- Pracownik od lipca 2012 r. przebywa na rocznym urlopie bezpłatnym udzielonym w celu wykonywania pracy na cały etat u innego pracodawcy. W tym czasie podpisaliśmy z nim umowę-zlecenia na dwa tygodnie.

Kontrakt ten trwał od 6 do 20 grudnia 2012 r. Potraktowaliśmy go jako umowę zawartą z własnym pracownikiem i składki należne od uzyskanych z niej przychodów rozliczyliśmy w raporcie ZUS RCA z kodem pracowniczym. Po otrzymaniu wypłaty pracownik zgłosił jednak reklamację i zwrócił się do nas o zwrot składek argumentując to tym, że od zlecenia powinna być naliczona tylko składka zdrowotna, bo nie składał on wniosku o dobrowolne podleganie ubezpieczeniom społecznym. Czy pracownik ma rację i musimy złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych? –

pyta czytelnik.

Pracownik objęty jest obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi oraz zdrowotnym od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania. W tym okresie pracodawca musi go traktować jako pracownika również z tytułu dodatkowo zawieranych z nim umów cywilnoprawnych.

Nie oznacza to jednak, że za cały okres zawsze ma obowiązek opłacić za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Między początkiem a końcem zatrudnienia mogą bowiem wystąpić przerwy w podleganiu ubezpieczeniom, za które te opłaty nie są należne. W dalszym ciągu jednak taka osoba pozostaje pracownikiem i na pracodawcy spoczywa obowiązek przekazania informacji o przerwie w opłacaniu za nią składek do ZUS.

Wolne bez opłat

Jedną z przerw w opłacaniu składek jest właśnie urlop bezpłatny. Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca może go udzielić pracownikowi na jego pisemny wniosek. W czasie tej pauzy w wykonywaniu obowiązków służbowych, pracownik z umowy o pracę nie podlega ani ubezpieczeniom społecznym, ani zdrowotnemu. Wprawdzie w dalszym ciągu pozostaje w stosunku pracy, ale nie świadczy swoich pracowniczym zadań, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia.

Informacja w raporcie

Pracodawca jako płatnik składek musi składać za osobę przebywającą na urlopie bezpłatnym imienny raport ZUS RSA z kodem pracowniczym (01 10 xx), informując o okresie pauzy w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, wpisując kod przerwy 111.

Raport ten należy składać za każdy miesiąc przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym. Wykazany w nim okres przerwy „od - do" nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który ten dokument jest sporządzany. Nie może być ani wcześniejszy, ani późniejszy; musi więc dotyczyć wyłącznie miesiąca, za który składany jest raport.

Jeżeli pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym przez cały miesiąc i w tym czasie nie otrzyma od pracodawcy wynagrodzenia, pracodawca składa za niego tylko raport ZUS RSA. Nie sporządza dodatkowo zerowego raportu ZUS RCA (z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne).

Cywilna podczas pauzy

Dla pracownika, który podejmie pracę na podstawie umowy-zlecenie w czasie korzystania z urlopu bezpłatnego, ten cywilny kontrakt jest jedynym tytułem do ubezpieczeń. Objęty jest z niego obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi, wypadkowym oraz dobrowolnie chorobowym. Oczywiście obowiązkowo podlega również ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód otrzymywany w związku z wykonywaniem umowy zlecenia – jeśli w umowie odpłatność określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie.

Dodatkowy kontrakt

Powyższa zasada ma zastosowanie również wtedy, gdy umowę cywilnoprawną podpisze pracodawca z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie bezpłatnym. Wykonując w tym czasie np. zlecenie, osoba ta będzie objęta ubezpieczeniami jako zleceniobiorca. Nie ma przy tym znaczenia, że w dalszym ciągu pozostaje w stosunku pracy. W tym wypadku nie ma bowiem zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Zgodnie z tym przepisem za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której – zgodnie z kodeksem cywilnym – stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z własnym pracodawcą lub jeżeli w jej ramach prace wykonuje na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

W związku z tym umowa zlecenia zawarta z „własnym pracownikiem" przebywającym na urlopie bezpłatnym nie jest do celów opłacania składek na ubezpieczenia społeczne traktowana jak stosunek pracy, lecz jak umowa-zlecenie.

Konieczne formalności

Taką osobę należy zatem zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 11 xx. Jeżeli ubezpieczenia społeczne ze zlecenia w tym okresie miałyby charakter dobrowolny, a obowiązkowa ma być tylko składka zdrowotna, to właściwym drukiem na dokonanie zgłoszenia jest druk ZUS ZAA.

Po zawarciu umowy-zlecenie płatnik powinien więc ustalić, jakimi ubezpieczeniami będzie objęty zleceniobiorca. Gdy w innym zakładzie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i jego wynagrodzenie jest równe co najmniej minimalnej pensji, to jako zleceniobiorca objęty będzie obowiązkowo tylko ubezpieczeniem zdrowotnym. Społeczne będą dla niego dobrowolne.

Druki do poprawki

Pracownik, o którego pyta czytelnik, ma rację. Płatnik nie powinien był opłacić za niego składek społecznych od przychodu z umowy-zlecenia wykonywanej w czasie urlopu bezpłatnego, ponieważ równocześnie był zatrudniony na pełny etat w innej firmie. Pracodawca powinien więc złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za grudzień ubiegłego roku.

Po pierwsze musi złożyć druk ZUS ZWUA i wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń (wszystkich) z dniem dokonania zgłoszenia, tj. od 6 grudnia 2012 r. Poza tym musi skorygo- wać raport rozliczeniowy ZUS RCA z kodem 01 10 xx, wykazując w nim zerową podstawę wymiaru i zerową kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz wypłacone wynagrodzenie jako podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Raport ten trzeba dołączyć do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oznaczonej tym samym numerem identyfikacyjnym co raport. Jeśli płatnik wcześniej za ten miesiąc nie składał korekt, to powinien ją złożyć z identyfikatorem 02.12.2012.

Oczywiście po złożeniu korekty dokumentów rozliczeniowych u płatnika powstanie nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne. Jej kwota będzie niższa o część niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Stosownie bowiem do § 13 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.), jeżeli wpłata składek na ubezpieczenia społeczne jest wyższa niż kwota należnych składek z tego tytułu wynikająca z rozliczenia dokonanego w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy, nadwyżkę pozostałą po pokryciu należnych składek na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy zalicza się m.in. na należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności.

Przykład

Zakładając, że wynagrodzenie z umowy zlecenia, od którego płatnik nienależnie pobrał składki na ubezpieczenia społeczne, wyniosło 4000 zł, rozliczenia powinny wyglądać następująco.

Zatem nadpłata na koncie płatnika to 1226,64 zł (1276 zł – 49,36 zł). Z tego należy zwrócić ubezpieczonemu jego część składek społecznych, po odliczeniu zaliczki na podatek:

- koszty uzyskania przychodu: 548,40 zł x 20 proc. = 109,68 zł

- podstawa do opodatkowania: 548,40 zł – 109,68 zł = 438,72 zł; po zaokrągleniu 439 zł

- zaliczka do urzędu skarbowego: 439 zł x 18 proc. = 79,02 zł

79,02 zł – 42,50 zł = 36,52 zł; po zaokrągleniu 37 zł

- do wypłaty zleceniobiorcy:

548,40 zł – 37 zł – 49,36 zł = 462,04 zł