Potrącenia z wypłaty bez aprobaty podwładnego

- Pensje wypłacamy do 28. dnia danego miesiąca. 28 stycznia wypłacaliśmy pracownikom wynagrodzenia. Dwa dni później (30 stycznia) jeden z zatrudnionych przyniósł zwolnienie lekarskie wystawione do końca lutego. Czy nadpłatę pensji możemy potrącić z wypłacanego lutowego wynagrodzenia chorobowego bez zgody pracownika?

– pyta czytelnik.

Pobory zatrudnionego w miesiącu jego niedyspozycji zdrowotnej są zazwyczaj mniejsze niż wtedy, gdy pracuje. A to dlatego, że za czas zwolnienia lekarskiego, zgodnie z art. 92 k.p., pracownik ma prawo do 80 proc. wynagrodzenia chorobowego. Dostaje je za 14 dni w roku osoba, która ukończyła 50 lat, a młodsza – za pierwsze 33 dni absencji zdrowotnej. Te chorobowe pieniądze należą się z własnych środków pracodawcy.

Jeśli podwładny choruje dłużej, ma prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez firmę lub ZUS, a finansowanego z ubezpieczenia społecznego. Jedynie gdy choroba przypada na czas ciąży, to wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek przysługuje w pełnej wysokości – tj. niedysponowana mama dostanie świadczenie równe 100 proc. wynagrodzenia. W każdym innym wypadku za miesiąc, w którym pracownik choruje, przysługuje mu niższa płaca oraz wynagrodzenie chorobowe, względnie zasiłek.

Jeśli pracownik pobierze pełne wynagrodzenie za dany miesiąc, a następnie zachoruje, to powstanie nadpłata. Otrzyma bowiem całą pensję, tak jakby przepracował wszystkie dni w miesiącu. Nienależną część płacy – za nieprzepracowane, chorobowe dni, musi zwrócić pracodawcy.

O tym, jak szef ma postąpić, żeby odzyskać nadpłacone pieniądze, decyduje przede wszystkim czas trwania choroby pracownika. Jeżeli zwolnienie lekarskie opiewa na krótki okres (najwyżej do miesiąca), to nie ma potrzeby korygowania listy płac, według której podwładny otrzymał pełne wynagrodzenie. Dokumenty do ZUS za taki miesiąc trzeba sporządzić zgodnie ze stanem faktycznym (czyli kierując się kwotami z listy płac) i rozliczyć składki od tego przychodu.

Jednak szef ma prawo tak postąpić tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy nie było jeszcze kolejnych wypłat pensji. Możliwość odliczenia nadpłaty od wynagrodzenia bez zgody pracownika przysługuje bowiem tylko w najbliższym terminie płatności. Z wynagrodzenia za pracę – przed potrąceniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki podatkowej – odlicza wówczas pełne kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowywał prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 k.p.).

Można to zrobić jedynie w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po tej bezzasadnej wypłacie (wyrok SN z 4 października 1994, I PRN 71/94) bez pytania i informowania pracownika. Później uzyskanie takiej zgody, i to na piśmie, jest już konieczne.

Odliczenie polega na tym, że zmniejsza się kwotę wynagrodzenia pracownika o część pensji wypłaconej mu w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który mu ona nie przysługiwała.

Jeśli firma płaci wynagrodzenia przed zakończeniem miesiąca, to pracownik też musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu nadpłaty. Jednak tutaj nie będzie mowy o odliczeniu, ale o potrąceniu z wynagrodzenia. Zgodnie z ogólnymi zasadami, wynagrodzenie pracownika podlega szczególnej ochronie, która istotnie ogranicza też dopuszczalność potrącania należności z jego pensji.

Dlatego szef, poza przypadkami wprost wymienionymi w kodeksie pracy, może dokonać ujęcia z płacy tylko za zgodą podwładnego. Taka zgoda musi być uprzednia, pisemna i pełna – tzn. podwładny musi wiedzieć konkretnie, ile szef chce mu uciąć z płacy i na tę konkretną obniżkę wyrazić akceptację.