Potrącenie zaliczki nie wymaga pisemnej zgody zatrudnionego

Z uposażenia za pracę w wysokości netto, a więc już po odliczeniu należności na rzecz ZUS i urzędu skarbowego, podlegają potrąceniu m.in. zaliczki pieniężne udzielone podwładnemu. Pod pojęciem prawa do potrącenia należy rozumieć uprawnienie pracodawcy do redukcji pensji pracownika w wysokości i wypadkach określonych w kodeksie pracy.

Ważne definicje

Zaliczka to z kolei wypłacone i pobrane przez zatrudnionego – z obowiązkiem rozliczenia się albo zwrotu (w określonym przez przełożonego terminie) środki pieniężne (także w formie bezgotówkowej) przeznaczone na pokrycie wydatków związanych z realizacją zadań służbowych (np. na zakup materiałów biurowych).

Natomiast nie jest zaliczką w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 kodeksu pracy część wynagrodzenia wypłaconego na poczet przyszłej pensji przed terminem jej wymagalności, jeśli strony umowy o pracę nie umówiły się inaczej. Jest to po prostu część wynagrodzenia wypłacona wcześniej niż termin wskazany w wewnątrzzakładowych przepisach. Tak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 24 sierpnia 2001 r. (I PKN 552/00).

Wynagrodzeniem w rozumieniu art. 87 k.p. są również m.in. – oprócz wszystkich jego stałych i dodatkowych składników – ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, dodatek dewizowy przysługujący członkom załóg statków na podstawie układu zbiorowego pracy dla rybaków morskich, wynagrodzenie za dyżury pracownicze, nagroda jubileuszowa i odprawa emerytalna" (według Komentarza do kodeksu pracy z 2011 r. pod red. L. Florka, 6 wydanie, wyd. Wolters Kluwer business, Warszawa 2011 r., s. 499).

Bez papieru

W świetle art. 91 § 1 kodeksu pracy, należności inne niż np. te wymienione w jego art. 87 § 1 można potrącić z pensji tylko za uprzednią zgodą podwładnego wyrażoną na piśmie. Oznacza to, że pomniejszenie poborów o sumę wynikającą z zaliczki pieniężnej – jako mieszczącej się w katalogu objętym treścią art. 87 § 1 k.p. – nie wymaga nawet akceptacji pracownika ani tym bardziej pisemnej formy wyartykułowania tej aprobaty.

Przykład

Pracodawca pani Adrianny poinformował ją na piśmie, że potrąci z jej najbliższych poborów 200 zł z tytułu zaliczki udzielonej na zakup artykułów biurowych, której pracownica nie zwróciła w zakreślonym czasie.

Tak też się stało. Pani Adrianna stwierdziła jednak, że bez jej akceptacji, tym bardziej pisemnej, nie miał do tego prawa. Stanowisko to nie jest zasadne, ponieważ zaliczki pieniężne można potrącać z wynagrodzenia netto etatowca nawet bez jego zgody.

Zaliczkę pieniężną można potrącić do kwoty stanowiącej połowę uposażenia netto. Przy czym wolna od potrąceń jest równowartość 75 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę w wysokości netto przysługującego osobie zatrudnionej na pełny etat.

Przykład

Pani Marika zarabia 1500 zł netto. Niezwrócona przez nią zaliczka pieniężna wynosiła 700 zł. Kwota wolna od potrąceń to 886,04 zł (tyle wynosi 75 proc. z 1181,38 zł – tj. najniższego wynagrodzenia netto od 1 stycznia 2013 r. przy założeniu, że to jest co najmniej drugi rok pracy na pełnym etacie, obowiązują podstawowe koszty i pracownik złożył PIT-2).

Szef pani Mariki może więc potrącić 613,96 zł z jej najbliższej wypłaty. Nie może zabrać 1/2 pensji netto, bo nie pozwala na to kwota wolna od potrąceń.

Jeżeli pracownik wykonuje swoje obowiązki w niepełnym wymiarze czasu pracy, wówczas kwotę wolną od potrąceń zmniejsza się proporcjonalnie do wymiaru etatu.

Przykład

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu z tą różnicą, że pani Marika zatrudniona jest na pół etatu z kwotą 750 zł netto.

Przy potrącaniu zaliczki wolna jest dla niej kwota 443,02 zł (to połowa kwoty wolnej od potrąceń ustalona dla pełnego etatu).

Szef pani Mariki może więc potrącić z jej pensji 306,98 zł (to niepełna połowa wynagrodzenia netto, bo tyle zostaje po odliczeniu kwoty wolnej od potrąceń: 750 zł – 443,02 zł).