Wystawiając zaświadczenie potwierdzające zarobki emeryta lub rencisty pracodawca powinien kierować się pewnymi zasadami. Musi pamiętać o tym, aby wykazać taki przychód, który wpływa na zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia. W zaświadczeniu musi uwzględnić wszystkie te składniki wynagrodzenia, od których miał obowiązek odprowadzić składkę emerytalną i rentową.

Podstawa plus dodatki

Podstawą wymiaru składek na te ubezpieczenia za pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest to zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak również różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Wszystkie te składniki trzeba wykazać w zaświadczeniu wystawianym do celów rozliczenia z ZUS.

Może się zdarzyć, że pracodawca zawarł dodatkowo z pracownikiem umowę agencyjną, zlecenie, inną umowę o świadczenie usług (do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) lub umowę o dzieło albo też taki kontrakt (choćby został zawarty z innymi podmiotem) wykonywany jest na rzecz tego pracodawcy. W takim przypadku w wystawianym zaświadczeniu pracodawca musi również wykazać przychód z tytułu tej dodatkowej umowy.

Przykład

W firmie zatrudniony jest od kilku lat pan Zbigniew, uprawniony do wcześniejszej emerytury. Pracuje w ramach stosunku pracy i dodatkowo wykonuje umowy-zlecenia. Z tytułu umowy o pracę w 2012 r. otrzymywał comiesięczne wynagrodzenie, dodatek stażowy oraz nagrody kwartalne.

Natomiast w związku z wykonywaniem umowy-zlecenia emeryt otrzymał dodatkowe wynagrodzenie w kwietniu, lipcu i grudniu 2012 r.

Od wszystkich tych wypłat pracodawca naliczył w 2012 r. składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. związku z tym musi je wszystkie uwzględnić w zaświadczeniu o zarobkach osiągniętych w poprzednim roku wystawianym w celu rozliczenia z ZUS.

Zasiłki też się liczą

Zaświadczenie potwierdzające ubiegłoroczny przychód emeryta lub rencisty powinno obejmować również niektóre wypłaty, od których nie było obowiązku odprowadzania składek emerytalno-rentowych. Chodzi o kwoty:

- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,

- zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, wyrównawczego i świadczenia rehabilitacyjnego,

- świadczenia i dodatku wyrównawczego.

To wyjątek od ogólnej zasady. Choć składniki te nie są oskładkowane, to mogą powodować konieczność zawieszenia lub zmniejszenia emerytury bądź renty. Płatnik składek powinien więc je bezwzględnie wykazać w wystawianym zaświadczeniu.

Przykład

Pracownik, pan Tomasz, od dwóch lat jest uprawniony do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. W 2012 r. był kilka razy na zwolnieniach lekarskich. Z tego tytułu otrzymał najpierw wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a następnie zasiłek chorobowy.

W lutym 2013 r. ubezpieczony zażądał od pracodawcy, by ten wystawił mu zaświadczenie potwierdzające ubiegłoroczne zarobki. Ustalając wysokość jego przychodu za 2012 r. pracodawca powinien doliczyć kwoty wypłaconych świadczeń chorobowych.

Pozostałe poza listą

Płatnik składek nie powinien uwzględniać w wystawianym pracownikowi zaświadczeniu innych składników przychodu, od których nie było obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (poza wymienionymi świadczeniami z tytułu choroby i macierzyństwa).

W odniesieniu do pracowników i zleceniobiorców wymienia je rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.; dalej rozporządzenie składkowe) >patrz ramka.

Przykład

Pracownica, pani Halina, od lipca 2011 r. jest uprawniona do renty rodzinnej po zmarłym mężu. W 2012 r. otrzymała wynagrodzenie zasadnicze oraz nagrody kwartalne. Oprócz tego pod koniec pierwszego półrocza dostała nagrodę jubileuszową z okazji 10-lecia pracy.

Zgodnie z układem zbiorowym pracy przysługuje ona pracownikom za każde przepracowane dziesięć lat.

Ponadto w październiku 2012 r. ubezpieczona otrzymała zapomogę w związku z ciężką chorobą córki. Od obydwu składników nie było obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W związku z tym pracodawca nie może ich uwzględnić w zaświadczeniu o przychodzie za 2012 r.

Wyłączenie bez względu na kwotę

W zaświadczeniu pracodawca nie uwzględnia m.in. takich nieoskładkowych przychodów, jak:

- nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują zatrudnionym nie częściej niż co pięć lat,

- odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

- odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,

- odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. art. 101

2

kodeksu pracy,

- ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,

- wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych zatrudnionym do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 190 zł,

- świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,

- dodatki uzupełniające 80 proc. zasiłek chorobowy wypłacane przez pracodawców – do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100 proc. przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek.