Fundusz mogą (a niekiedy muszą) utworzyć praktycznie wszyscy pracodawcy. Bezwzględnym takim obowiązkiem są objęte jednostki organizacyjne państwowej lub samorządowej sfery budżetowej.
W dużym uproszczeniu pozostali mogą postanowić o tym, aby go nie tworzyć. Robią to w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania – gdy nie ma układu lub w specjalnym obwieszczeniu, gdy nie ma układu i wymogu wydania regulaminu wynagradzania. Wiele podmiotów decyduje się jednak wprowadzić fundusz, gdyż w ten sposób mogą zapewnić podwładnym dodatkowe świadczenia, preferencyjnie traktowane pod względem należności publicznoprawnych.
Z głosem
Gospodarzem funduszu jest przede wszystkim pracodawca. Jeżeli w zakładzie nie ma związku zawodowego, sam szef decyduje o tym, na co wydać pieniądze. Oczywiście musi to być zgodne z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592) oraz regulaminem funduszu (który stanowi akt wewnętrznego prawa pracy). Z wybranym dla celów zfśs przedstawicielem załogi trzeba ustalić regulamin, ale nie dotyczy to już poszczególnych wydatków na rzecz konkretnych pracowników.
Jeżeli w zakładzie są związki, współdecydują one o tym, ile, z jakiego tytułu i komu przyznać świadczenia. Nie wystarczy ich zgoda na regulamin zfśs i stanowiący jego część preliminarz wydatków. Akceptacji organizacji wymaga każdy, precyzyjnie określony wydatek.
O co chodzi
Komisja socjalna może pełnić dwojaką rolę. Najczęściej jest to organ jedynie opiniotwórczy, wstępnie kwalifikujący wnioski pracowników o przyznanie świadczeń z funduszu.
