Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek terminowego wypłacania wynagrodzenia, nie rzadziej niż raz w miesiącu. Pracownicy powinni przy tym otrzymać pensję za dany miesiąc najpóźniej 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Gdy pracodawca nie wywiązuje się z tych obowiązków, zatrudniony może wystąpić do sądu z roszczeniem o wypłatę należnego wynagrodzenia. Jeżeli prawomocny wyrok nie pomoże, po zaopatrzeniu go w klauzulę wykonalności posłuży on pracownikowi za podstawę wystąpienia do komornika o egzekucję przysługujących mu należności.

Ponieważ wyegzekwowane pieniądze organ egzekucyjny przekazuje bezpośrednio pracownikowi, płatnicy często mają wątpliwości, czy powinni składać w ZUS dokumenty rozliczeniowe i naliczać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od przekazanego w tym trybie wynagrodzenia.

Bez opłat wyjątkowo

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie uwzględnia się w niej wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Tak wynika z art.18 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.); dalej ustawa o s.u.s.

Od składek zwolnione są również przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Żadnych składek nie należy opłacać od odsetek, do których pracownik uzyska prawo w związku z nieterminową wypłatą zarobków

Przychodami ze stosunku pracy są – w świetle przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – wszystkie należności wynikające ze stosunku pracy.

Dotyczy to również tych stwierdzonych prawomocnym wyrokiem sądowym, których wypłata na rzecz pracowników została zrealizowana dopiero przez komornika sądowego. Jeżeli zatem dany rodzaj przychodu ściągnięty przez organ egzekucyjny nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek na podstawie powołanego wyżej rozporządzenia, to od uzyskanego w tym trybie przychodu trzeba odprowadzić zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne.

Przykład

Po rozwiązaniu umowy o pracy pan Jerzy wystąpił do pracodawcy o wypłatę nagrody jubileuszowej. Po jego odmowie, pracownik wstąpił z roszczeniem do sądu. Jego wyrokiem pracodawca został zobowiązany do wypłaty tej nagrody.

Bez względu na to, czy pracodawca wypłaci ją dobrowolnie, czy też wyegzekwuje ją dopiero komornik, od kwoty wypłacanej nagrody nie trzeba naliczać składek społecznych ani zdrowotnej.

Taki przychód jest wyłączony z podstawy wymiaru składek – pod warunkiem uprawnień do niej nie częściej niż raz na pięć lat – na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 1998 r.).

Przykład

Pani Halina wystąpiła do pracodawcy o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Pracodawca jej odmówił i sprawa trafiła do sądu. Na podstawie wyroku sądu firma została zobowiązana do wypłacenia pracownicy 2000 zł za pracę nadliczbową.

Ponieważ jest to przychód z umowy o pracę, który nie jest wyłączony z podstawy wymiaru składek, trzeba od niego naliczyć opłaty zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne. Ponadto składki społeczne pracodawca musi wykazać w dokumentach rozliczeniowych za miesiąc, w którym pani Halina otrzyma to wynagrodzenie.

W analogiczny sposób należy traktować należności pracownicze wypłacone przez pracodawcę na podstawie ugody sądowej.

Kto jest płatnikiem

Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych będących pracownikami, oblicza, rozlicza i przekazuje co miesiąc do ZUS w całości płatnik składek (art. 17 ust. 1 ustawy o s.u.s.). W stosunku do pracowników jest to pracodawca.

Z obowiązku rozliczenia składek społecznych i zdrowotnej pracodawca musi się wywiązać również wtedy, gdy wypłaca pracownikowi należności zasądzone wyrokiem sądu lub na podstawie zawartej z nim ugody. Sposób rozliczenia tych składek zależy jednak od tego, czy w miesiącu dokonywania wypłaty osoba nadal jest zatrudniona.

Jeżeli pracodawca wypłaca te należności pracownikowi, którego ciągle zatrudnia, wykazuje należne składki w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx. Gdy realizuję wypłatę na rzecz byłego pracownika, który został już wyrejestrowany z ubezpieczeń i w miesiącu wypłaty nie podlegał ubezpieczeniom przez ani jeden dzień, to składki trzeba rozliczyć w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx.

Od kwoty zasądzonego wynagrodzenia, które jest przez niego wypłacane, pracodawca nalicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Z wynagrodzenia ubezpieczonego pracodawca potrąca składki finansowane z jego środków, tj. część składki emerytalnej (9,76 proc. podstawy wymiaru), część rentowej (1,50 proc. podstawy wymiaru) oraz całą chorobową (2,45 proc. podstawy wymiaru).

Co innego, gdy wynagrodzenie zostało wyegzekwowane przez komornika i przekazane pracownikowi. Pracodawca wówczas ma jedynie informację, jaką kwotę otrzymał pracownik.

Przepisy nie przewidują możliwości rozliczenia przez komornika składek na ubezpieczenia społeczne należnych od przychodu wypłaconego za jego pośrednictwem. Nie przewidują też sytuacji, by samodzielnie mógł je wtedy naliczyć i opłacić pracownik. Zatem musi to zrobić pracodawca.

Nie zwalnia go z tego obowiązku fakt, że z przychodu ubezpieczonego nie ma fizycznej możliwości potrącenia części składek finansowanych z jego środków. To on musi wówczas rozliczyć i przekazać do ZUS całość należnych składek.

Po udanej egzekucji

Składki trzeba rozliczyć w dokumentach sporządzanych za miesiąc, w którym komornik postawił do dyspozycji ubezpieczonego wyegzekwowane wynagrodzenie za pracę – tj. za miesiąc, w którym nastąpi wypłata lub przelanie ściągniętych środków na rachunek bankowy pracownika. Z przekazaniem tych dokumentów i opłaceniem należnych składek pracodawca powinien się zmieścić w obowiązującym go terminie płatności.

Jeżeli pracodawca ureguluje całość składek – tj. łącznie z częścią podlegającą finansowaniu przez pracownika, może dochodzić od niego zwrotu poniesionych z tego tytułu kosztów. Pracownik powinien je bowiem ponieść na podstawie przepisów ustawy o s.u.s. o ich współfinansowaniu.

Gdy przychód wypłaca komornik, a przychód ten stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, to składkę na to ubezpieczenie powinien opłacić ubezpieczony bezpośrednio na rachunek bankowy wskazany przez właściwy oddział wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia.

Tak wynika z art. 84 ust. 2 w związku z art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).  Zatem w raportach RCA składanych po dokonaniu takiej wypłaty przez komornika, pracodawca powinien:

- wykazać uzyskany przychód jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz rozliczyć całość należnych składek zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o s.u.s.,

- naliczyć składki w części finansowanej odpowiednio przez pracownika i pracodawcę,

- wykazać ten przychód (po odliczeniu składek społecznych w części finansowanej przez pracownika) jako podstawę wymiaru składki zdrowotnej,

- wykazać należną składkę zdrowotną w wysokości „0”.

Konieczna jest informacja

Pracodawca, choć nie musi naliczać i wpłacać składki zdrowotnej od wyegzekwowanej płacy, powinien przekazać pracownikowi informację o wysokości podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, od której musi on samodzielnie opłacić tę składkę. Nie musi natomiast zaprzątać sobie głowy zaliczką na podatek. Gdy za pracodawcę wynagrodzenie wypłaca komornik sądowy, to jest on zobowiązany jako płatnik do poboru tej zaliczki.