Charakter imprez integracyjnych zależy od tego, czym spółka się zajmuje, jakim dysponuje budżetem na ten cel. Ważny jest również wiek uczestników i styl top menedżmentu.

– Imprezy są bardzo potrzebne do utrzymania jakości współpracy. Szczególnie przydają się firmom, w których nastąpiły zmiany, np. fuzje, przejęcia – mówi Magda Zawadzka-Mech z firmy Mayland, która buduje w Polsce centra handlowe.

– Najlepiej jeśli wyjazd integracyjny jest dwu-, trzydniowy, bez weekendu, bo ludzie nie chcą, aby odbierać im prywatność.

Optymalne rozwiązanie to takie, gdy może wyjechać cała ekipa, od prezesa po recepcjonistkę i gońca.

[srodtytul]Bez zadęcia wśród górali[/srodtytul]

Do żelaznych punktów takich wyjazdów należą: spotkanie oficjalne z reguły pierwszego dnia, krótkie omówienie sytuacji, planów działania i strategii firmy, w zależności od tematu wyjazdu. Ważne, żeby było to zrobione bez zadęcia, nudy i przeładowania informacjami. Głównym celem wyjazdu jest integracja poprzez sport, zabawę, uczestnictwo w zawodach.

Dobrym pomysłem są wyjazdy survivalowe np. w góry z elementami współzawodnictwa. Mogą to być wędrówka, wspinaczka, ćwiczenia z udzielania pomocy. A wieczorem ognisko. Podczas takich zajęć można poznać kolegów i szefów z zupełnie innej strony.

Udane mogą być także imprezy na jeden wieczór, np. zabawa karnawałowa w kręgielni.

[srodtytul]Duża firma, duże wyzwanie[/srodtytul]

Im większa firma, tym większy problem, żeby znaleźć taki termin, kiedy wszyscy mogą wyjechać.

– Trudno zebrać w jednym miejscu często podróżujących członków zarządu i ekipę z firmy liczącej ponad 100 osób – mówi Magda Zawadzka-Mech.

Od 2002 roku BRE Leasing organizuje co roku jeden duży wyjazd integracyjny, na który zapraszani są wszyscy pracownicy.

– Szukając lokalizacji, przede wszystkim bierzemy pod uwagę liczbę uczestniczących w wyjeździe. Zaczynaliśmy od kilkudziesięciu osób, a w ostatniej imprezie brało udział przeszło 350. Nie jest łatwo pomieścić tyle osób w jednym hotelu czy ośrodku – mówi Ewa Szałachowska, kierownik zespołu marketingu BRE Leasing.

W programie zawsze jest kilka stałych elementów: turniej piłki nożnej, tenisa i w ostatni wieczór uroczysta gala, w trakcie której ogłaszane są wyniki rankingu na najlepszy oddział.

– Bierzemy też pod uwagę atrakcyjność turystyczną danego regionu, bo chcemy, by nasi pracownicy mogli poznać ciekawe miejsca. Nie kierujemy się modą, ale przede wszystkim zapleczem logistycznym – mówi Ewa Szałachowska.

[srodtytul]Integracja z rodzinami[/srodtytul]

Na pierwsze spotkania organizowane przez BRE Leasing prócz pracowników byli również zapraszani ich małżonkowie.

– Pozwoliło to na stworzenie rodzinnej atmosfery, którą udało się utrzymać do dziś. W tamtych czasach tradycją były wspólne sylwestry, celebracje urodzin, imienin itp. – mówi Ewa Szałachowska.

Niektóre firmy wciąż urządzają takie pikniki, niezależnie od wyjazdów integracyjnych.

– Organizujemy Summer Party, ale tylko dla pracowników, bez rodzin, nie ze względu na oszczędności, ale na dużą liczbę zatrudnionych osób. Kiedyś były to wyjazdy weekendowe z całymi rodzinami, dzisiaj zależy nam na tym, żeby pracownicy mieli możliwość przebywania ze sobą poza biurem. Przy takiej ilości osób, które u nas pracują, i tak jest ciężko poznać każdego z każdym – mówi Tatiana Kałużniacka z Colliers International.

[srodtytul]Pełna egzotyka[/srodtytul]

[b]Przed kryzysem wiele firm stać było na bardzo oryginalne imprezy.[/b]

– W lutym 2008 r. odbył się najbardziej spektakularny wyjazd firmowy. Każdy, kto pracował dłużej niż pół roku, pojechał na koszt firmy na pięć dni do Dubaju. Było to aż 65 osób. Colliers chciał w ten sposób podziękować swoim pracownikom za ciężką i bardzo efektywną pracę w roku 2007. Do dziś wszyscy wspominają liczne atrakcje opłacone przez firmę – mówi Tatiana Kałużniacka.

Zamożne firmy stać na to, żeby wysłać swych najlepszych pracowników lub menedżerów np. na kilkudniowy rajd terenowy w Afryce lub w jeszcze bardziej egzotyczne miejsca. Tylko od polityki firmy zależy, co wybierze i ile za to zapłaci. Impreza integracyjna może być mniej lub bardziej luksusową nagrodą lub tylko niedrogą zabawą przy grillu. Czasem są to programy typu team building z elementami współzawodnictwa, które mają tworzyć zespół.

– Jeśli ekipa nie jest zgrana w pracy, nie oczekiwałabym cudu po dwóch dniach spędzonych gdziekolwiek – mówi Magda Zawadzka-Mech. – Ale poznanie innych osób, z innych biur, oddziałów, działów jest jak najbardziej wskazane.

Elżbieta Mędrzycka z firmy Mediadem organizuje u siebie w firmie imprezy integracyjne od lat. – Kiedyś organizowaliśmy dłuższe, kilkudniowe wyjazdy np. do spa. Teraz tego nie robimy i nie chodzi tylko o względy finansowe.  Nie zawsze to, co modne, jest najlepsze i niekoniecznie ludzie tego pragną.

Czasem zamiast przeżyć z adrenaliną wolą kameralne, biesiadne wręcz spotkanie. Na przykład u nas w firmie ostatnio pracownicy zażyczyli sobie, żeby był zwykły, duży rodzinny stół do wspólnych obiadów – mówi Elżbieta Mędrzycka.

[ramka][b]Ile to kosztuje[/b]

[b]Transport[/b]

Koszty związane z logistyką, zakwaterowaniem itd. zależą od miejsca imprezy (samolot, pociąg, autokar, dojazd własny uczestników). Najdroższy jest oczywiście transport lotniczy.

[b]Zakwaterowanie[/b]

W Polsce pensjonat o przyzwoitym standardzie, z łazienkami w pokojach, to koszt 50 – 100 zł za osobę. Za hotel ze spa płaci się około 250 – 450 zł za pokój dwuosobowy, w sezonie, w drogich kurortach nawet 300 euro (dotyczy to wyjazdów grupowych).

[b]Wyżywienie[/b]

Dobra, wystawna kolacja bez alkoholu to koszt około 100 – 180 zł za osobę.

[b]Dodatkowe koszty[/b]

Aranżacja wnętrz, oświetlenie, np. architektury obiektu, nagłośnienie, koszty tłumaczeń symultanicznych, budowa scenografii, miksery wizji, ekrany plazmowe i LED-owe, generator prądotwórczy – koszty zależą od zamówienia.

[b]Piknik firmowy[/b] (popołudnie z grillem) na kilkaset osób i więcej to wydatek kilkudziesięciu złotych na osobę.

[b]Imprezę na wysokim poziomie[/b] można w Polsce zorganizować za 2000 – 4000 zł na osobę, zapewnić interesujący program, nocleg w trzy-, czterogwiazdkowym hotelu ze spa, ubezpieczenie uczestników imprezy itd. Szacunki te dotyczą grupy 20–40-osobowej.

[b]Ekskluzywne wyjazdy w małych grupach[/b] kosztują nawet 15 000 – 30 000 zł za osobę. [/ramka]

[ramka][b]Ceny atrakcji[/b]

- Skok na spadochronie w tandemie: 550 – 650 zł za skok plus 200 – 300 zł za filmowanie

- Quady: 80 – 180 zł za godzinę

- Paintball: 50 – 150 zł za osobę (kilka rund i scenariuszy)

- Rajd samochodami terenowymi: 1200 – 2500 zł za dzień i samochód

- Paralotnia (motoparalotnia): 200 – 400 zł za przelot na osobę

- Rafting: 100 – 250 zł za osobę

- Kulig z ogniskiem: 30 – 50 zł za osobę

- Skutery śnieżne: 250 – 400 zł za godzinę

- Piknik rodzinny: 40 – 80 zł za osobę

- Wioska indiańska: 4000 – 6000 zł

- Strzelanie z ostrej amunicji: 150 – 400 zł za osobę

- Kasyno: 4000 – 6000 zł za profesjonalny, pełnowymiarowy stół do gry (ruletki, poker)

- Wspinaczka, kolejka tyrolska: 1500 – 6000 zł

- Budowanie katapulty: 4000 – 6000 zł. [/ramka]

[ramka][b]Czasem prezesa trzeba siłą zawieźć do hotelu

Rozmowa z Michałem Pilarskim, organizatorem imprez integracyjnych, firma HighLevel.pl: [/b]

[b]- Czy w branży imprez integracyjnych widać kryzys?[/b]

[b]Michał Pilarski[/b]: Odnoszę wrażenie, że budżety polskich klientów nie uległy znacznemu zmniejszeniu. Kryzys stał się jednak dobrym argumentem w negocjacjach. Każdy chciałby program rozbudowany co najmniej tak samo jak rok temu, ale za pół ceny.

Zauważyłem jednak, że część klientów przekłada organizowane cyklicznie imprezy np. z wiosny na jesień. Nie wiem jednak, czy z powodu kryzysu, który ich dotknął, czy z obawy przed kryzysem, który może nadejść.

[b]Czy dłuższe wyjazdy zastąpiono krótszymi lub wręcz jednodniowymi imprezami?[/b]

Część firm rezygnuje z dwóch noclegów na rzecz jednego, ograniczając tym samym dość znacznie koszty zakwaterowania i wyżywienia. Większość imprez to eventy z jednym lub dwoma noclegami, w okresie czwartek – piątek – sobota lub piątek – sobota – niedziela.

Imprezy jednodniowe odbywają się np. wtedy, kiedy firma zaprasza swoich kluczowych klientów: menedżerów wyższego szczebla, zapracowanych, ceniących swój prywatny czas. Wówczas prawdopodobieństwo, że zdecydują się oni wyjechać na dwa, nie mówiąc o trzech dniach, kosztem wolnego czasu z rodziną i dziećmi, jest znikome. Organizuje się więc dla nich kilkugodzinne imprezy z wieloma atrakcjami. Wówczas prawdopodobieństwo, że skorzystają z zaproszenia, jest znacznie większe.

[b]Czy klienci przychodzą z własnym pomysłem, czy liczą na podpowiedzi?[/b]

W porównaniu z sytuacją sprzed pięciu – siedmiu lat klienci znacznie lepiej wiedzą, co to jest impreza integracyjna, a co team building. Poza tym prawie każdy uczestniczył już w tego typu imprezach, więc oczekiwania znacznie wzrosły.

[b]Jakie to są oczekiwania?[/b]

Dzisiaj dobra impreza to nie tylko sprzęt, czyli quad, marker do paintballa itp. To głównie pomysł i kreatywność. Sprzęt to tylko dodatek, który ma sprawiać uczestnikom frajdę. Tak więc nie wystarczy podstawić klientowi quada, na którym będzie w kółko jeździł. Dzisiaj impreza to ciekawy scenariusz, niecodzienna sytuacja, wyzwanie, jakie należy postawić przed uczestnikiem.

Dla wymagających klientów tworzy się czasem bardzo skomplikowane logistycznie i organizacyjnie scenariusze, wciela się uczestników w różne postacie. Wykorzystuje się do tego nowoczesny sprzęt techniczny, aktorów, scenografów, charakteryzatorów i kaskaderów, jak również infrastrukturę publiczną, czasem nawet postronne, przypadkowe osoby.

[b]Co jest najważniejsze podczas eventu?[/b]

Dla mnie bezpieczeństwo uczestników, a więc trenerzy, instruktorzy z doświadczeniem i uprawnieniami, polisa od następstw nieszczęśliwych wypadków plus rozsądek.

[b]Czy podczas takich imprez zdarzyły się jakieś wypadki?[/b]

U nas na szczęście nie.

[b]Czy firmy życzą sobie poufności? Czy podpisują państwo zobowiązanie, że nikt się nie dowie, co się działo na takich imprezach?[/b]

Standardowo w umowie znajduje się klauzula poufności dotycząca wszelkich ustaleń z klientem, ceny eventu itd. Zdarzają się życzenia bardzo rygorystyczne, np. jeżeli impreza dotyczy eventu promocyjnego (event marketing), który ma być niespodzianką związaną np. z wprowadzeniem nowego produktu na rynek czy jakąś akcją promocyjną.

W przypadku imprez dla pracowników (integracyjnych, team building) wygląda to różnie. Wszystko zależy od programu, klienta itp. Jeżeli np. event ma być moderowany przez psychologów, scenariusz opiera się na wprowadzeniu grupy w pozornie trudną, niecodzienną sytuację w celu postawienia diagnozy (ewentualnie autodiagnozy) na temat funkcjonowania zespołu i później moderacji psychologicznej. Wówczas wskazany jest pewien stopień poufności, bo grupa nie może wiedzieć o „wkręcie”.

[b]A dyskrecja na temat zachowań uczestników?[/b]

Są imprezy, w trakcie których należy mówić nie tyle o poufności, ile o zdrowym rozsądku i elementarnej dyskrecji. Jeżeli prezes firmy w trakcie eventu z pracownikami przesadzi z alkoholem, to organizator musi go przekonać, aby zechciał jechać do hotelu, a jeśli nie chce, to trzeba go wsadzić do samochodu i zawieźć. Następnego dnia jest za to wdzięczny.

Na drugim biegunie są imprezy, którymi klienci sami się chwalą, na które zapraszają dziennikarzy, opisują w prasie branżowej, w gazetce korporacyjnej dla pracowników, czyli obowiązuje pełna jawność. [/ramka]