Pod koniec roku, w okresie świąteczno-noworocznym, organizujemy dla swoich pracowników spotkanie integracyjne, które jednocześnie będzie okazją do podsumowania działalności spółki w 2015 r. Ponadto zarząd podjął decyzję o przekazaniu wszystkim pracownikom bonów towarowych lub dodatkowych pieniędzy. Pracownicy mogą wybrać, którą formę prezentu chcą otrzymać. Czy koszty organizacji spotkania integracyjnego są kosztem uzyskania przychodu? Czy bony towarowe oraz świadczenia pieniężne mogą zostać sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Jak ująć w księgach poszczególne operacje związane z organizacją spotkania i przekazaniem upominków? – pyta czytelnik.
Spotkania integracyjne są częstą praktyką w firmach. Ich organizacja w grudniu to również świetna okazja do podsumowania roku z pracownikami. Imprezę taką można zorganizować, wyznaczając pracownikom zadania w tym zakresie (w tym przypadku kosztem będzie najem lokalu, usługi gastronomiczne i honoraria artystów, którzy będą występować w trakcie imprezy). Innym rozwiązaniem jest zlecenie przygotowania spotkania zewnętrznej firmie specjalizującej się w tego typu usługach.
Wydatki na organizację spotkania integracyjnego na podstawie otrzymanych faktur ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej – jeżeli spotkanie to jest finansowane ze środków obrotowych firmy. Zarówno wydatki poniesione na organizację świątecznego spotkania we własnym zakresie, jak i kwoty zapłacone zewnętrznej firmie przygotowującej imprezę ujmuje się następująco:
1. Wartość brutto faktury
Wn „Rozliczenie zakupu"
Ma „Rozrachunki z dostawcami"
2. VAT podlegający odliczeniu
Wn „VAT naliczony"
Ma „Rozliczenie zakupu"
3. Wartość netto odnoszona w koszty
Wn „Pozostałe koszty rodzajowe"
Ma „Rozliczenie zakupu"
Powiększą koszty
Artykuł 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jasno określa, że aby spółka mogła uznać wydatki za koszt podatkowy, muszą się one wiązać z uzyskaniem przez nią przychodu lub zabezpieczeniem jego źródła. W przypadku organizacji spotkań, w których biorą udział kontrahenci firmy, spółka ponosi wydatki na cele reprezentacyjne, wykluczone z kosztów uzyskania przychodów. A czy firma może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na organizację spotkania dla pracowników?
Fiskus potwierdza
31 marca 2015 r. Izba Skarbowej w Katowicach wydała interpretację (IBPBI/2/423-1570/14/AP), w której odpowiedziała na pytanie spółki, czy organizacja pikniku dla pracowników oraz ich rodzin może być jej kosztem podatkowym. W uzasadnieniu podkreśliła, że aby wydatek był kosztem podatkowym, musi zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy kosztem a przychodem, bezpośredni bądź pośredni. Najważniejszy jest cel poniesionego kosztu, czyli dążenie do osiągnięcia korzyści, co dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą oznacza zwiększenie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Jeżeli spółka organizuje imprezę dla pracowników, której celem jest poprawa komunikacji wewnętrznej, zmotywowanie do pracy poprzez integrację pracowników z firmą, budowanie zespołu i poprawę atmosfery w pracy, to koszty takiej imprezy – zgodnie z art. 15 ustawy o CIT – może uznać za koszty podatkowe.
Podobny wniosek płynie z interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 22 czerwca 2015 r. (IBPB-1-3/4510-129/15/AW). W obu interpretacjach poruszona została również kwestia osób towarzyszących pracownikom w spotkaniu integracyjnym. Fiskus uznał, że koszt organizacji spotkania integracyjnego dla pracowników oraz ich rodzin w całości zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. Podkreślił jednak, że każdorazowo należy udowodnić związek pomiędzy poniesionymi kosztami a przychodem spółki.
Bony towarowe
Bony towarowe mogą zostać sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs). Jednak należy pamiętać, że w takim przypadku nie każdy pracownik może otrzymać bon o jednakowej wartości. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawane pracownikom świadczenia finansowane ze środków funduszu powinny być uzależnione od sytuacji materialnej, życiowej oraz rodzinnej pracownika.
Zakup bonów towarowych finansowanych z zfśs powinien być ujęty w księgach następująco:
1. Zakup bonów towarowych – ewidencja na podstawie noty księgowej wystawionej przez sprzedawcę
Wn „Rozliczenie zakupu"
Ma „Rozrachunki z dostawcami"
2. Uregulowanie płatności za zakup bonów
Wn „Rozrachunki z dostawcami"
Ma „Rachunek bankowy zfśs"
3. Wydanie bonów towarowych pracownikom
Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych"
Ma „Rozliczenie zakupu"
W przypadku finansowania bonów z zfśs wartość tego świadczenia nie jest podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne. Inaczej wygląda rozliczenie podatku dochodowego. Pracodawca zobowiązany jest do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy, jeżeli wartość świadczenia otrzymanego w danym roku przez pracownika przekroczy 380 zł. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku jest wartość świadczeń w całości finansowanych z zfśs do kwoty 380 zł rocznie. Jeżeli pracownik otrzyma w ciągu roku świadczenia w łącznej kwocie przekraczającej 380 zł, to wartość bonów przekraczających ten limit musi zostać opodatkowana jako przychód pracownika. Zaliczkę na podatek dochodowy od wartości bonów potrąca się z wynagrodzenia w miesiącu, w którym bony zostały przekazany pracownikowi. Zapis ten powinien wyglądać następująco:
Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
Ma „Rozrachunki publiczno-prawne PIT"
Świadczenia pieniężne
Analogicznie wygląda wypłata środków pieniężnych z zasobów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenia te uzależnione są od sytuacji materialnej pracownika, nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Jeśli wartość kwot wypłaconych z zfśs nie przekroczy limitu 380 zł, to nie podlegają one również opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Ewidencja powinna wyglądać następująco:
1. Przyznanie świadczenia pieniężnego
Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych"
Ma „Rozrachunki z pracownikami"
2. Wypłata świadczenia
Wn „Rozrachunki z pracownikami"
Ma „Rachunek bankowy zfśs"
Celem funduszu jest finansowanie pomocy
Dorota Majewska, starsza konsultantka w Grupie ECA
Zakup bonów towarowych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłata pracownikowi pieniędzy z funduszu nie mogą być traktowane jako premia świąteczna. Jest to rodzaj pomocy dla pracownika, której udzielenie powinno wynikać z regulaminu zfśs obowiązującego w spółce. Co za tym idzie, wysokość takiej pomocy nie powinna być równa dla wszystkich pracowników objętych świadczeniem. W przypadku przekazania świątecznych bonów finansowanych z zfśs w takiej samej wysokości dla każdego pracownika spółka naraża się na zarzut niewłaściwego gospodarowania środkami funduszu socjalnego. Jakie konsekwencje grożą jej w takiej sytuacji? Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy lub kontrola ZUS, która pojawi się w firmie, może uznać, że świadczenia te powinny zostać objęte ubezpieczeniem społecznym oraz zdrowotnym. Jeżeli spółka zadecyduje o wypłacie środków pieniężnych lub o przekazaniu bonów towarowych z okazji świąt wszystkim pracownikom, to bezpieczniej sfinansować to świadczenie ze środków obrotowych.
