Jak prawidłowo rozliczyć i zaksięgować wynagrodzenia

Potocznie zwane przez księgowych „zamknięcie roku" obejmuje także rozliczenia działu płac. Pracodawcy muszą nie tylko rozliczyć się z pracownikami, ale i z ZUS, urzędem skarbowym i GUS.

Sporządzenie ostatniej listy płac jest jednocześnie początkiem procesu kompletowania danych za cały rok umożliwiających pracodawcy jako płatnikowi przekazanie informacji zbiorczych pracownikom, zleceniobiorcom, urzędowi skarbowemu i ZUS. To także czas, w którym trzeba się przygotować do składania sprawozdań statystycznych do GUS.

Obowiązków jest sporo, przybliżmy zatem zasady podatkowych i księgowych rozliczeń.

Księgowo w grudniu...

Firma ma obowiązek wykazać realne koszty i przychody danego okresu sprawozdawczego. W ewidencji księgowej wynagrodzenia i należne od nich składki ZUS ujmujemy zawsze w miesiącu, za który są należne, bez względu na termin ich wypłaty.

Obowiązuje tu jedna z podstawowych zasad rachunkowości, tj. zasada memoriału określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Polega ona na tym, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to obowiązek ujęcia w księgach wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie wystąpiły w danym roku obrotowym, niezależnie od tego, czy zostały one opłacone.

Tak więc w ewidencji księgowej wynagrodzenia i należne od nich składki ZUS wykazujemy zawsze w miesiącu, za który są należne. Co oznacza, że wynagrodzenia i składki ZUS należne za grudzień, a wypłacone w styczniu, będą kosztem w grudniu.

...podatkowo czasami w styczniu

Inne zasady obowiązują dla celów podatków dochodowych (CIT i PIT). Generalnie, koszty pośrednio związane z przychodem są potrącane w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu, co do zasady, uważa się dzień, na który ujęto go w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszt rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Od tej ogólnej zasady potrącania kosztów pośrednich istnieją jednak wyjątki i dotyczą one m.in. kosztów pracowniczych.

Otóż należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT (czyli m.in. ze stosunku pracy) stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

W razie uchybienia temu terminowi wynagrodzenia mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT i odpowiednio art. 15 ust. 4g ustawy o CIT). Oznacza to, że wynagrodzenia za grudzień mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w grudniu bądź styczniu następnego roku, w zależności od tego, czy pracodawca dotrzymał terminów wypłaty.

Decyduje zachowanie terminu

Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia, ustalony zgodnie z przepisami prawa pracy lub wynikający z umowy, został dotrzymany, wówczas pracodawca zaliczy wynagrodzenie za grudzień 2012 r., a wypłacone w styczniu 2013 r. do kosztów grudnia. Natomiast jeśli termin nie zostanie dotrzymany, wynagrodzenie za grudzień pracodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu dokonania wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT).

Terminem wypłaty wynagrodzeń często jest 10. dzień każdego następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przykład:

W spółce X wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy są wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca, zgodnie z regulaminem. Jeśli spółka wynagrodzenie za grudzień 2012 r. wypłaci terminowo, tj. do 10 stycznia 2013 r., to powinna ująć je w kosztach podatkowych grudnia.

W razie wypłaty za grudzień z opóźnieniem, np. 15 stycznia 2013 r., wynagrodzenie powinno być zaliczone do kosztów podatkowych stycznia 2013 r.

Zasady te mają zastosowanie do wszystkich świadczeń wynikających ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT: wynagrodzeń za godziny nadliczbowe, dodatków, nagród, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop.

Zlecenia i umowy o dzieło

Kosztem uzyskania przychodu nie są należne wynagrodzenia zaliczane do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, w szczególności wynikające z umowy-zlecenia, o dzieło, kontraktów menedżerskich, a także należności na rzecz członków zarządu lub rad nadzorczych. Wynagrodzenia z wymienionych tytułów są kosztem podatkowym dopiero z chwilą ich wypłaty (postawienia do dyspozycji). Natomiast w księgach rachunkowych, zgodnie z zasadą memoriału, należy ująć je w kosztach okresu, którego dotyczą.

Opóźnienie powoduje przesunięcie

Przepisy podatkowe nie dają pracodawcy wyboru co do kwestii momentu zaliczenia wynagrodzeń do kosztów podatkowych.

Terminowa wypłata (postawienie do dyspozycji pracownika) obliguje pracodawcę do ujęcia wynagrodzeń w kosztach podatkowych miesiąca, za który są należne, czyli grudnia, natomiast wypłata z opóźnieniem kwalifikuje wynagrodzenia do kosztów następnego roku.

Warto jednak podkreślić, że to sam pracodawca decyduje o momencie wypłaty wynagrodzeń. Zatem jeśli go opóźni, np. o kilka dni, skutkować to będzie zaliczeniem kosztów wynagrodzeń za grudzień już do kosztów następnego miesiąca, a zatem i roku.

Jak wykazać w bilansie