Zawyżone składki obniżają nasze przyszłe należności

W lutym 2008 r. ZUS zażądał od firmy zapłaty kilkuset złotych i jednocześnie odmówił wystawienia zaświadczenia o braku zaległości wobec ZUS, jeśli nie uregulujemy tej kwoty. Przyczyną miała być pomyłka w opisie przelewu z maja 2001 r. W nim wpisaliśmy, że są to składki za styczeń 2001 r. zamiast za kwiecień 2001 r. ZUS przyjął pieniądze, nie zwracał ich i nie zarzucał braku wpłat. Teraz nie jesteśmy w stanie sprawdzić, kiedy ZUS zorientował się w pomyłce i za jaki okres liczył opóźnienie wpłaty. Co ciekawe w 2003 r. otrzymaliśmy podobne żądanie, które szybko spełniliśmy, aby dostać zaświadczenie. Próbując wyjaśnić sprawę, ZUS odpowiedział, że odsetki w 2003 r. dotyczyły innej kwoty, a teraz system takie zaległości odsetkowe wykazuje, ale szczegółowy sposób ich wyliczenia jest niemożliwy z powodu skomplikowanej struktury zaliczania jednych należności na poczet drugich. Co robić w tej sytuacji?

– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Płatnik składek musi opłacać składki w terminach, które określa art. 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm., dalej ustawa o sus). Każda dokonana przez niego wpłata jest rozliczana w sposób podany w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (DzU nr 165, poz. 1197 ze zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia ZUS rozlicza dokonaną przez płatnika wpłatę na jego koncie i ewidencjonuje dane u ubezpieczonego za miesiąc kalendarzowy. Dzieje się to na podstawie deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych lub deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennych raportów miesięcznych korygujących zgodnie z oznaczeniem płatnika składek na dokumencie płatniczym.

Gdy jednocześnie za jeden miesiąc wpływają dwa dokumenty oznaczone tym samym numerem i na tę samą kwotę, ZUS najpierw rozlicza wcześniejszą wpłatę. Wobec pozostałych druków ZUS powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

U czytelnika wpłata, choć oznaczona numerem deklaracji styczniowej, dokonana została na inną kwotę niż należna za ten miesiąc, ale kwoty wykazane z maja odpowiadają kwocie z deklaracji za kwiecień 2001 r. Jeżeli nieprawidłowości w dokumentach uniemożliwiają poprawne rozliczenie składek na koncie płatnika i zapisanie danych u ubezpieczonego, ZUS powinien to wyjaśnić zgodnie z § 12 rozporządzenia. Problem polega na tym, że składki za styczeń zostały rozliczone, a kwoty z deklaracji zgadzały się z kwotami na dokumencie płatniczym. Zatem sumy wykazane w dokumencie z maja 2001 r. powinny być traktowane jako nadpłata.

Ponieważ składki za styczeń 2001 r. zostały uregulowane na koncie płatnika, powstała nadpłata. Ustawa o sus nie definiuje tego pojęcia, odsyłając do ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Zgodnie z jej art. 72 § 1 ust. 1 za nadpłatę uważa się kwotę nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku. Nie ulega wątpliwości, że skoro zobowiązanie za styczeń 2001 r. uregulowano i rozliczono, z chwilą wpływu kolejnej wpłaty dotyczącej tego samego okresu na koncie płatnika powstała nadpłata. Należało ją rozliczyć zgodnie z ustawą o sus i rozporządzeniem.

W myśl art. 24 ust. 6a ustawy o sus nienależnie opłacone składki ZUS z urzędu zalicza na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik wnioskuje o ich zwrot. U czytelnika nadpłacone składki ZUS powinien zaliczyć jako bieżące.

Taki sposób postępowania wynika również z rozporządzenia. Zgodnie z jego § 9 – 11 jeżeli wpłata składek jest wyższa niż kwota należna wynikająca z rozliczenia w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy, nadwyżkę po pokryciu składek na ubezpieczenia społeczne za miesiąc kalendarzowy zalicza się proporcjonalnie na zaległe należności z tytułu odpowiednio składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy oraz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności. W tej sytuacji ZUS z urzędu musiał zaliczyć nadpłacone składki za styczeń jako składki za kwiecień 2001 r., a wątpliwości – wyjaśnić.

Jeżeli nawet płatnik omyłkowo zadeklarował inny okres na dokumencie płatniczym, to z uwagi na brak wpłaty w bieżącym miesiącu wpłatę należało rozliczyć na konto bieżących zobowiązań.