W imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, składanym za pracownika, firma wykazuje cały przychód, jaki mu wypłaciła od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego. Zdarza się, że księgowa się pomyli i wypłaci lub przekaże komuś na konto wyższą pensję, niż się należy. Albo też błędnie prześle dwa razy w miesiącu zarobki jednej osobie.
Zbyt wysokie wynagrodzenie pracodawca też musi ująć w raporcie ZUS RCA zatrudnionego za miesiąc, kiedy mu je wypłacił lub postawił do jego dyspozycji (przelał na jego rachunek bankowy). Nadpłata także stanowi bowiem przychód, od którego potrącamy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Po odkryciu pomyłki szef nie może skorygować dokumentów rozliczeniowych dopóty, dopóki podwładny nie odda mu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia. Podkreślam, że nadpłacone pieniądze są przychodem ze stosunku pracy i dopiero z chwilą jego zwrotu przekształcają się w świadczenie nienależne.
Pani Ala jest księgową w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Ustalając wynagrodzenie w sierpniu (płatne do ostatniego dnia miesiąca), pomyliła się i jednemu z pracowników zamiast 2000 zł, dała dwa razy tyle. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę podatkową również obliczyła od 4000 zł brutto.
Dla prawidłowego opłacania składek jest zatem istotne ustalenie daty powstania przychodu oraz daty, od kiedy nastąpiła zmiana kwalifikacji wypłaty z przychodu z tytułu stosunku pracy na świadczenie nienależne.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych kwestię rozliczania świadczeń nienależnych reguluje w art. 26 ust. 1 pkt 4 i art. 41b. Zgodnie z pierwszym artykułem podstawę wymiaru podatku stanowi dochód po odliczeniu zwróconych w roku podatkowym nienależnie pobranych przez pracownika świadczeń, które uprzednio zwiększyły jego dochód podlegający opodatkowaniu. Pod warunkiem, oczywiście, że płatnik wcześniej nie potrącił nadpłaty. Przepis ten stosujemy zatem, gdy zatrudniony oddał nienależne, a pracodawca nie odliczył ich uprzednio od przychodu podwładnego.
Pani Ala, opisana w przykładzie 1, zwróciła pracodawcy 2000 zł brutto we wrześniu. Jej zatrudnienie w tej firmie ustało z końcem sierpnia, wobec tego we wrześniu nie dostanie już żadnego wynagrodzenia. Po otrzymaniu zwrotu szef powinien skorygować imienny raport miesięczny za sierpień złożony za panią Alę, wykazując w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 2000 zł.
W świetle art. 41b ustawy w takiej sytuacji płatnicy -ustalając wysokość zaliczki podatkowej -odejmują od dochodu zwrócone przez zatrudnionego kwoty, łącznie z pobranym podatkiem. Przepis ten stosujemy z kolei wtedy, gdy umowa o pracę nadal trwa. Tylko wówczas bowiem pracodawca może na bieżąco pomniejszyć kwotę przychodu o zwróconą przez pracownika sumę.
Prześledźmy sytuację pani Ali, gdyby jej zatrudnienie nie ustało z końcem sierpnia. We wrześniu zwróci ona zatem pracodawcy nadpłacone jej 2000 zł brutto (patrz przykład 1) oraz dostanie za ten miesiąc pensję 2500 zł. Zwróconą kwotę odejmujemy z przychodu. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc pracodawca wykaże więc tylko 500 zł.
Jeżeli płatnik na podstawie zgody pracownika lub wyroku sądu na bieżąco potrąca nienależnie wypłacone świadczenia, przychód zatrudnionego jest wdanym miesiącu niższy o kwotę dokonanych potrąceń. W konsekwencji również podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. Wobec tego płatnik nie powinien składać korekty dokumentów rozliczeniowych. Powinien za to w bieżących dokumentach składanych za pracownika wykazywać przychód obniżony o kwotę nienależnie wypłaconego świadczenia.
Podstawa prawna: art. 18 ust. 1 - 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), art. 26 ust. 1 pkt 4, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)
