnik ze swojej strony nadal opłaca składkę wypadkową, a także należności na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jeśli za ubezpieczonego opłacał również składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, to jest zwolniony z tego obowiązku do końca roku, bo w tym wypadku obowiązuje takie samo roczne ograniczenie podstawy jej wymiaru co do składek emerytalno-rentowych.
Przykład
Pan Marek, zatrudniony na pełnym etacie, nie ma innych tytułów do ubezpieczeń społecznych. Z umowy o pracę otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 10 500 zł. Jest to jego jedyne źródło dochodów stanowiące podstawę oskładkowania. To oznacza, że październik był dla niego ostatnim miesiącem z pełnymi składkami.
Za listopad jego daniny do organu rentowego będą już niższe, bo w październiku jego przychód ze stosunku pracy wyniósł 105 000 zł. To oznacza, że jego szef, płacąc w listopadzie październikowe składki wpłaci mniej do ZUS – składkę emerytalną i rentową odprowadzi od kwoty 780 zł (105 780 zł – 105 000 zł). Pozostałe składki będą potrącone od pełnej pensji.
Do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Ale uwzględnia się w niej wynagrodzenie za czas choroby (art. 92 kodeksu pracy).
Nie bierze się natomiast pod uwagę rocznego limitu składkowego, tak jak przy składkach emerytalno-rentowych. Ograniczenie do 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia tutaj nie obowiązuje (art. 81 ust. 5 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez ubezpieczonego i potrącone z jego środków przez pracodawcę.
Składka zdrowotna wynosi 9 proc., jednak tylko jej część w wysokości 7,75 proc. jest odliczana od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne naliczona za pracownika jest wyższa od zaliczki na podatek, składka na ubezpieczenie zdrowotne ulega obniżeniu do wysokości zaliczki.
W 2012 r. składki na ubezpieczenia społeczne za osoby współpracujące naliczyć trzeba od zadeklarowanej kwoty, ale nie niższej niż 2115,60 zł (60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy).
Natomiast na ubezpieczenie zdrowotne – od zadeklarowanej kwoty, nie niższej niż 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. W 2012 r. jest to kwota 2828,31 zł.
Podstawa prawna
