Na przestrzeni dwóch lat przepisy dotyczące świadectwa pracy dynamicznie się zmieniały. Nie ma w nim już miejsca na imiona rodziców. Jest to konsekwencja wprowadzonej 4 maja 2019 r. nowelizacji art. 22
1
§ 1 kodeksu pracy. W ślad za nią – począwszy od 29 czerwca 2019 r. – zdecydowano o dostosowaniu do obowiązujących przepisów pomocniczego wzoru świadectwa, stanowiącego załącznik do rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1289 ze zm.; dalej: rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy).
Kolejne zmiany
Wprowadzone od 7 września 2019 r. zmiany dotyczące świadectwa pracy pełnią m.in. rolę porządkującą. Do tej pory termin wydania świadectwa pracy – w przypadku definitywnego ustania zatrudnienia – określano w art. 97 § 1 k.p. jako „niezwłoczny". Konieczne było przy tym sięgnięcie do § 4 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Zgodnie z jego brzmieniem, wydanie tego dokumentu powinno nastąpić w dniu, w którym stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygasa. Jedynie w sytuacji, gdy z przyczyn obiektywnych wypełnienie tego obowiązku we wskazanym terminie okaże się niemożliwe, pracodawca ma obowiązek przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (DzU z 2018 r., poz. 2188 ze zm.) albo doręczyć je w inny sposób w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W celu usystematyzowania przepisów § 4 rozporządzenia uchylono, natomiast uregulowany w nim termin przeniesiono do art. 97 § 1 k.p.
Czytaj też: Nowe prawo 2019: dodatkowe informacje do świadectwa pracy
Czas na sprostowanie
Wskutek nowelizacji art. 97 § 2
1
k.p., od 7 września 2019 r. wydłużono pracownikom dwa ważne terminy na zakwestionowanie błędnie sporządzonego świadectwa pracy.
Aktualnie pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa w ciągu nie 7, lecz 14 dni od otrzymania tego dokumentu.
W myśl § 7 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, pracodawca w dalszym ciągu ma 7 dni od otrzymania wniosku o sprostowanie na zawiadomienie pracownika – w postaci papierowej lub elektronicznej – o odmowie sprostowania. W razie uwzględnienia wniosku, powinien w tym terminie wydać nowy dokument.
Zgodnie z nowelizacją, gdy pracodawca nie uwzględni wniosku pracownika, ten może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy wystąpić z tym żądaniem do sądu pracy. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracodawca nie poinformował pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku.
W razie wydania pracownikowi nowego dokumentu, pracodawca ma obowiązek zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Wzór z nowym pouczeniem
Ministerstwo dostosowało rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy do nowego stanu prawnego. Zamieszczone w pomocniczym wzorze pouczenie otrzymało nowe brzmienie. Usunięto z niego obowiązek wskazania pracownikowi konkretnego sądu rejonowego właściwego do wniesienia żądania o sprostowanie świadectwa pracy. Uzasadniano to koniecznością uwzględnienia przepisów kodeksu postępowania cywilnego, określających w sposób szczególny właściwość miejscową sądów – ogólną i przemienną.
Ten zabieg legislacyjny nie oznacza jednak pełnej swobody w wyborze sądu, do którego pracownik może skierować pozew. Nadal jest ograniczony art. 461 § 1 k.p.c., z którego wynika, że powództwo w sprawach z zakresu prawa pracy można wytoczyć:
- przed sąd właściwości ogólnej pozwanego, bądź
- przed sąd, w którego okręgu praca jest, była lub miała być wykonywana.
W tych granicach wybór należy do powoda (art. 43 § 1 k.p.c.).
Nowe roszczenia
Od 7 września 2019 r. pracownikowi, który nie otrzymał świadectwa pracy, przysługują dwa niezależne od siebie uprawnienia, których może dochodzić przed sądem pracy. Każdorazowo właściwy do rozpoznania sprawy jest sąd rejonowy.
Pierwsze uprawnienie dotyczy możliwości wystąpienia z powództwem o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy (art. 97
1
§ 1 k.p.). Drugie to możliwość wystąpienia z wnioskiem o ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy, jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa jest niemożliwe (art. 97
1
§ 2 k.p.).
Skorzystanie z tych uprawnień odbywa się na odmiennych zasadach – pierwsze w postępowaniu procesowym, drugie w postępowaniu nieprocesowym. Choć pracownik w ramach tej samej sprawy zasadniczo nie może dochodzić wskazanych roszczeń alternatywnie (art. 191 k.p.c.), to z uwagi na ochronę jego praw ustawodawca zdecydował się na złagodzenie skutków tego zakazu. Po stronie sądu wprowadzono obowiązek rozpoznania z urzędu sprawy w trybie właściwym, jeżeli nie może ona być rozpoznana w trybie, na który pracownik ją skierował. Wynika to z treści art. 477
1a
i art. 691
10
§ 2 k.p.c.
Orzeczenie zamiast świadectwa
Występując z powództwem o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy, pracownik powinien określić w szczególności treść żądania, jak również wskazać dowody na poparcie swoich twierdzeń. Powinien mieć również na uwadze, by powództwo zostało skierowane po upływie terminu wydania świadectwa pracy. Są one różne w przypadku definitywnego i przejściowego ustania zatrudnienia (art. 97 § 1 oraz § 1
1
k.p.).
W myśl art. 477
1b
§ 1 i § 2 k.p.c., sąd, uwzględniając powództwo, określa treść świadectwa (z możliwością stosowania pewnych uproszczeń), a prawomocny wyrok zastępuje świadectwo pracy. Skutki wyroku są tożsame z tymi, jakie na podstawie art. 64 k.c. w zw. z art. 1047 § 1 k.p.c. wywołuje prawomocne orzeczenie sądu, stwierdzające obowiązek złożenia oświadczenia woli o oznaczonej treści. Pracownik może zatem posługiwać się prawomocnym wyrokiem zobowiązującym pracodawcę do wydania świadectwa pracy jako dokumentem równoważnym świadectwu pracy.
Odnosząc się do drugiego z roszczeń, należy wskazać, iż ustalenie uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy jest możliwe tylko w dwóch przypadkach przewidzianych w art. 97
1
§ 2 k.p. Chodzi o sytuacje, gdy pracodawca nie istnieje lub gdy z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie do wydania świadectwa jest niemożliwe.
W tym przypadku roszczenie jest dochodzone w postępowaniu nieprocesowym (art. 691
10
k.p.c.). We wniosku, zawierającym żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy, pracownik powinien wskazać:
1) okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz miejsce wykonywania pracy,
2) tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy – jeśli pracownik posiada te informacje, a w przypadku ich nieposiadania – okoliczności zaprzestania świadczenia pracy,
3) pracodawcę, który był obowiązany do wydania świadectwa pracy, oraz przyczynę, z powodu której wystąpienie przeciwko niemu z żądaniem zobowiązania do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe.
Uwzględniając powyższe żądanie, sąd wydaje postanowienie, w którym ustala treść świadectwa pracy, podobnie jak ma to miejsce w przypadku uwzględnienia powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa. Również w tym przypadku prawomocne orzeczenie (postanowienie) zastępuje świadectwo pracy.
Powyższe rozwiązania stosuje się odpowiednio do żądania sprostowania świadectwa pracy (art. 97
1
§ 3 k.p. oraz art. 477
1a
§ 3 i art. 691
11
k.p.c.).
Dyscyplinarka w świadectwie
W trakcie prac legislacyjnych zrezygnowano z planu wyposażenia każdej strony pomocniczego wzoru świadectwa pracy w domyślny stały fotokod (tzw. kod QR), który pierwotnie miał być zamieszczany w prawym górnym rogu strony. Miało to służyć realizacji celów projektowanej ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, a w szczególności osobom z dysfunkcją wzroku.
Przy omawianej nowelizacji nie uwzględniono również postulatu usunięcia ze świadectwa pracy informacji o trybie, w jakim doszło do ustania stosunku pracy. Nadal znajdziemy w nim informację m.in. o przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (ze wskazaniem strony, która złożyła to oświadczenie).
Grzywna dla pracodawcy
Zgodnie z art. 97 § 13 k.p. wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Jeżeli pracownik nie zwrócił, w związku z ustaniem stosunku pracy, powierzonych mu przedmiotów (np. służbowego samochodu, laptopa czy telefonu), pracodawca nie ma prawa wstrzymać wydania świadectwa.
Naruszenie obowiązku wydania świadectwa pracy w odpowiednim terminie jest wykroczeniem, podlegającym karze grzywny od 1 do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 3 k.p.). Karze tej podlega osoba fizyczna, która wbrew obowiązkowi nie wydała pracownikowi świadectwa pracy. Nie musi to być wyłącznie osoba zarządzająca zakładem pracy. Tego rodzaju odpowiedzialność może ponieść np. kierownik działu kadr.
Odszkodowanie dla pracownika
Pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracownika, który wskutek niewydania świadectwa pracy poniósł szkodę. Pracownik nabywa prawo do odszkodowania, gdy ponosi szkodę będącą normalnym następstwem niewydania świadectwa pracy, wydania go po terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa. W myśl art. 99 § 2 k.p., odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania przez pracownika bez pracy z powodu niewydania świadectwa pracy, nie dłuższy jednak niż sześć tygodni. Odszkodowanie to oblicza się jak ekwiwalent pieniężny za urlop.
W uzasadnieniu wyroku z 13 października 2004 r. (II PK 36/14) Sąd Najwyższy stwierdził, że art. 99 k.p. nie wyczerpuje odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy za szkodę spowodowaną niewydaniem w terminie świadectwa lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy. Przepis ten dotyczy jedynie sytuacji, gdy szkoda wynikła z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku wydania świadectwa pracy i polega na utracie zarobków. Warunkiem dochodzenia odszkodowania jest wykazanie przez pracownika adekwatnego związku przyczynowego między pozostawaniem bez pracy (utratą zarobku) a niewydaniem w odpowiednim terminie świadectwa pracy.
Zdaniem autora
Jacek Kędziora, adwokat, wykładowca
Na pracowniku spoczywa obowiązek wykazania, że szkoda powstała i była następstwem niewydania świadectwa pracy. To na nim spoczywa ciężar dowodu, że niewydanie przez pracodawcę świadectwa pracy stanowiło rzeczywistą przyczynę braku możliwości podjęcia innego zatrudnienia. Przykładowo, pracownik powinien przedstawić dowody na to, że mimo posiadania odpowiednich kwalifikacji zawodowych oraz podejmowania konkretnych starań, nie mógł uzyskać nowego zatrudnienia na skutek braku świadectwa pracy (por. uzasadnienie wyroku SN z 10 listopada 1978 r., I PRN 107/78).
