Doręczenie pisma urzędowego zarówno przez samych urzędników, jak i przez obywateli wciąż najczęściej rozumiane jest jako otrzymanie przez stronę papierowego pisma od listonosza. Tymczasem zarówno w obecnie obowiązującym stanie prawnym, jak i w niedalekiej przyszłości (po zmianach mających wejść w życie z początkiem lipca 2021 r. i w kolejnych miesiącach) doręczenia elektroniczne odgrywają i będą odgrywać coraz bardziej kluczową rolę.
Bieżący stan prawny
Stosownie do brzmienia art. 39 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego (w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. W obecnie (tj. do 30 czerwca 2021 r.) obowiązującym stanie prawnym jest to podstawowa zasada regulująca kwestię doręczeń w postępowaniu administracyjnym.
Czytaj też:
Doręczenia elektroniczne – nowe obowiązki przedsiębiorców
Natomiast doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. za pomocą rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania.
Organ administracji publicznej może sam, z własnej inicjatywy, zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych, załatwianych przez ten organ. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. Uczestnik postępowania uprawniony jest do wyrażenia stałej zgody na doręczanie mu pism we wskazanych postępowaniach administracyjnych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jak i do odmowy wyrażenia tej zgody. Brak odpowiedzi uczestnika na wystąpienie organu (wezwanie) powinien być interpretowany jako niewyrażenie stałej zgody. Wystąpienie przez organ administracji publicznej o wyrażenie stałej zgody na doręczanie pism w formie elektronicznej powinno mieć postać wezwania. Wystąpienie to następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, poprzez przesłanie na adres elektroniczny tego uczestnika tegoż wezwania organu w tej sprawie.
W ten sposób mogą być doręczane – pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w art. 391 § 1–1a k.p.a. – wszelkie pisma w postępowaniu administracyjnym, które są adresowane do dowolnego uczestnika tego postępowania. Nie ma żadnego ograniczenia przedmiotowego ani podmiotowego.
Aby skorzystać z doręczeń elektronicznych, konieczna jest zgoda adresata pisma, które ma być doręczone. Zgoda ta może być wyrażona zarówno bezpośrednio, jak i w sposób pośredni, zarówno z własnej inicjatywy adresata, tj. w sytuacji, gdy adresat sam o to wniesie, jak i jej uzyskanie może wynikać z inicjatywy organu wyrażonej poprzez odpowiednie wezwanie adresata. Interesująca, z punktu widzenia organu administracji publicznej, jest możliwość wystąpienia do adresata pism o wyrażenie stałej zgody na elektroniczne doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym, tj. zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez ten organ kategoriach spraw indywidualnych, załatwianych przez ten organ.
A contrario – organ administracji publicznej nigdy, w żadnej sytuacji nie może doręczyć pisma jego adresatowi z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, jeśli adresat pisma odpowiednio wcześniej nie złożył w tym postępowaniu podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu, nie sformułował odpowiedniego żądania lub nie wyraził odpowiedniej zgody, oraz wtedy, gdy nie wyraził stałej zgody na doręczanie mu pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez ten organ kategoriach spraw indywidualnych, załatwianych przez ten organ.
Zgoda strony lub innego uczestnika postępowania administracyjnego odnośnie do doręczania pism w postępowaniu administracyjnym za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma charakter odwołalny, może zostać bez żadnych negatywnych konsekwencji dla strony (lub innego uczestnika) odwołana, może to nastąpić w każdej chwili i jest bezwzględnie wiążące dla organu.
Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnują z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego. Jednocześnie zauważyć należy, że w przypadku, gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej, doręczenia dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu. 18 listopada 2020 roku Sejm przyjął ustawę o doręczeniach elektronicznych, stanowiącą swoistą rewolucję w kwestii komunikacji organów administracji publicznej ze stronami i innymi uczestnikami postępowań. Zmiany wchodzić będą w życie stopniowo, w różnych terminach, jednakże ustawa w podstawowym zakresie wchodzi w życie 1 lipca 2021 r.
Nowy stan prawny
Prawdopodobnie najdonioślejszą zmianą jest wprowadzenie powszechnego stosowania elektronicznych skrzynek doręczeniowych służących do wysyłania oraz odbierania pism formalnych, to jest takich, dla których wymagane jest wystawianie potwierdzenia doręczenia (tzw. skrzynka do doręczeń). Taką skrzynkę do doręczeń otworzyć będzie mógł zarówno każdy obywatel, jak i wszystkie osoby prawne. Doręczenia na skrzynkę mieć będą taki sam skutek jak doręczenia w postaci listu poleconego lub listu ze zwrotnym poświadczeniem odbioru.
Podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego oraz osobom prowadzącym działalność gospodarczą, wpisanym do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, skrzynki zostaną utworzone z urzędu. Ponadto zobowiązane do posiadania skrzynki będą osoby wykonujące zawód członków korporacji prawniczych, tj. radców prawnych czy adwokatów, doradców podatkowych, rzeczników patentowych itp. Dla wszystkich innych podmiotów skrzynki będą zakładane na wniosek tych podmiotów.
Skrzynki elektroniczne będzie prowadzić tzw. operator wyznaczony (przynajmniej do roku 2025 będzie to Poczta Polska), jednakże skrzynki do doręczeń będą mogły być prowadzone również przez podmiot inny niż Poczta Polska, ale pod warunkiem, że będzie on obsługiwał e-doręczenia w reżimie usług kwalifikowanych (czyli reżimie spełniającym podwyższone wymogi wykonywania usługi e-doręczenia). Ponadto minister właściwy ds. cyfryzacji prowadził będzie bazę adresów skrzynek elektronicznych.
Już bez zgody
Kolejną rewolucyjną zmianą jest wprowadzenie zasady domyślnego doręczenia elektronicznego – jeżeli adresat pisma posiada elektroniczną skrzynkę doręczeniową, to podmiot publiczny zobowiązany będzie wysyłać pisma na tę skrzynkę. Bez konieczności uzyskiwania zgody jak w dotychczasowym stanie prawnym, o czym mowa w była mowa powyżej. Ponadto skrzynki elektroniczne będą mogły być wykorzystywane również do wysyłania pomiędzy podmiotami niepublicznymi pism z wystawianymi dowodami doręczenia – a więc będą pełnić rolę listów poleconych lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Natomiast w przypadku osób nieposiadających skrzynki elektronicznej pisma urzędowe będą obsługiwane w tzw. trybie hybrydowym – będą wysłane przez organy administracji publicznej jako pisma elektroniczne, a następnie zostaną wydrukowane i przekazane adresatowi w postaci papierowego pisma.
Istotną kwestią jest również prawidłowe określenie momentu doręczenia pisma, który ustalać się będzie stosownie do następujących reguł:
– pisma adresowane do podmiotów publicznych – będą one doręczone w chwili, gdy wpłynęły na skrzynkę podmiotu publicznego. Przez –„wpłynięcie" należy rozumieć zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu,
– pisma adresowane do podmiotu niepublicznego – będą one uznawane za doręczone w chwili ich odebrania. Odebranie rozumieć należy jako każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z jego treścią. Ponadto przewidziano fikcję doręczenia do podmiotu niepublicznego – w sytuacji gdy adresat nie odebrał korespondencji, pismo wysłane przez podmiot publiczny uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji.
Poza datą 1 lipca 2021 r. pozostałe, najważniejsze z punktu widzenia wejścia w życie ustawy, terminy to:
? 21 października 2021 r. – obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń przez podmioty wpisane do KRS oraz członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych;
? 1 stycznia 2026 r. – obowiązek posiadania skrzynki dla podmiotów wpisanych do CEIDG.
W przypadku ustawy o doręczeniach elektronicznych, poza przepisami regulującymi jej wejście w życie, wprowadzono art. 155, który odracza obowiązek stosowania ustawy, przy czym odroczenie ma charakter zarówno podmiotowy, jak i przedmiotowy. Odroczenie podmiotowe dotyczy enumeratywnie wskazanych ośmiu grup podmiotów – dla każdej z tych grup określony został inny termin, z upływem którego dana grupa ma obowiązek stosowania ustawy. Przedmiotowo odroczenie dotyczy stosowania ustawy w zakresie elektronicznego i hybrydowego doręczania korespondencji. Poniżej wskazujemy zestawienie terminów, od których poszczególne grupy podmiotów będą zobowiązane stosować ustawę w zakresie elektronicznego i hybrydowego doręczania korespondencji:
? organy administracji rządowej – od 1 października 2021 r.;
? Zakład Ubezpieczeń Społecznych – od 1 października 2022 r.;
? Narodowy Fundusz Zdrowia – od 1 października 2022 r.;
? agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne – od 1 października 2023 r.;
? jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – od 1 stycznia 2024 / 1 października 2029 r.;
? podmioty publiczne inne niż wymienione w ust. 1–7 – od 1 października 2025 r.;
? sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – od 1 października 2029 r.
Sprawa platformy
Dodatkowo warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię, a mianowicie na platformę doręczeniową ePUAP, utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne. Pomimo wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych, w przeważającej części 1 lipca 2021 r. skrzynki ePUAP będą, do roku 2029 prowadzone równolegle ze skrzynkami do elektronicznych doręczeń prowadzonymi przez Pocztę Polską na platformie utworzonej na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne każdy podmiot publiczny był zobowiązany do posiadania skrzynki ePUAP. Ustawa o doręczeniach elektronicznych znosi ten obowiązek.
Natomiast w ustawie o doręczeniach elektronicznych przyjęto, że skrzynki dla podmiotów publicznych zakładane są na wniosek tych podmiotów, przy czym podmiot publiczny będzie zobligowany otworzyć skrzynkę dopiero wówczas, kiedy sam będzie musiał wypełnić obowiązek elektronicznego doręczania pism. Oznacza to, że podmiot publiczny może zamknąć swoją skrzynkę na ePUAP, jednocześnie nie otwierając skrzynki do elektronicznych doręczeń na platformie Poczty Polskiej. Ta zmiana może mieć przez kilka najbliższych lat bardzo niekorzystny wpływ na komunikacją elektroniczną i łatwość załatwiania przez obywateli spraw bez konieczności wychodzenia z domu.
Już obecnie obowiązujące przepisy dawały organom i obywatelom szerokie możliwości stosowania doręczeń elektronicznych, zaś od 1 lipca 2021 r. rozpoczyna się doręczeniowa cyfrowa rewolucja, która w bardzo dużym zakresie przeniesie doręczenia w postępowaniach administracyjnych z formy papierowej w świat wirtualny.
Milena Dorobek – Lis jest radcą prawnym w Kancelarii Prawna Prawa Publicznego
Krzysztof Kurzeja jest radcą prawnym w Kancelarii Prawna Prawa Publicznego
