Łatwiej jest odzyskać nadpłacone składki i to nawet w gotówce

Wszystko to za sprawą ustawy z 28 marca 2008 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 67, poz. 411).

Weszła ona w życie 8 maja 2008 r. i zmieniła ustawę z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa o sus) w zakresie zwrotu nienależnie opłaconych składek.

Jeżeli płatnik miał zaległości w składkach, ZUS z urzędu zalicza nienależnie opłacone na poczet starych kwot. Nadpłaty rozlicza według zasad z rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465). Zgodnie z nim nadwyżkę pozostałą po opłaceniu bieżących składek na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy (zgodnie z deklaracją ZUS DRA) ZUS rozlicza w pierwszej kolejności proporcjonalnie na pokrycie zaległych należności funduszu emerytalnego i należności otwartych funduszy emerytalnych, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności. Potem sprawdza, czy po rozliczeniu konta płatnika pozostanie jeszcze nierozliczona kwota. Jeśli tak, pokrywa z niej proporcjonalnie należności funduszu rentowego, chorobowego i wypadkowego, począwszy od najstarszych zobowiązań. Następnie reguluje zaległości ze składek na ubezpieczenie zdrowotne, a jako ostatnie proporcjonalnie należności Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (od najstarszego zobowiązania).

Jeżeli nadpłata powstała na rachunku na ubezpieczenie zdrowotne, rozlicza się ją w pierwszej kolejności na zaległości ze składek na ubezpieczenie zdrowotne, a dopiero później na ubezpieczenia społeczne według podanych zasad. Na samym końcu uzupełniane są zobowiązania ze składek na FP i FGŚP. Pozostałe kwoty rozliczane są na ubezpieczenia społeczne i w ostatniej kolejności na ubezpieczenie zdrowotne.

Przy zaległościach każdą wpłatę rozlicza się proporcjonalnie na należność główną i odsetki. Jeżeli płatnik nie ma zaległości, ZUS zalicza nadpłatę na bieżące lub przyszłe składki, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Jeżeli jednak go nie składa, powinien zmniejszyć kwotę bieżących wpłat do ZUS (wynikającą z deklaracji) o nadpłatę. Ustawa nie wymaga podejmowania dodatkowych czynności, ale warto poinformować ZUS o przyczynie zmniejszenia wpłaty za dany miesiąc. Płatnik podaje, że pomniejszył bieżącą wpłatę o nadpłacone składki. Jeżeli nadpłacił składki, bo je zawyżył w deklaracji rozliczeniowej, to nadpłata powstaje po złożeniu dokumentów korygujących. Wtedy ZUS może rozliczyć nadpłatę na konto zaległości, bieżące wpłaty lub przyszłe bądź zwrócić je płatnikowi na jego wniosek.

Jeżeli płatnik nie ma zaległości ani bieżących składek pozwalających rozliczyć nienależnie opłacone kwoty lub nie chce zaliczyć nadpłat na bieżące lub przyszłe składki, ZUS na jego wniosek powinien mu je zwrócić. Gdy zakład stwierdzi nadpłatę, musi zawiadomić płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek, jeśli stanowią one więcej niż 5 proc. najniższego wynagrodzenia (5 proc. z 760 zł, tj. 38 zł).

Wniosek o zwrot nadpłaty płatnikowi wolno złożyć w każdym czasie, ale nie później niż przed upływem dziesięciu lat od daty nienależnego opłacenia składek. Jeżeli o nadpłacie poinformował go ZUS, na złożenie wniosku ma siedem dni od otrzymania zawiadomienia.

Jeżeli płatnik wystąpi z wnioskiem o zwrot nadpłaty, ZUS musi mu ją oddać w ciągu 30 dni od wpływu pisma. Zwraca ją:

- na wskazany rachunek bankowy płatnika,

- w gotówce, jeżeli płatnik nie musi mieć rachunku bankowego, chyba że zażąda zwrotu na rachunek bankowy.

Jeżeli ZUS nie zwróci nadpłaty w 30 dni od wpływu wniosku, oddaje ją z odsetkami za zwłokę od zaległości podatkowych. Nalicza je od dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaty do dnia zwrotu włącznie. Za dzień zwrotu nadpłaty uważa się dzień:

- obciążenia rachunku bankowego na podstawie polecenia przelewu,

- złożenia przekazu pocztowego,

- wypłacenia kwoty nadpłaty przez ZUS lub postawienia nadpłaty do dyspozycji płatnika.

Płatnik może wystąpić o zwrot nadpłaconych składek przed upływem dziesięciu lat od opłacenia składek (przed zmianą przepisów w ciągu pięciu lat). Przepis ten ogranicza jedynie w ten sposób, że płatnik nie może sądownie dochodzić od ZUS zwrotu w gotówce nienależnie opłaconych składek po dziesięciu latach od ich opłacenia. Ustawa o sus nie hamuje natomiast prawa wystąpienia płatnika z wnioskiem o zaliczenie nadpłaty na bieżące lub przyszłe zobowiązania. Oznacza to, że płatnikowi wolno wystąpić z takim roszczeniem np. po 15 latach od zapłacenia składek. Jedyny warunek polega na tym, aby nadal prowadził działalność lub był następcą prawnym poprzedniego płatnika.

Płatnik przestaje opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za ubezpieczonego, którego przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia. Podstawą do takiego kroku jest:

- informacja uzyskana z ZUS,

- własna dokumentacja płacowa,

- oświadczenie ubezpieczonego (jeśli składki na jego ubezpieczenia opłaca kilku płatników).

Gdy z dokumentacji płacowej wynika, że w miesiącu doszło do przekroczenia kwoty ograniczenia, płatnik powinien obliczyć i przekazać składki emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy ich wymiaru, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. W 2008 r. roczne ograniczenie podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia wynosi 85 290 zł.

38 zł jeśli nadpłata składek na koncie płatnika przewyższa tę kwotę (5 proc. najniższego wynagrodzenia), ZUS musi go powiadomić o nadwyżce

Niedopuszczalne jest, aby ubezpieczony poinformował jednego z płatników, że z racji zatrudnienia u drugiego osiągnie 30-krotność i aby ten pierwszy przestał opłacać składki. Takie rozwiązanie jest możliwe jedynie w miesiącu, w którym przekroczona zostanie roczna podstawa wymiaru składek (obliczona łącznie dla wszystkich płatników). Za skutki błędnego zawiadomienia płatników odpowiada ubezpieczony.

Nadpłatę powstałą po przekroczeniu ograniczenia ZUS zwraca w 30 dni od dnia, w którym płatnik złoży korektę imiennych raportów rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowej, w których składki zostaną rozliczone z uwzględnieniem ograniczenia.

Warto tu zwrócić uwagę na niespójność ustawy z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Z art. 19 ustawy wynika, że do składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłaconych po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru stosuje się art. 24 ust. 6a – 8. Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej. Zatem stosuje się tu przepis przewidujący składanie wniosku o zwrot składek. Jednak z § 8 rozporządzenia wynika, że ZUS zwraca składki obliczone i przekazane od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika deklaracji rozliczeniowych korygujących i imiennych raportów miesięcznych korygujących w związku z przekroczeniem ograniczenia. Nie ma więc potrzeby składania wniosku o zwrot. Przy kolizji dwóch przepisów pierwszeństwo należy przyznać ustawie, która dla dokonania zwrotu wymaga wystąpienia przez płatnika z wnioskiem.

Jeżeli do zwrotu składek za jedną osobę jest uprawnionych kilku płatników, ZUS dzieli nadpłatę i zwraca ją im w takich częściach, w jakich opłacali składki za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie ograniczenia. Po otrzymaniu nadwyżki płatnik musi niezwłocznie zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli nadpłatę stwierdzi ZUS, zawiadamia płatnika o przekroczeniu. Tu datą powstania nadpłaty jest data złożenia deklaracji korygujących.

Jeżeli bank (lub SKOK), który obsługuje rachunek płatnika składek, przez pomyłkę zapłacił wyższą, niż wynika z dyspozycji płatnika, kwotę, którą sfinansował z własnych środków, ZUS zwróci nadpłatę bezpośrednio tym instytucjom na ich żądanie.

Bank (SKOK) może wystąpić z wnioskiem o zwrot w ciągu dziesięciu lat od opłacenia nienależnych składek. Nienależnie opłaconych składek sfinansowanych ze środków banku nie da rady zaliczyć na poczet bieżących zobowiązań tych instytucji po upływie dziesięciu lat od ich opłacenia.

Znowelizowana ustawa o sus dopuszcza zwrot nienależnie opłaconych składek w części finansowanej przez ubezpieczonego jemu bezpośrednio. Do tej pory ZUS – mimo korzystnych dla ubezpieczonych wyroków – odmawiał takiej operacji, tłumacząc się brakiem przepisów. Od 8 maja br. ZUS może zwrócić składki bezpośrednio osobie, z której przychodów te składki zostały pobrane, jedynie gdy nie ma płatnika składek lub jego następcy prawnego.

Nadpłatę może stwierdzić zarówno ubezpieczony, jak i ZUS. W tym ostatnim wypadku ZUS zawiadamia o tej kwocie w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i zwraca mu ją na jego wniosek. Ubezpieczony może dochodzić zwrotu składek od stycznia 1999 r. w części przez siebie sfinansowanej. Zgodnie z art. 5 ust. 2 znowelizowanej ustawy gdy z wnioskiem o zwrot występuje ubezpieczony, ZUS zwraca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nienależnie opłacone w okresie przed dniem wejścia w życie tej ustawy także wówczas, gdy na podstawie dotychczasowych przepisów prawo do dochodzenia ich zwrotu już się przedawniło. Jedyny warunek jest taki, aby ubezpieczony wystąpił o zwrot nie później niż w 12 miesięcy od wejścia w życie tej ustawy. Z wnioskiem wolno wystąpić także ubezpieczonemu, któremu ZUS w decyzji odmówił oddania nienależnie opłaconych składek.

Żądanie ubezpieczonego ograniczone jest do składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe i nie dotyczy tych na ubezpieczenie chorobowe i zdrowotne.

O tym, jak wygląda zwrot nienależnie opłaconych składek, mówi art. 24 ustawy o sus. Przewiduje on następujące sposoby postępowania:

- zaliczenie w poczet zaległych należności bieżących lub przyszłych składek,

- zwrot płatnikowi,

- zwrot ubezpieczonemu.

Ustawa o sus nie definiuje nienależnie opłaconych składek. Odsyła do art. 72 § 1 pkt 1 i 4 i § 2 ordynacji podatkowej (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.). Budzi to jednak wątpliwości, bo ustawa o sus mówi o nienależnie opłaconych składkach, a ordynacja o nadpłacie, której jednym z elementów są nienależnie opłacone podatki (w tym wypadku składki). Mimo tych różnic nienależnie opłacone składki należy utożsamiać z nadpłatą z art. 72 ordynacji.

Zatem nienależnie opłacone składki to takie, które płatnik opłacił wyżej, niż musiał. Nadpłata powstaje w razie opłacenia składek:

- w wysokości wyższej niż wykazana w deklaracji rozliczeniowej, a także wpłacenia ich zgodnie z deklaracją, w której zawyżono wysokość należnych składek wskutek błędu,

- w wysokości wyższej niż należna na skutek pomyłki instytucji obsługującej wpłaty (banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo--rozliczeniowej) – deklaracja oraz dokument płatniczy wystawiony przez płatnika są prawidłowe,

- po przekroczeniu kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (30-krotność).