W lutym 2008 r. ZUS zażądał od firmy zapłaty kilkuset złotych i jednocześnie odmówił wystawienia zaświadczenia o braku zaległości wobec ZUS, jeśli nie uregulujemy tej kwoty. Przyczyną miała być pomyłka w opisie przelewu z maja 2001 r. W nim wpisaliśmy, że są to składki za styczeń 2001 r. zamiast za kwiecień 2001 r. ZUS przyjął pieniądze, nie zwracał ich i nie zarzucał braku wpłat. Teraz nie jesteśmy w stanie sprawdzić, kiedy ZUS zorientował się w pomyłce i za jaki okres liczył opóźnienie wpłaty. Co ciekawe w 2003 r. otrzymaliśmy podobne żądanie, które szybko spełniliśmy, aby dostać zaświadczenie. Próbując wyjaśnić sprawę, ZUS odpowiedział, że odsetki w 2003 r. dotyczyły innej kwoty, a teraz system takie zaległości odsetkowe wykazuje, ale szczegółowy sposób ich wyliczenia jest niemożliwy z powodu skomplikowanej struktury zaliczania jednych należności na poczet drugich. Co robić w tej sytuacji?

– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Płatnik składek musi opłacać składki w terminach, które określa art. 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa o sus). Każda dokonana przez niego wpłata jest rozliczana w sposób podany w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (DzU nr 165, poz. 1197 ze zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia ZUS rozlicza dokonaną przez płatnika wpłatę na jego koncie i ewidencjonuje dane u ubezpieczonego za miesiąc kalendarzowy. Dzieje się to na podstawie deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych lub deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennych raportów miesięcznych korygujących zgodnie z oznaczeniem płatnika składek na dokumencie płatniczym.

Gdy jednocześnie za jeden miesiąc wpływają dwa dokumenty oznaczone tym samym numerem i na tę samą kwotę, ZUS najpierw rozlicza wcześniejszą wpłatę. Wobec pozostałych druków ZUS powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

U czytelnika wpłata, choć oznaczona numerem deklaracji styczniowej, dokonana została na inną kwotę niż należna za ten miesiąc, ale kwoty wykazane z maja odpowiadają kwocie z deklaracji za kwiecień 2001 r. Jeżeli nieprawidłowości w dokumentach uniemożliwiają poprawne rozliczenie składek na koncie płatnika i zapisanie danych u ubezpieczonego, ZUS powinien to wyjaśnić zgodnie z § 12 rozporządzenia. Problem polega na tym, że składki za styczeń zostały rozliczone, a kwoty z deklaracji zgadzały się z kwotami na dokumencie płatniczym. Zatem sumy wykazane w dokumencie z maja 2001 r. powinny być traktowane jako nadpłata.

Ponieważ składki za styczeń 2001 r. zostały uregulowane na koncie płatnika, powstała nadpłata. Ustawa o sus nie definiuje tego pojęcia, odsyłając do ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Zgodnie z jej art. 72 § 1 ust. 1 za nadpłatę uważa się kwotę nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku. Nie ulega wątpliwości, że skoro zobowiązanie za styczeń 2001 r. uregulowano i rozliczono, z chwilą wpływu kolejnej wpłaty dotyczącej tego samego okresu na koncie płatnika powstała nadpłata. Należało ją rozliczyć zgodnie z ustawą o sus i rozporządzeniem.

W myśl art. 24 ust. 6a ustawy o sus nienależnie opłacone składki ZUS z urzędu zalicza na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik wnioskuje o ich zwrot. U czytelnika nadpłacone składki ZUS powinien zaliczyć jako bieżące.

Taki sposób postępowania wynika również z rozporządzenia. Zgodnie z jego § 9 – 11 jeżeli wpłata składek jest wyższa niż kwota należna wynikająca z rozliczenia w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy, nadwyżkę po pokryciu składek na ubezpieczenia społeczne za miesiąc kalendarzowy zalicza się proporcjonalnie na zaległe należności z tytułu odpowiednio składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności. W tej sytuacji ZUS z urzędu musiał zaliczyć nadpłacone składki za styczeń jako składki za kwiecień 2001 r., a wątpliwości – wyjaśnić.

Jeżeli nawet płatnik omyłkowo zadeklarował inny okres na dokumencie płatniczym, to z uwagi na brak wpłaty w bieżącym miesiącu wpłatę należało rozliczyć na konto bieżących zobowiązań.

W tej sytuacji nie należy już nic wpłacać, ale żądać, aby ZUS wydał decyzję o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu i wnieść od niej odwołanie do sądu. Jeśli jednak płatnik pilnie potrzebuje zaświadczenia o tym, że nie zalega ze składkami, najlepiej opłacić żądaną kwotę, a następnie wystąpić do ZUS o jej zwrot jako nienależnie wpłaconej. Jeśli zakład odmówi, od tej decyzji trzeba wnieść odwołanie do sądu.

Wpłata w terminie, ale z błędnym wskazaniem okresu, którego dotyczy, nie może pociągać dla płatnika obowiązku zapłaty odsetek. Tym bardziej że sytuację tę reguluje ustawa. Żądanie ZUS jest tym bardziej zastanawiające, że przez siedem lat nie rozliczał konta płatnika i nie przeszkadzało mu to wydać zaświadczenia o tym, że nie zalega on ze składkami.