Zazwyczaj podatnik, który dowiaduje się, że jego sprzedaż osiągnęła próg zobowiązujący do zakupu kasy fiskalnej, nie traktuje tej informacji jako dobrej nowiny. Wszak to dodatkowe obowiązki. Ale stało się. Trzeba się z tym zmierzyć i – aby uniknąć niepotrzebnych utarczek z fiskusem – pamiętać o kilku prostych rzeczach.
Podatnik powinien dokonać wyboru kasy fiskalnej kierując się nie tylko ceną, ale m.in. funkcjami, jakie kasa ma pełnić. Ważne jest, czy kasa fiskalna ma służyć jedynie do drukowania paragonów fiskalnych, czy również faktur, czy będzie użytkowana stacjonarnie, przenośnie, czy też zainstalowane w taksówce. Warto się zastanowić nad możliwym rodzajem zapisu kopii (kasa tradycyjna lub z elektronicznym zapisem kopii).
Po zakupie podatnicy powinni wezwać serwis, aby sprawdzić stan techniczny kasy (może przecież mieć jakieś wady fabryczne) i zaprogramować urządzenie. Serwisant wykona odpowiednie czynności, przyporządkowując np. oznaczenia literowe od A do G stawkom VAT i odnotuje to w książce kasy.
Warto zadbać o przeszkolenie z używania kasy podatnika i jego pracowników, którzy będą ją obsługiwać.
Swego rodzaju gratyfikacją dla firmy po raz pierwszy instalującej kasę jest ulga na jej zakup. Jeżeli podatnik chce z niej skorzystać, to zakup powinien być udokumentowany fakturą, a cena w całości zapłacona.
W celu odliczenia lub zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy, przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie fiskalnej podatnik powinien złożyć zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, że będzie przez niego prowadzona ewidencja przy zastosowaniu kasy. Zawiadomienie ma ustalony wzór ( zawiera m.in. informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania). Można je zapewne otrzymać od serwisanta.
Do wniosku o „ulgę na zakup kasy" należy dołączyć:
- dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej;
- oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą;
- informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub jego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;
W przypadku podatnika, który zamierza stosować do prowadzenia ewidencji jedną kasę, takie zawiadomienie, może być dokonane na formularzu zgłoszenia przez podatnika danych dotyczących kasy.
Przed rozpoczęciem ewidencjonowania konieczna jest fiskalizacja kasy. Dokonuje jej serwisant przez jednokrotne i niepowtarzalne uaktywnienie trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) do pamięci fiskalnej. Fiskalizacja potwierdzona jest wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Wydruk raportu fiskalnego dobowego trzeba dołączyć do książki kasy.
W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy podatnik musi złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenie danych dotyczących kasy (na urzędowym formularzu), w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.
Jeśli podatnik otrzyma zwrotną informację z urzędu skarbowego o nadaniu numeru ewidencyjnego kasy, powinien nanieść ten numer w książce kasy oraz w sposób trwały na obudowę kasy.
Rozpoczynając ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej podatnicy powinni również pamiętać o założeniu odrębnej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, a także oczywistych pomyłek.
Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię podatkową w Warszawie
