Świadczenia urlopowe: kiedy składki ZUS od pieniędzy na urlop

- Nasza firma 1 stycznia 2012 r. zatrudniała więcej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie jesteśmy budżetówką. Nie mamy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ale obowiązujące od tego roku przepisy regulaminu wynagradzania przewidują wypłacanie pracownikom na długim wypoczynku świadczeń urlopowych zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Czy w związku z tym od wypłacanych pracownikom świadczeń nie musimy opłacać składek? –

pyta czytelnik.

Firma, która nie ma obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (bo na 1 stycznia zatrudniała mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), wypłaca świadczenia urlopowe, jeśli pracodawca z nich nie zrezygnował.

Pieniądze na wypoczynek powinien otrzymać pracownik wybierający się w danym roku kalendarzowym na urlop wypoczynkowy obejmujący co najmniej 14 kolejnych dni. Chodzi zatem o pulę następujących po sobie dni z uwzględnieniem zarówno niedziel, świąt, jak i dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a nie tylko tzw. dni pracujących.

Wypłata gotówki czy też przelew na konto zatrudnionego wybierającego się na taki wypoczynek musi nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym jego rozpoczęcie. Wypłacona kwota nie będzie oskładkowana pod warunkiem, że nie przekroczy wysokości odpisu podstawowego na fundusz socjalny odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika.

Tak stanowi art. 3 ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Potwierdza to również § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), wyłączający z konieczności uiszczenia ZUS-owskich opłat przychody stanowiące wartość finansowanych przez pracodawcę świadczeń urlopowych wypłacanych na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs.

Czasem świadczenia będą dwa

Jeśli pracownik w trakcie roku skorzysta z kilku urlopów 14-dniowych (np. gdy ma dużą pulę zaległego wypoczynku), to mały pracodawca – o ile nie ustali inaczej – ma obowiązek wypłacić mu świadczenie urlopowe tylko raz w roku. Potwierdza to art. 3 ust. 5 ustawy o funduszu świadczeń socjalnych.

Możliwe jest jednak podjęcie dobrowolnej decyzji o częstszej wypłacie świadczenia. Postanowienie to zawarte powinno być w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. Decydując się na wprowadzenie takiego rozwiązania należy pamiętać, że musi ono obejmować wszystkich uprawnionych pracowników, a nie tylko uprzywilejowaną grupę osób.

Jednak w takiej sytuacji kolejna wypłata urlopowa nie będzie korzystała z przywileju uniknięcia danin na ZUS. Składki trzeba będzie zapłacić od drugiej i kolejnej wypłaty urlopowej w danym roku kalendarzowym. Jedynie pierwsza z nich pozostanie nieoskładkowana. Chyba że zatrudniony zmieni pracodawcę.

Z opłatami w większej firmie

Tak jednak nie będzie w sytuacji opisanej w pytaniu. A to dlatego, że z wyłączenia z podstawy wymiaru składek wartości świadczeń urlopowych skorzystać mogą, zgodnie z ww. przepisami jedynie ci pracodawcy, którzy nie posiadając statusu jednostek budżetowych lub samorządowych zakładów budżetowych, zatrudniają na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników.

Zatem pracodawca spoza budżetówki zatrudniający 1 stycznia 2012 r. więcej niż 20 osób, który nie utworzył funduszu, a zdecydował się na wypłatę pieniędzy zatrudnionym wybierającym się na dłuższe wakacje, musi tę kwotę uwzględnić w podstawie wymiaru składek.