Co roku w okresie świątecznym pojawiają się pytania o zasady obdarowywania pracowników czy ich dzieci. Wątpliwości dotyczą przede wszystkim finansowania tego rodzaju świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Biorą się m.in. z faktu, że ten fundusz nie ma charakteru okolicznościowego, więc wsparcie nie może wynikać z samej okoliczności, jaką są święta Bożego Narodzenia. Jednak – jak uznał Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 8 czerwca 2017 r. (III AUa 627/16) – definicja działalności socjalnej daje pracodawcy możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. bonusów finansowych z okazji świąt Bożego Narodzenia z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy z inicjatywy pracodawcy). Zatem uzasadnieniem realizacji takich świadczeń z zfśs są zwiększone potrzeby z uwagi na koszt organizacji świąt, a nie sama ich celebracja.

Podstawą regulamin

Przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 998 ze zm.) nie określają świadczeń, jakie pracodawca powinien z niego realizować, a jedynie definiują ich charakter, m.in. kulturowo-oświatowy czy udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Konkrety co do świadczeń powinny wynikać z firmowego regulaminu zfśs.

Niezależnie od tego, jaki rodzaj wsparcia chce zaoferować pracodawca osobom uprawnionym do korzystania z zfśs, musi ono wynikać z regulaminu tego funduszu. Powinien on precyzować rodzaj wsparcia, osoby uprawnione do korzystania z funduszu, a także zasady ubiegania się o pomoc i jej udzielania. Regulamin musi być przy tym zgodny z przepisami ustawy o zfśs. Pracodawca nie może wprowadzać regulacji niekorzystnych w porównaniu z tymi z ustawy.

Gdy zaś regulamin nie zawiera żadnej regulacji, która pozwalałaby na przyznawanie wsparcia na święta, bo przewiduje np. tylko wypłatę dofinansowania do wypoczynku i zapomogi w razie zdarzeń losowych, sfinansowanie np. paczek będzie stanowić naruszenie tego regulaminu. Podobnie w przypadku, gdy regulamin przewiduje np. tylko pomoc rzeczową, a pracodawca chce przekazać pomoc finansową. W konsekwencji wartość świadczeń nie mogłaby korzystać ze zwolnienia podatku i składek.

Co więcej, przyznawanie świadczeń z zfśs niezgodnie z ustawą o zfśs lub regulaminem zfśs może stanowić wykroczenie zagrożone karą grzywny. Dodatkowo związki zawodowe mają prawo żądać, aby pracodawca wpłacił na rachunek zfśs nieprawidłowo wydane środki.

Krąg uprawnionych

O tym, że zapisy regulaminu nie mogą stać w sprzeczności z ustawą o zfśs, należy pamiętać m.in. określając krąg uprawnionych do korzystania z funduszu. Ustawa wskazuje, że uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, a także byli pracownicy – emeryci i renciści, dla których administrator funduszu był ostatnim miejscem pracy, oraz członkowie ich rodzin. Pracodawca może dodać do tego kręgu inne osoby (np. rzeczywistych partnerów uprawnionych), ale rzadko ma to miejsce.

Zdarza się, że z kręgu uprawnionych do wsparcia z zfśs firma wyklucza emerytów i rencistów – swoich byłych pracowników albo chce wypłacać im niższe wsparcie, uzasadniając to faktem, że dokonywane na nich zwiększenia na zfśs są znacznie niższe niż odpis na pracownika. Oba te rozwiązania są niezgodne z ustawą o zfśs.

Jak wynika z wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 24 czerwca 2016 r. (III AUa 471/15), o ile zwiększenie odpisu na emerytów i rencistów jest dobrowolne, to dobrowolne nie jest uwzględnienie ich wśród osób uprawnionych do pomocy z funduszu socjalnego. Nie chodzi przy tym o każdego emeryta czy rencistę – byłego pracownika danego zakładu pracy, a tylko tych, których stosunek pracy ustał bezpośrednio przed nabyciem statusu emeryta/rencisty (por. uchwałę SN z 15 listopada 1991 r., I PZP 56/91).

Zmniejszenie wsparcia dla tych osób naruszałoby z kolei zasadę udzielania świadczeń wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych. Sam fakt posiadania statusu emeryta czy rencisty nie może uzasadniać różnicowania wsparcia. Może to być natomiast wysokość otrzymywanego świadczenia, sytuacja rodzinna czy zdrowotna. Tak też uznał m.in. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 24 czerwca 2016 r. (III AUa 471/15).

Staż i etat bez znaczenia

Ustawa o zfśs określa kilka kluczowych warunków, o których nie można zapomnieć, finansując świąteczne przelewy, bony czy paczki. Przede wszystkim ich wartość powinna być zróżnicowana w zależności od sytuacji socjalnej uprawnionych. Wyklucza to możliwość przyznania wszystkim pracownikom np. paczek świątecznych o tej samej wartości. Z konieczności różnicowania wartości świadczeń z zfśs wyłączona jest wyłącznie organizacja imprez dla pracowników na zasadzie powszechnej dostępności (por. wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., II PK 74/08).

Kryterium różnicowania wartości świadczeń nie może być okres zatrudnienia pracownika w danej firmie, jak również wymiar czasu pracy. Osoba z krótszym firmowym stażem czy zatrudniona na 1/8 etatu może wręcz otrzymać wyższe wsparcie niż współpracownicy, jeśli wiąże się to z jej gorszą sytuacją materialną. Ponadto z prawa do świątecznych podarków nie może pracownika wykluczać fakt nieobecności z powodu np. urlopu macierzyńskiego, urlopu dla poratowania zdrowia czy urlopu wychowawczego. Oznacza to, że niezgodne z prawem będą zapisy w regulaminie przewidujące np., że:

- prawo do wsparcia przysługuje pod warunkiem posiadania co najmniej rocznego stażu w firmie,

- osobom zatrudnionym w trakcie roku wysokość wsparcia zostanie proporcjonalnie zmniejszona,

- wysokość wsparcia jest proporcjonalna do wymiaru etatu,

- wysokość wsparcia jest proporcjonalnie obniżana o czas nieobecności w pracy w związku z niezdolnością do pracy czy przebywaniem na urlopie związanym z rodzicielstwem,

- wsparcie przysługuje w wyższej wysokości/w pierwszej kolejności osobom z rodzin wielodzietnych czy samotnie wychowującym dziecko albo wychowującym dziecko niepełnosprawne,

- wsparcie przysługuje w wyższej wysokości/w pierwszej kolejności pracownikom, a następnie emerytom, rencistom – byłym pracownikom i członkom ich rodzin.

Podstawą różnicowania świadczeń mogą być wyłącznie kryteria socjalne, czyli odmienna sytuacja życiowa, rodzinna i materialna. Najpopularniejsze jest kryterium dochodu lub przychodu na członka rodziny w gospodarstwie domowym. Zasady jego obliczania i dokumentowania musi szczegółowo określać regulamin zfśs. Takie okoliczności, jak liczba dzieci, fakt samotnego wychowywania dziecka czy wychowywania dziecka niepełnosprawnego, mogą jednak stanowić dodatkowe przesłanki do oceny sytuacji pracownika.

W uzasadnieniu wyroku z 6 lutego 2008 r. (II PK 156/07) Sąd Najwyższy wskazał, że przyjęcie dochodu na członka rodziny jest usprawiedliwionym kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu.

W praktyce powszechnie stosuje się tzw. progi dochodowe (grupy dochodowe), aby zróżnicować wysokość przyznawanych z funduszu świadczeń. Te progi trzeba określić odpowiednio do sytuacji w firmie. Jeśli jest to np. duże przedsiębiorstwo, a zarobki pracowników bardzo zróżnicowane, niewłaściwy może się okazać podział tylko na dwie czy trzy przedziały dochodowe.

Ważny jest również sposób różnicowania wysokości świadczeń. Te różnice nie muszą być znaczne, ale tak jak nie wolno przyznawać wszystkim uprawnionym wsparcia w takiej samej wysokości, tak również nie wolno ich różnicować tylko pozornie. Jeśli np. wartość paczki to odpowiednio 100 zł, 105 zł i 110 zł dla grup pracowników z poszczególnych grup dochodowych, fiskus czy ZUS w trakcie kontroli uprawnień do zwolnienia tych świadczeń z danin może uznać, że ich zróżnicowanie było pozorne, co oznacza, że zostały przyznane niezgodnie z ustawą o zfśs, a tym samym nie mogą korzystać z preferencji podatkowo-składkowych.

Regulamin powinien przy tym odnosić się również do obowiązku uwzględniania innych dochodów niż wynagrodzenie i pochodne pensji, jak np. alimenty, świadczenia socjalne czy 500+. To od tych zapisów zależy sposób ustalania dochodu na członka rodziny pracownika. I choć w oczywisty sposób np. świadczenie wychowawcze wpływa na poprawę sytuacji materialnej rodziny, to jeśli regulamin nie zobowiązuje pracownika do wykazywania, że je pobiera, nie musi on wykazywać tej informacji.

Dopuszczalne jest, by regulamin przewidywał widełki dochodowe, a pracownik wskazywał wyłącznie grupę, do której należy. Natomiast jeśli pracodawca wymaga bardziej szczegółowych informacji, a wśród załogi są osoby, które nie chcą ich ujawniać, regulamin może przewidywać zaliczenie ich do grupy pracowników z najwyższymi dochodami, którzy dostaną najniższe wsparcie. Gdy regulamin takich rozwiązań nie przewiduje, a pracownik nie chce spełnić procedury ubiegania się o wsparcie, nie otrzyma go.

Podatek i składki

Wsparcie na święta – czy to w formie finansowej, czy rzeczowej – nie podlega opodatkowaniu, jeśli w całości zostanie sfinansowane z zfśs, chyba że został przekroczony limit przychodu przekraczający kwotę wolną od podatku. Kwota wolna od podatku dla emerytów i rencistów – byłych pracowników to 4500 zł w skali roku, a w przypadku pracowników 2000 zł (w 2023 r., od przyszłego roku wróci roczny limit w wysokości 1000 zł). Prawo do ulgi będzie więc zależało również od tego, czy w 2023 r. dana osoba otrzymała też inne świadczenia objęte tym limitem podatkowym (w przypadku pracowników to wartość otrzymanych przez pracownika ze środków zfśs rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych). Niezależnie od wartości świadczeń są one zwolnione od składek ZUS, jeśli zostały przyznane zgodnie z ustawą i regulaminem. Świadczenie przyznane z zfśs bez np. odniesienia się do kryteriów socjalnych nie może być uznane za świadczenie na cele socjalne, które korzysta ze zwolnienia od oskładkowania (por. wyrok SN z 20 czerwca 2012 r., I UK 140/12).

Rzeczowymi świadczeniami nie są jednak bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Te podlegają opodatkowaniu, ale są zwolnione ze składek ZUS – pod warunkiem że taką formę wsparcia przewiduje regulamin zfśs.

Paczki dla dzieci

Obowiązek różnicowania świadczeń finansowanych z zfśs dotyczy również paczek dla dzieci osób uprawnionych. Jeśli pracodawca chce przekazać paczki o jednakowej wartości, powinien sfinansować je ze środków obrotowych.

Tu warto zwrócić uwagę na fakt, że od lat niektóre firmy (a także np. samorządy) otrzymują od fiskusa interpretacje potwierdzające, że prezenty dla pracowników czy ich dzieci nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, w związku z czym na firmie nie ciążą obowiązki płatnika związane z obliczeniem i pobraniem zaliczki na PIT z powyższego tytułu. Przykładem jest interpretacja KIS z 11 października 2022 r. (0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG). Firmy wskazują, że jako świadczenia niezwiązane z umową o pracę stanowią klasyczną darowiznę. Otrzymane od pracodawcy darowizny oznaczają dla pracownika obowiązek zapłaty podatku tylko wtedy, gdy ich łączna wartość przekroczy 5733 zł w okresie pięciu lat.

Pracodawcy opierają prawidłowość swojego stanowiska, powołując się na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) wskazujący, że prezenty okolicznościowe nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji ani wynagrodzenia za pracę. Mają one na celu jednostronne, nieekwiwalentne obdarowanie, zatem nie należy ich kwalifikować jako świadczenie ze stosunku pracy, lecz jako darowiznę. Fiskus w odpowiedzi nie polemizuje. Taka interpretacja nie będzie jednak bronić pracodawcy, jeśli w trakcie kontroli urząd uzna, że to jednak nie była darowizna (czyli stan faktyczny jest inny niż we wniosku).