System motywacyjny to jeden z elementów zarządzania sferą zasobów ludzkich

System motywacyjny to narzędzie, za pomocą którego pracodawca oddziałuje na podwładnych, zachęcając ich do większej aktywności zawodowej, do podnoszenia jakości pracy, budowania wzajemnej, pozytywnej więzi.

Zapewne każda firma wolałaby grupę ludzi kreatywnych i zmobilizowanych do działania niż zespół leniwy, nastawiony jedynie na wykonanie minimum i pobór wynagrodzenia.

Pobudzeniu pracowników służą właśnie systemy motywacyjne o różnej postaci – od pieniężnej (premie, nagrody, dodatki), przez pozapłacowe o charakterze materialnym (akcje, programy emerytalne, karty przedpłacone, wycieczki, preferencyjne kredyty), po pozapłacowe niematerialne (udzielanie pochwał, stworzenie elastycznych warunków pracy, dostęp do nowoczesnego sprzętu, narzędzi, poprawiających komfort pracy, przyjazna atmosfera).

Można po kosztach

Dodatkowa gratyfikacja dla pracowników wcale nie musi drogo kosztować. System motywacyjny skrojony na miarę potrzeb zatrudnionych stanowi inwestycję, która może przynieść wymierne korzyści na każdym szczeblu działalności i każdej ze stron.

Pracodawca, który chce stworzyć skuteczny system motywacyjny, powinien najpierw rozpoznać oczekiwania osób zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy. Co prawda nie sposób zadowolić wszystkich, bo tyle ile osób, tyle może być celów i potrzeb. Dlatego warto zaoferować pracownikom pewien wachlarz przywilejów i świadczeń najchętniej widzianych, z których oni sami mogliby wybierać.

Nie zawsze pieniądz najważniejszy

Jednym z pozapłacowych motywatorów o charakterze materialnym są specjalne karty przedpłacone, które umożliwiają wstęp do różnych obiektów sportowych bądź kulturalnych i to nie tylko na terenie całej Polski, ale również za granicą. Można je przeznaczyć na dowolną formę rekreacji, sportu lub spędzenia wolnego czasu w przybytkach sztuki.

Jest to bardzo dogodne i uniwersalne rozwiązanie. Każdy pracownik dostaje to samo – kartę (z odpowiednim zasobem finansowym), ale może spożytkować ją na zupełnie inne cele, według własnych, indywidualnych preferencji. Przykładowo, karta rozrywkowa (np. Ticket Culture) otwiera podwoje galerii, muzeów, teatrów, filharmonii, kin, oper itp., zaspakajając potrzeby kulturalno-oświatowe pracownika i jego rodziny.

Z kolei kartę wypoczynkową (np. Ticket Relax) można zrealizować w dowolnie wybranych ośrodkach sportowo-rekreacyjnych, np. na basenie, siłowni, spa, klubie fitness, tanecznym, młodej mamy, czy korcie tenisowym.

Pracownicy mają możliwość wyboru odpowiedniej karty, uwzględniając swoje zainteresowania i pasje. Karta jest odpowiednio doładowana i można się nią posługiwać bez dodatkowych czynności, jak wpisywanie się na listę czy legitymowanie. Ponadto nie trzeba dopłacać do usług. Wszystkie są dostępne w ramach karty.

Takie karty to prosty i jednocześnie bardzo satysfakcjonujący sposób na dodatkowe nagradzanie pracowników w miastach, gdzie jest dostęp do tego rodzaju rekreacji. Zatrudniony ma swobodny wybór co do rodzaju karty i formy rozrywki, jaką sobie zaserwuje. Nie jest ograniczony konkretnym usługodawcą, lecz może w dowolnym miejscu i instytucji wejść za okazaniem karty. Ponadto może nią również zapłacić za zakupy przez Internet, np. biletów wstępu na różne imprezy typu koncert, czy wystawa. Karta często uprawnia również do licznych zniżek na usługi.

Z kolei pracodawca zyskuje sprawną obsługę takiego motywatora. Nie musi zawierać odrębnych umów z dostawcami usług sportowych czy kulturalnych, nie ma potrzeby zbierania chętnych, tak jak to jest w przypadku wykupienia usług abonamentowych. Środki niewykorzystane w danym miesiącu nie przepadają, lecz przechodzą na kolejny okres.

W ten sposób może też zaoszczędzić czas, bo nie trzeba rozprowadzać wśród załogi np. biletów czy karnetów na poszczególne rodzaje imprez. Po prostu pracodawca zamawia karty, przekazuje je podwładnym, a oni dalej sami już korzystają i posługują się nimi wedle woli i z dowolną częstotliwością.

Wakacje z bonem

Inny rodzaj motywatora to tzw. karty lub bony turystyczne, które z kolei pozwalają pracownikom skorzystać z oferty biur podróży, hoteli, pensjonatów. Dzięki nim można wypocząć, pojechać na wycieczkę, wczasy, czy zrelaksować się w ośrodku wypoczynkowym.

Przykładowo karta przedpłacona działa tak jak opisane wyżej. Można ją elastycznie zagospodarować (pod klienta) wybierając odpowiedni rodzaj imprezy, biuro podróży, miejsce. Karta (np. Ticket Holiday) daje możliwość rezerwacji i zakupu imprez turystycznych przez Internet, a ponadto dostęp do zniżek na wyjazdy zorganizowane, wypoczynek dla dzieci i młodzieży do lat 18. Karty mają międzynarodowy zasięg, bo są akceptowane za granicą.

Umożliwiają też szeroki wybór ofert promocyjnych. Formą premii czy nagrody dla pracowników może być również bon (voucher) turystyczny opiewający na określoną kwotę. W przeciwieństwie do karty można go zrealizować tylko w określonych obiektach, które go akceptują. Tutaj już pracodawca wiąże się np. z danym biurem podróży, które spełni bon.

W jego ramach można jednak skorzystać z całej oferty wyjazdowej biura (również ze zniżkami, promocjami), a więc zakupić bilety lotnicze, pobyty w hotelach, salonach spa, a także zasmakować w przygodach i ryzyku (gry paintball, jazda quadem, skoki spadochronowe).

Pracownik powinien wykorzystać bon do określonego terminu ważności.

Aspekty Podatkowo-składkowe

Zarówno karty przedpłacone – relaks/kultura/wakacje, jak i bony turystyczne można finansować ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w ramach działalności socjalnej.

Działalność taka polega bowiem na świadczeniu m.in. ulgowych usług i świadczeń na rzecz wypoczynku krajowego bądź zagranicznego, a także zaspokajaniu potrzeb kulturalno-oświatowych, sportowo-rekreacyjnych osób uprawnionych.

Wartość bonów, a także kwoty doładowań kart trzeba jednak zróżnicować i uzależnić od sytuacji materialnej, życiowej czy rodzinnej pracownika i jego rodziny lub innej osoby mogącej korzystać z zasobów funduszu. Na tym właśnie polega działalność socjalna.

Jeśli pracodawca chce wszystkie osoby traktować na równych zasadach mierząc ich wkład, efektywność, osiągnięcia w pracy, a nie sytuację osobistą, to powinien sfinansować bonusy z innych środków, np. obrotowych.

Źródła finansowania mają jednak wpływ na kwestię opodatkowania i oskładkowania dodatkowych profitów. Nie ma bowiem wątpliwości, że zarówno bon jak i karta stanowią przychód ze stosunku pracy. Jeśli pracodawca skorzysta ze środków zfśs, to przychody te będą wyłączone z podstawy wymiaru składek na ZUS.

Wolne od należności ubezpieczeniowych są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jeśli jednak użyje innych środków na zakup kart/bonów, to przychód z tego tytułu będzie oskładkowany.

Z kolei z podatku dochodowego zwolniona jest wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Rzeczowymi świadczeniami nie są jednak bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Zatem bony turystyczne niestety nie są objęte zwolnieniem, mimo ich sfinansowania ze środków zfśs. Tutaj bowiem bonem płaci się w określonym biurze podróży za usługę, za kwotę wynikającą z nominału. Co innego z kartami przedpłaconymi.