Nadpłata składek: po zwrocie składek trzeba przeliczyć wysokość zasiłków

Jeśli firma pobierała z pensji pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu rocznej podstawy ich wymiaru, a następnie zwróciła mu tę nadpłatę, może powstać konieczność przeliczenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i wypłacenia ich wyrównania. Będzie tak wówczas, gdy w podstawie wymiaru zasiłku zostało ujęte wynagrodzenie za miesiące, w których zostały pobrane składki, choć nie powinny.

Wynika to z zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłku. Wynagrodzenie, które ją stanowi, pomniejszamy bowiem o kwoty składek potrąconych z pensji pracownika. Jeśli więc pobrano ich zbyt dużo, to zasiłek został zaniżony.

Podstawą wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego i innych świadczeń (wynagrodzenia chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego) jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy. Dla zatrudnionego krócej jest to średnia z pensji za pełne miesiące pracy.

Tak stanowi art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.), dalej ustawy zasiłkowej.

Jednocześnie art. 3 pkt 3 tej ustawy mówi, że wynagrodzenie, o którym mowa, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Standardowo jest to 13,71 proc., ale może być mniej, gdy doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.

Ujawnienie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ogół następuje znacznie później niż miesiąc, w którym do tego doszło. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek sporządzić i przekazać do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych, a pracownikowi zwrócić nadpłacone, nienależnie pobrane z jego wynagrodzenia składki.

Czasami to ZUS dokonuje z urzędu korekty, informując o tym płatnika. Nakazuje mu wtedy jednocześnie zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone kwoty.

Jeżeli pracownik był niezdolny do pracy i miał prawo do świadczeń chorobowych, a pracodawca ustalił podstawę wymiaru zasiłku z uwzględnieniem m.in. pensji za korygowane miesiące (te, w których została zawyżona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a tym samym została zawyżona kwota składek finansowanych przez pracownika), to w efekcie doszło do zaniżenia podstawy zasiłku, a co za tym idzie zaniżenia należnej kwoty zasiłku. Dlatego po dokonaniu korekt dokumentów rozliczeniowych i po zwróceniu pracownikowi nadpłaconych składek płatnik powinien ponownie ustalić podstawę wymiaru zasiłku i wypłacić wyrównanie.

Roszczenie o wypłatę bądź wyrównanie zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się z upływem sześciu miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje zasiłek bądź jego wyrównanie.

Jednak w sytuacji, kiedy niezgłoszenie takiego roszczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin ten należy liczyć od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca takie zgłoszenie. Natomiast w sytuacji, gdy niewypłacenie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłków – płatnika składek albo ZUS – roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się z upływem trzech lat (art. 67 ustawy zasiłkowej).

Zatem to, czy po zwrocie nadpłaconych składek należy się jeszcze pracownikowi wyrównanie świadczenia, zależy od czasu, jaki upłynął od wypłaty świadczenia i tego, z czyjej winy doszło do nadpłacenia składek emerytalno-rentowych.

Przykład

Pani Katarzyna zatrudniona od 1 listopada 2010 r. była na zwolnieniu lekarskim w lutym 2011 r. – musiała opiekować się chorym synem. Otrzymała zasiłek opiekuńczy za 5 dni. Podstawę wymiaru zasiłku stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone jej za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego, tj. za okres od listopada 2010 r. do stycznia 2011 r. zgodnie z kartoteką: - patrz tabela 1.

W podstawie wymiaru zasiłku pracodawca uwzględnił wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, pomniejszając je o 13,71 proc. (łączna stopa procentowa finansowanych przez pracownika i potrąconych z jego wynagrodzenia składek). W podstawie wymiaru nie uwzględniono dodatku funkcyjnego ani przychodu związanego z finansowaniem przez pracodawcę programu sportowego (karta multi-sport).

Dodatek funkcyjny jest bowiem świadczeniem niepomniejszanym za okresy absencji chorobowej na podstawie obowiązujących przepisów płacowych. Z kolei karta multi-sport jest świadczeniem przyznawanym niezależnie od oceny pracy pracownika, na którego przyznanie i wypłatę ewentualny okres absencji nie ma wpływu. Wynagrodzenie, które należy przyjąć do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku za poszczególne miesiące wyniosło zatem: - patrz tabela 2.

Zatem podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego wyniosła:

(6989,49 zł x 3 m-ce) : 3 = 6989,49 zł

6989,49 zł x 80 proc. = 5591,59 zł

Kwota zasiłku opiekuńczego za jeden dzień: 5591,59 zł : 30 = 186,39 zł.

Za 5 dni niezdolności do pracy w lutym pani Katarzyna otrzymała zasiłek opiekuńczy w kwocie: 931,95 zł (186,39 zł x 5).

W styczniu 2012 r. okazało się, że w listopadzie 2010 r. suma pensji pani Katarzyny od początku tego roku przekroczyła roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracownica poinformowała wcześniej o wysokości podstawy wymiaru, od której składki naliczył poprzedni pracodawca, ale przez niedopatrzenie dział płac nie uwzględnił jej oświadczenia. Prawidłowa podstawa wymiaru tych składek w listopadzie 2010 r. wynosiła 1860 zł, a w grudniu 0 zł.

W styczniu br. pracodawca skorygował dokumenty rozliczeniowe złożone w ZUS i zwrócił pani Katarzynie nadpłacone składki. Ponieważ pensja za listopad i grudzień 2010 r. (za miesiące, w których doszło do nadpłaty składek) została uwzględniona w podstawie wymiaru zasiłku opiekuńczego, pracodawca musi również przeliczyć podstawę wymiaru tego świadczenia i wypłacić jego wyrównanie. Sytuacja ta zaistniała bowiem z powodu błędu pracodawcy. A to oznacza, że nie minął jeszcze okres przedawnienia, który wynosi trzy lata.

Po skorygowaniu kartoteka płacowa pracownika, na podstawie której trzeba ustalić prawidłową podstawę wymiaru zasiłku, wygląda następująco -patrz tabela 3.

W obliczeniach zasiłku przyjmujemy wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze. Dlatego trzeba je pomniejszyć o odpowiednio niższą kwotę składek, jakie zostały za listopad 2010 r. potrącone z pensji pracownika.

Daniny te zostały bowiem naliczone zarówno od przychodu uwzględnianego w podstawie wymiaru zasiłku (płaca zasadnicza), jak i od przychodu niepodlegającego uwzględnieniu (dodatek funkcyjny, karta multi-sport). W takim przypadku trzeba ustalić średni wskaźnik potrąconych w danym miesiącu składek, a następnie pomniejszyć wynagrodzenie zasadnicze o składki naliczone tym wskaźnikiem. W tym celu należy skorzystać ze wzoru:

Od wypłaconego w listopadzie 2010 r. wynagrodzenia, dodatku funkcyjnego i przychodu z programu sportowego suma składek finansowanych ze środków pracownika wyniosła po korekcie: 422,59 zł [(1860 zł x 9,76 proc.)

+ (1860 zł x 1,5 proc.) + (8700 zł x 2,45 proc.)].

Obliczmy zatem średni wskaźnik potrąconych w listopadzie składek, korzystając z powyższego wzoru:

422,59 x 100 :  8700 = 4,86 proc.

Teraz można ustalić wynagrodzenie z tego miesiąca stanowiące podstawę wymiaru zasiłku. Spośród świadczeń stanowiących podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe do podstawy wymiaru zasiłku przyjmiemy tylko wynagrodzenie zasadnicze.

Ustalając wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku, należy zatem pomniejszyć wynagrodzenie zasadnicze tj. 8100 zł o 4,86 proc.