Za zgodą pracownika wyślesz mu ZUS RMUA mejlem

Pracodawcy nie muszą już przekazywać ubezpieczanym przez siebie podwładnym imiennych raportów miesięcznych ZUS RMUA w formie pisemnej. Tę zmianę w art. 41 ust. 8 wprowadziła [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=292354]nowelizacja z 17 października 2008 r. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 220, poz. 1418)[/link]. Od tego roku każdy pracownik może otrzymać takie zestawienie w formie elektronicznej, ale pod dwoma warunkami.

[srodtytul]Konieczna jest aprobata[/srodtytul]

Przede wszystkim podwładny musi się na takie rozwiązanie zgodzić. A zapewne nie wszyscy zatrudnieni będą chcieli skorzystać z nowej możliwości. Przepis nie wskazuje szczególnej formy zgody, może to więc być także dyspozycja ustna. Pracodawca we własnym interesie powinien jednak zadbać, aby podwładny złożył w tej sprawie pisemne oświadczenie. Warto, aby podał w nim adres mejlowy, na jaki chce otrzymywać zestawienia. Może to być zarówno służbowa, jak i prywatna skrzynka. Pracownik powinien zaś gromadzić ZUS RMUA w formie elektronicznej jako pliki w osobnym folderze. Może też je wydrukować i zbierać w formie papierowej. Oczywiście w interesie pracownika jest też weryfikowanie danych zawartych w otrzymywanych zestawieniach.

[srodtytul]Trzeba mieć e-podpis[/srodtytul]

Jest jednak drugi warunek, bez którego przesłanie ZUS RMUA mejlem nie jest możliwe. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 47a ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dokumenty elektroniczne, m.in. ZUS RMUA, trzeba opatrywać bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Podpis ten jest zaś przypisany do konkretnej osoby. W dużych zakładach służby kadrowo-płacowe są już zwykle wyposażone w takie podpisy. Nie ma więc przeszkód, aby przesyłały pracownikom imienne raporty miesięczne mejlem. W ten sposób mogą uniknąć drukowania i roznoszenia dziesiątek lub setek dokumentów.

A co z mniejszymi firmami, które nie zaopatrzyły żadnego ze swoich pracowników w bezpieczny podpis elektroniczny? Płatnicy odprowadzający składki za maksymalnie pięć osób nie mają obowiązku elektronicznych rozliczeń z ZUS. Mogą przesyłać dokumenty w formie papierowej, zwykle więc nie zainwestowały jeszcze w bezpieczny podpis elektroniczny. Przypomnijmy też, że [b]część płatników rozliczających się elektronicznie do 20 lipca 2009 r. może się jeszcze w korespondencji z ZUS posługiwać certyfikatami klucza publicznego, które wydawał on do lata 2008 r.[/b] A to oznacza, że nie wszyscy zakupili bezpieczne podpisy. Czy w takim razie zatrudnieni w takich firmach są pozbawieni możliwości otrzymywania ZUS RMUA drogą elektroniczną? Niekoniecznie. Wystarczy, jeśli składki przelicza firmie biuro rachunkowe, którego pracownik posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym (patrz rozmowa). Jeśli jednak płatnik sam się rozlicza i koresponduje z ZUS na papierze, to zatrudniani przez niego pracownicy nie mają szansy na otrzymanie ZUS RMUA mejlem.

[srodtytul]Wygasające certyfikaty ZUS[/srodtytul]

Wspomniana nowelizacja ustawy systemowej dotyczy także składania dokumentów do ZUS przez płatników składek rozliczających więcej niż pięciu ubezpieczonych. Od tego roku muszą oni przesyłać do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń (art. 36 ust. 10), imienne raporty miesięczne (art. 41 ust. 3), deklaracje (art. 46 ust. 4) i inne dokumenty rozliczeniowe oraz ich korekty z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Uspokajamy jednak płatników, którzy do 20 lipca 2009 r. mogą używać certyfikatów klucza publicznego wydanych przez ZUS. Dla nich wyjątek od art. 47a ust. 2a ustawy systemowej przewiduje przepis szczególny: art. 60 ustawy z 7 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ([link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=277407]nowelizacja z 13 czerwca 2008 r. opublikowana w DzU nr 127, poz. 817[/link]).

Jednak od 21 lipca 2009 r. wszyscy płatnicy rozliczający się z ZUS elektronicznie będą musieli się posługiwać bezpiecznymi podpisami elektronicznymi.

[ramka][b]Raport pracownikowi może przesłać także biuro rachunkowe

Odpowiada Anna Misiak, doradca podatkowy w MDDP[/b]

[b]Czy ZUS RMUA drogą elektroniczną mogą przekazywać pracownikom także te firmy, które nie kupiły bezpiecznego podpisu elektronicznego, ale np. korzystają z usług biura rachunkowego, którego pracownik taki podpis ma?

Co na to przepisy?[/b]

[b]Anna Misiak:[/b] Imienny raport miesięczny oraz informacje zawarte w raportach przekazywane ubezpieczonemu powinny zawierać podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Tak przewiduje art. 41 ust. 4 oraz ust. 8a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Płatnik może zatem upoważnić inną osobę do podpisywania dokumentów w jego imieniu. I taką osobą może być pracownik biura rachunkowego.

Biuro może używać tego podpisu również do przekazywania elektronicznie informacji o pobranych składkach i okresach przerw w opłacaniu składek, czyli ZUS RMUA. Jest to możliwe, jeśli jego przedstawiciel dysponuje podpisem elektronicznym oraz ma upoważnienie płatnika do podpisywania jego dokumentów ubezpieczeniowych. Oczywiście pracownicy płatnika muszą się zgodzić na ich otrzymanie drogą elektroniczną.

Dokumenty elektroniczne, w tym m.in. ZUS RMUA, opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby odpowiedzialnej za ich przekazywanie (art. 47a ust. 2a ustawy systemowej). Bezpieczny podpis elektroniczny jest przyporządkowany wyłącznie do składającego go, czyli osoby fizycznej posiadającej odpowiednie urządzenie do jego składania, która może działać we własnym imieniu lub imieniu innej osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Tak wynika z ustawy o podpisie elektronicznym.

Mówi ona także, że dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. Przepisy ubezpieczeniowe nie przewidują innych, szczególnych regulacji. Stanowią jedynie, że określone dokumenty ubezpieczeniowe mogą być podpisywane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

[b]A czy przekazanie pracownikowi ZUS RMUA w formie elektronicznej zwalnia pracodawcę z obowiązku przechowywania tych dokumentów w formie papierowej? Czy jest to jeden z tych dokumentów płacowych, które pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat?[/b]

Zgodnie z ustawą o emeryturach i rentach z FUS płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat. Może się zdarzyć, że to RMUA będzie dla pracownika jedynym dowodem potwierdzającym wysokość odprowadzonych za niego składek. Należy jednak pamiętać, że dokumentami źródłowymi pozwalającymi ustalić wynagrodzenie i należne składki są przede wszystkim listy płac, karty wynagrodzeń i deklaracje ZUS. Warto podkreślić, że od niedawna podmiotom prowadzącym księgi rachunkowe wolno archiwizować listy płac wyłącznie w formie elektronicznej.

[/ramka]